Teams zusammenlegen: Mit KI Zusammenarbeit neu aushandeln

Das Problem

Zwei Teams werden zusammengelegt, etwa nach einer Reorganisation oder Fusion. Auf dem Papier ist es eine Einheit, im Alltag bleibt es «die von früher Abteilung A» und «die von Abteilung B». Jede Gruppe hat ihre Routinen, ihre Begriffe, ihre Art, Sitzungen zu führen. Man hört «Bei uns haben wir das immer so gemacht».

Solche Reaktionen können vorkommen. Manche Menschen identifizieren sich mit ihrer Gruppe und erleben eine Zusammenlegung als Herausforderung für diese Zugehörigkeit. Dazu kommen praktische Fragen: Welche Abläufe gelten künftig? Wer entscheidet was? Welche Software, welche Regeln für Ferien, welche Sitzungskultur? Wenn solche Fragen offen bleiben, entstehen Reibung und Lagerdenken.

Eine Möglichkeit ist, die Zusammenarbeit gemeinsam neu auszuhandeln. Dazu bietet sich ein Workshop an: ein Treffen mit klarer Struktur, in dem beide Gruppen zeigen, wie sie arbeiten, Gemeinsamkeiten und Unterschiede erkennen und neue Regeln vereinbaren. KI kann Ihnen helfen, den Workshop zu planen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Rahmen. Was ist bereits entschieden, was ist offen? Sagen Sie dem Team vorher ehrlich, wo es mitgestalten kann und wo nicht.

1. Sammeln Sie Informationen zu beiden Gruppen. Wie arbeiten sie heute: Sitzungsrhythmus, Werkzeuge, Entscheidungswege, Umgangsformen? Fragen Sie je zwei Vertretungen.

1. Beschreiben Sie die Lage ohne Namen. Für die KI genügen: Grösse der Teams, Aufgaben, Routinen und Spannungsfelder. Keine Namen, keine vertraulichen Organisationsdetails.

1. Lassen Sie einen Workshopablauf entwerfen. Bitten Sie um eine Agenda für einen Halbtag mit Ziel, Phasen, Zeitangaben und Methoden. Eine mögliche Struktur: Ankommen, Routinen vorstellen, Gemeinsames und Unterschiede sammeln, Regeln aushandeln, Vereinbarungen festhalten.

1. Bereiten Sie Fragen für gemischte Gruppen vor. Zum Beispiel: «Was hat sich bei Ihnen bewährt und sollte erhalten bleiben?» und «Was wollen wir künftig gemeinsam anders machen?»

1. Planen Sie eine faire Beteiligung. Mischen Sie Kleingruppen, achten Sie auf gleiche Redezeit und geben Sie leisen Stimmen Raum, etwa durch schriftliches Sammeln.

1. Führen Sie den Workshop durch. Halten Sie Ergebnisse sichtbar fest. Verzichten Sie darauf, im Workshop schon alle Details zu lösen, und vereinbaren Sie nur, was sich überprüfen lässt.

1. Überprüfen Sie die Vereinbarungen. Setzen Sie nach vier bis sechs Wochen einen Folgetermin an. Passen Sie Regeln an, wenn sie im Alltag nicht tragen.

Vorlage zum Kopieren

Der Prompt erstellt einen Workshopentwurf ohne Personenangaben.

Ich leite einen Workshop für zwei Teams, die zusammengelegt wurden: Team A (Anzahl [n], Aufgabe [Aufgabe]) und Team B (Anzahl [n], Aufgabe [Aufgabe]).
Bekannte Unterschiede bei Routinen: [z. B. Sitzungsrhythmus, Werkzeuge, Entscheidungswege].
Bereits entschieden: [feste Vorgaben]. Offen: [Gestaltungsspielraum].
Dauer: [Stunden].
1. Entwirf eine Agenda mit Zeitangaben, Zielen und Methoden pro Phase.
2. Schreibe je fünf Fragen für Kleingruppen zu «Was hat sich bewährt?» und «Was wollen wir gemeinsam anders machen?».
3. Entwirf eine Vorlage für Vereinbarungen (Thema, Regel, Wer, Ab wann, Überprüfung).
4. Nenne drei Risiken (z. B. Dominanz einer Gruppe) und eine Gegenmassnahme dazu.
Wertungen über eine der Gruppen sind zu vermeiden.

Passen Sie Dauer und Spielraum an. Ergänzen Sie, ob eine neutrale Moderation geplant ist.

Worauf Sie achten müssen

• Sagen Sie klar, was entschieden ist. Beteiligung an Fragen, die schon beschlossen sind, wirkt unehrlich.
• Als Vorgehen kann es hilfreich sein, gemeinsame Regeln mit beiden Gruppen abzustimmen. Wie verbindlich die Zustimmung ist, hängt vom Auftrag und den Entscheidungsbefugnissen ab.
• Geben Sie keine Personendaten, internen Zahlen oder vertraulichen Organisationsdetails in öffentliche KI-Dienste ein.
• Veränderungen lösen Verlust und Unsicherheit aus. Nehmen Sie das ernst. Siehe Abschied von der alten Arbeitsweise.
• KI kennt Ihre Teams nicht. Der Entwurf muss auf Ihre Situation angepasst und mit den Beteiligten abgestimmt werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: Zwei Kundendienstteams einer Krankenkasse mit Standorten in Olten und Bern werden zu einer Einheit zusammengelegt. Das Olten-Team arbeitet mit Tickets, das Berner Team telefoniert und notiert in Notizen.

Die neue Leiterin plant mit KI beispielhaft einen Workshop von einem halben Tag. Beide Gruppen könnten ihre Abläufe vorstellen und gemeinsame Regeln wie eine Ticketablage, eine Kurzsitzung und eine klare Vertretung vereinbaren. Ein möglicher nächster Schritt wäre, die Regeln zu einem passenden Zeitpunkt zu überprüfen und bei Bedarf die Ablage anzupassen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn bei der Zusammenlegung auch Abläufe und Systeme zusammengeführt werden müssen, kann Beratung helfen. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst unter anderem die Aufnahme von Prozessen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und das Verbinden von Systemen. Projekte werden individuell offeriert.

Die Moderation von Teamworkshops ist dort nicht ausdrücklich beschrieben.

Häufige Fragen

Soll der Workshop extern moderiert werden?

Eine neutrale Moderation ist sinnvoll, wenn Sie selbst Teil der Veränderung sind oder die Spannungen gross sind. Bei kleineren Teams können Sie moderieren, sollten dann aber Ihre Rolle offenlegen.

Wie viel Zeit sollten wir einplanen?

Ein halber Tag kann ein möglicher Einstieg sein; wählen Sie die Dauer passend zu Ziel, Umfang und Rahmen. Planen Sie bei Bedarf kurze Termine zur Überprüfung ein. Grössere Veränderungen brauchen mehrere Treffen.

Was, wenn eine Gruppe nicht mitmacht?

Fragen Sie nach den Gründen. Oft stecken Sorgen um Stellen oder Anerkennung dahinter. Klären Sie diese zuerst, sonst bleibt der Workshop oberflächlich.