Viele Anliegen, eine Sitzung: Mit KI die Agenda aushandeln

Das Problem

Die Klientin kommt mit einer Liste: Konflikt mit der Kollegin, Weiterbildung, Streit mit dem Partner, Schlafprobleme, Wohnungssuche. Sie möchte «alles besprechen». Für 60 Minuten ist das zu viel. Wenn Sie versuchen, alles anzusprechen, bleibt jedes Thema an der Oberfläche. Wenn Sie ein Thema auswählen, fühlt sich die Klientin womöglich übergangen.

Die Lösung ist, die Agenda gemeinsam auszuhandeln. Das heisst: Themen sichtbar machen, Auswahlkriterien nennen und die Entscheidung miteinander treffen. Das stärkt die Selbstbestimmung der Klientin und gibt der Sitzung einen Fokus. Es schafft zugleich Raum für die Themen, die nicht drankommen: Sie werden gewürdigt und verschoben, nicht vergessen.

Eine KI kann beim Vorbereiten einer Auswahlhilfe unterstützen, etwa eines Rasters mit Fragen und Kriterien. Das Raster ist eine Hilfe für das Gespräch. Es ersetzt nicht Ihr Gespür dafür, was heute dran ist. Klientendaten gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheiden Sie, wann Sie das Raster einsetzen: Zu Beginn der Sitzung, wenn viele Themen auftauchen, oder schon vorab als Vorbereitungsblatt.
2. Auswahlkriterien klären: Zum Beispiel Dringlichkeit (Frist), Energie (was bewegt Sie am meisten?), Wirkung (was bringt weiter?), Machbarkeit in einer Sitzung.
3. Raster mit KI vorbereiten lassen: Nutzen Sie die Vorlage ohne Klientendaten.
4. Raster prüfen und kürzen: Es darf höchstens eine Seite lang sein und muss in Ihrer Sprache klingen.
5. Themen sammeln: Lassen Sie die Klientin alle Themen in Stichworten aufschreiben, ohne zu bewerten.
6. Gemeinsam auswählen: Fragen Sie: «Womit sollen wir heute beginnen, damit sich der Termin für Sie lohnt?» Zeigen Sie die Kriterien, entscheiden Sie gemeinsam.
7. Rest würdigen: Notieren Sie nicht behandelte Themen als «Themenspeicher» für die nächsten Sitzungen.
8. Zeit sichern: Legen Sie fest, wie viel Zeit das Hauptthema bekommt, und halten Sie Platz für die Zusammenfassung.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin Coach und möchte eine einseitige Auswahlhilfe für die Sitzungsagenda
vorbereiten, wenn Klientinnen mehrere Themen mitbringen.
Aufgabe:
1. Entwirf ein Raster mit den Spalten: Thema | Frist/Dringlichkeit |
   Energie (hoch/mittel/tief) | mögliche Wirkung | Machbarkeit in einer Sitzung.
2. Schreibe sechs Fragen, mit denen ich gemeinsam mit der Klientin
   das Hauptthema wähle, ohne zu bevormunden.
3. Formuliere drei Sätze, mit denen ich nicht behandelte Themen würdige
   und für später notiere.
4. Gib einen Vorschlag, wie ich 60 Minuten aufteile.
Kein reales Beispiel, keine Klientendaten, keine Deutungen.
Sprache: Deutsch (Schweiz).

Passen Sie die Dauer an, wenn Ihre Sitzungen kürzer oder länger dauern.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Bevormundung: Das Raster ist ein Angebot. Wenn die Klientin spontan ein anderes Thema wählt, gehen Sie darauf ein.
• Dringliches zuerst: Echte Fristen oder Belastungen sollten Vorrang bekommen. Prüfen Sie im Einzelfall.
• Krise erkennen: Wenn jemand Gedanken äussert, sich etwas anzutun, oder andere deutliche Anzeichen einer akuten Krise zeigt, ändert sich der Fokus: Hören Sie zu, klären Sie die unmittelbare Sicherheit und ziehen Sie geeignete Fach- oder Notfallhilfe bei. Schlafprobleme allein belegen keine akute Krise. «Die Dargebotene Hand» ist rund um die Uhr unter 143 erreichbar.
• Klientendaten schützen: Geben Sie keine realen Themenlisten in öffentliche KI-Dienste ein.
• Verschieben ist nicht Vergessen: Führen Sie den Themenspeicher wirklich weiter. Siehe auch mehrere Anliegen im Coaching.
• Nicht jede Sitzung braucht ein Raster: Bei einfachen Themen wirkt es künstlich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coachin aus Zürich begleitet eine Klientin mit fünf Themen. Beim zweiten Termin bringt sie wieder alle mit.

Vorher: Die Coachin versucht, jedes Thema zehn Minuten zu behandeln. Die Klientin geht unzufrieden: «Wir haben nichts richtig geklärt.»

Nachher: Die Coachin bereitet mit der KI ein Raster vor, ohne Klientendaten. In der nächsten Sitzung schreibt die Klientin ihre Themen auf und bewertet sie nach Energie und Dringlichkeit. Gemeinsam wählen sie das Thema «Gespräch mit der Vorgesetzten» für den Hauptteil. Die anderen Themen kommen in den Themenspeicher. Die Klientin sagt am Ende, sie sei zum ersten Mal wirklich bei einer Sache geblieben.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie viele Anliegen sortieren und Schwerpunkte setzen möchten, bietet my-coach.ch Life Coaching für Klarheit, Orientierung und Entscheidungen sowie Mental Coaching zu Stress und Grenzen an. Einzeltermine sowie Dreier- und Sechserpakete, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Wenn Sie sich auf ein Gespräch vorbereiten, hilft eine Themenliste, die Sie mitbringen, ohne Namen Dritter.

Häufige Fragen

Wie viele Themen passen in eine Sitzung?

Meist ein Hauptthema, bei kurzen Terminen manchmal zwei. Mehr führt zu Oberflächlichkeit.

Was, wenn die Klientin alles gleich wichtig findet?

Fragen Sie nach Folgen: «Was passiert, wenn dieses Thema noch zwei Wochen wartet?» Oder wählen Sie über die Energie.

Soll ich das Raster vorab verschicken?

Das kann hilfreich sein, besonders bei Folgeterminen. Kündigen Sie es freundlich an und lassen Sie es freiwillig.

Und wenn ein wichtiges Thema kurz vor Schluss auftaucht?

Dazu gibt es eine eigene Seite: Ein wichtiges Thema kurz vor Schluss.