Konflikt mit einem Mitarbeiter: Eigene Anteile mit KI prüfen

Das Problem

Ein Mitarbeiter widerspricht Ihnen in Sitzungen, liefert Aufgaben nicht wie vereinbart und wirkt Ihnen gegenüber abweisend. Sie ärgern sich und fragen sich, wie Sie ihn zur Rede stellen. Dabei geraten Sie in eine Doppelrolle: Sie sind Vorgesetzte und zugleich Beteiligte im Konflikt.

Das hat Folgen. Wer führt, hat mehr Macht, auch wenn man sie nicht spürt. Mitarbeitende überlegen sich genau, was sie sagen, weil sie Nachteile fürchten. Ihre Sicht fühlt sich für Sie eindeutig an, kann aber verzerrt sein: Man erinnert eigene Gründe gut und fremde schlecht. In der Psychologie heisst das «Selbstwertdienliche Verzerrung», vereinfacht: Wir beurteilen uns milder als andere.

Eine ehrliche Prüfung Ihrer eigenen Anteile vor dem Gespräch verändert den Ton. Statt «Sie machen immer …» können Sie sagen: «Ich habe mich gefragt, was ich zur Situation beigetragen habe.» KI kann dabei als Reflexionspartner dienen, solange Sie die Ergebnisse selbst bewerten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie zuerst für sich auf. Was ist passiert, was haben Sie gesehen? Trennen Sie Beobachtung («Er hat die Frist am Freitag nicht gehalten») von Deutung («Er nimmt mich nicht ernst»).

1. Benennen Sie Ihr Ziel. Was möchten Sie nach dem Gespräch anders haben? Ein klares Ziel schützt vor Rechthaberei.

1. Anonymisieren Sie für die KI. Verwenden Sie «Mitarbeiter A» und allgemeine Rollen. Keine Namen, keine Leistungsbeurteilungen im Wortlaut.

1. Fragen Sie nach der Gegenperspektive. Bitten Sie die KI: «Wie könnte der Mitarbeiter die Situation erleben? Nenne drei plausible Sichtweisen.» Das sind Denkanstösse, keine Tatsachen.

1. Prüfen Sie Ihre Anteile. Lassen Sie sich Fragen stellen: Welche Erwartungen habe ich nicht ausgesprochen? Wann habe ich zuletzt konkret Feedback gegeben? Welche Entscheidungen habe ich ohne ihn getroffen?

1. Klären Sie das Machtgefälle. Überlegen Sie: Wie wirkt mein Ton auf jemanden, der von mir abhängt? Welchen Raum lasse ich für Widerspruch?

1. Üben Sie den Gesprächseinstieg. Formulieren Sie drei Sätze, die Ihre Sicht schildern, Ihren Anteil nennen und eine Frage stellen. Lassen Sie die KI die Sätze auf Vorwürfe prüfen.

1. Führen Sie das Gespräch mit Offenheit. Hören Sie zu, bevor Sie erklären. Wenn Sie spüren, dass Sie nicht neutral sein können, holen Sie eine unbeteiligte Person dazu.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt dient der Selbstreflexion und verwendet keine Namen.

Ich bin [Funktion] und habe einen Konflikt mit einem Mitarbeitenden in der Rolle [Rolle].
Meine Beobachtungen: [Tatsachen].
Meine Deutung dazu: [Deutung, ausdrücklich als Deutung].
Mein Ziel für das Gespräch: [Ziel].
1. Nenne drei mögliche Sichtweisen der Gegenseite.
2. Stelle mir einige Fragen, die meine eigenen Anteile am Konflikt sichtbar machen.
3. Weise auf mögliche Wirkungen meiner Machtposition hin.
4. Prüfe meinen Gesprächseinstieg auf Vorwürfe und schlage eine ruhigere Fassung vor: [Einstiegssatz].
Gib keine Urteile über die Person ab.

Wenn Sie wollen, lassen Sie die KI anschliessend die Gegenseite in einem kurzen Rollenspiel übernehmen.

Worauf Sie achten müssen

• KI kennt die Person nicht. Ihre Perspektiven sind mögliche, keine tatsächlichen Sichtweisen.
• Verwenden Sie keine Personendaten oder Leistungsbeurteilungen im Klartext in öffentlichen KI-Diensten.
• Sie bleiben verantwortlich. Entscheidungen wie Verwarnungen, Versetzungen oder Kündigungen treffen Sie nicht auf Basis von KI-Vorschlägen und klären Sie mit der Personalabteilung. Das Arbeitsrecht verlangt in solchen Fällen Sorgfalt (Art. 328 OR zur Fürsorgepflicht).
• Wenn Sie sehr verärgert sind, warten Sie mit dem Gespräch. Eine KI-Übung kann Wut dämpfen, ersetzt aber keine Abkühlzeit.
• Hohe Dauerbelastung ist ein Grund, Unterstützung zu suchen. In akuten Krisen hilft die Dargebotene Hand unter 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Leiter einer Bauverwaltung im Kanton Bern ärgert sich über einen Sachbearbeiter, der Anweisungen «nur halb» umsetzt. Er will ihn zur Rede stellen. Vorher lässt er sich von der KI Fragen zu seinen Anteilen stellen.

Dabei fällt ihm auf, dass er die Prioritäten selten ausgesprochen und zwei Entscheide ohne Rücksprache geändert hat. Im Gespräch beginnt er mit diesem Punkt. Der Sachbearbeiter nennt seine Unsicherheit und erwähnt Doppelspurigkeiten. Sie vereinbaren eine wöchentliche Prioritätenrunde von zehn Minuten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihr eigenes Führungsverhalten in Ruhe reflektieren möchten, kann ein begleitetes Gespräch hilfreich sein. my-coach.ch bietet Life Coaching und Mental Coaching mit Nataliya Fiechter an, unter anderem zu Konflikten, Selbstwert und Grenzen. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich, Termine online oder in Safenwil.

Ein spezielles Führungskräfte-Coaching ist dort nicht ausdrücklich beschrieben; klären Sie im Erstgespräch, ob Ihr Anliegen passt.

Häufige Fragen

Soll ich dem Mitarbeiter sagen, dass ich mich mit KI vorbereitet habe?

Das müssen Sie nicht, solange keine Personendaten verwendet wurden. Wenn die Frage kommt, antworten Sie offen: Sie haben Ihre Sätze und Ihre eigene Sicht vorab geprüft.

Was, wenn die KI mir nur Recht gibt?

Sprachmodelle neigen dazu, Nutzerinnen zuzustimmen. Fordern Sie ausdrücklich Gegenargumente und die Sicht der Gegenseite und prüfen Sie diese mit einer vertrauten Person.

Wann lohnt sich eine neutrale Moderation?

Wenn Sie selbst stark involviert sind, das Vertrauen gestört ist oder mehrere Gespräche nichts bewegt haben. Klären Sie das mit der Personalabteilung.