Was beeinflusst die Kosten eines internen Wissens-Chatbots?

Das Problem

Sie holen zwei oder drei Angebote für einen internen Wissens-Chatbot ein. Das erste liegt bei einem überschaubaren Betrag, das zweite ist ein Mehrfaches, das dritte besteht aus einer Monatsgebühr ohne Einrichtung. Wer hat recht? Und wieso sagen alle, das Ergebnis sei «ein Chatbot für Ihre Unterlagen»?

Der Grund: Der Chatbot ist nur die sichtbare Spitze. Der grösste Teil der Arbeit steckt darunter: Dokumente sammeln und bereinigen, Quellen anbinden, Zugriffsrechte einrichten, Antworten testen und das Wissen aktuell halten. Jeder Anbieter rechnet diese Teile anders.

Wenn Sie die Kostenfaktoren kennen, können Sie Angebote vergleichbar machen und gezielt nachfragen. Diese Seite nennt keine Preise, weil sie von Anbieter und Umfang abhängen, aber sie zeigt, wo der Aufwand entsteht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wissensmenge schätzen. Wie viele Dokumente, in welchen Formaten, wie viele Seiten? Gescannte PDF und handschriftliche Notizen brauchen mehr Aufwand als saubere Word-Dateien. Siehe Dokumenten-Inventar.

1. Quellen zählen. Ordner, Intranet, SharePoint, Wiki, E-Mail-Archiv: Jede angebundene Quelle verlangt eine Schnittstelle und Tests. Siehe Schnittstellen-Kosten.

1. Rechte klären. Müssen verschiedene Abteilungen unterschiedliche Dokumente sehen? Das erhöht den Aufwand, ist aber bei Personal-, Finanz- oder Kundenunterlagen nötig. Siehe Berechtigungen.

1. Nutzung abschätzen. Wie viele Personen fragen wie oft? Bei Anbietern mit Nutzungspreis steigt die Rechnung mit der Anzahl der Fragen. Siehe Nutzer- oder Nachrichtenpreis.

1. Anforderungen an Antworten festlegen. Sollen Quellen genannt werden, soll der Chatbot in mehreren Sprachen antworten, sollen Zahlen exakt stimmen? Je höher der Anspruch, desto mehr Test- und Einrichtungsaufwand.

1. Betrieb und Pflege einplanen. Wer aktualisiert Dokumente, prüft Fehler und beantwortet Rückfragen? Siehe Wissenspflege.

1. Gleiche Angaben an alle Anbieter geben. Schreiben Sie Ihre Anforderungen auf einer Seite zusammen und senden Sie sie allen. Nur so sind die Angebote vergleichbar.

1. Angebote in einer Tabelle gegenüberstellen. Ordnen Sie jede Leistung, was enthalten ist und was nicht, und was jährlich wiederkehrt.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich eine Bibliothek vor. Der Chatbot ist der Bibliothekar, der Fragen beantwortet. Die Kosten entstehen aber vor allem für die Bücher: sie beschaffen, sortieren, beschriften, ersetzen. Je mehr Bücher und Regale, je genauer die Ordnung und je strenger die Zutrittsregeln, desto aufwendiger.

Ein Beispiel zur Wirkung: Zwei Betriebe wünschen sich «einen Chatbot für unsere Handbücher». Der erste hat zwanzig saubere Word-Dateien an einem Ort und nur eine Nutzergruppe. Der zweite hat tausend gescannte Seiten, vier Abteilungen mit eigenen Rechten und zwei Systeme, aus denen Wissen kommen soll. Beide bestellen dasselbe Produkt, doch der Aufwand unterscheidet sich um ein Vielfaches. Das ist der Hauptgrund für stark abweichende Angebote.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Preise ohne Umfang vergleichen: Ein günstiges Angebot ohne Berechtigungen und Datenanbindung ist nicht mit einem umfassenden vergleichbar.
• Laufende Kosten: Neben der Einrichtung entstehen Gebühren für Betrieb, Nutzung und Wissenspflege. Siehe versteckte Kosten.
• Eigenaufwand: Ihre eigene Arbeitszeit für Dokumente sammeln, prüfen und freigeben ist real, auch wenn keine Rechnung dafür kommt.
• Wachstum: Mit mehr Nutzenden und Dokumenten steigen oft auch die Kosten. Fragen Sie nach der Staffelung.
• Qualität prüfen: Ein günstiger Chatbot, der falsche Antworten gibt, kostet im Alltag mehr als er spart. Testen Sie mit eigenen Fragen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Immobilienverwaltung in Basel holt drei Angebote ein. Das erste nennt nur eine Monatsgebühr, das zweite eine hohe Einrichtung mit Schulung, das dritte rechnet pro Frage. Der Vergleich scheint unmöglich.

Vorher: Die Geschäftsführerin entscheidet nach dem tiefsten Preis auf dem Papier. Nachher: Sie schreibt eine Seite mit Dokumentenmenge, Quellen, Rechten und Nutzerzahl und schickt sie allen drei. Die Rückmeldungen zeigen, dass beim günstigsten Angebot Berechtigungen und Datenanbindung fehlen. Sie wählt das zweite Angebot und plant die Wissenspflege im Betrieb ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer die Kostenfaktoren kennt, kann ein Vorhaben realistisch planen. Die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH umfasst nach Leistungsbeschreibung das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben und einen Umsetzungsplan. Für Projekte erhalten Sie nach geklärtem Umfang eine individuelle Offerte.

Häufige Fragen

Warum gibt es keine Preisliste auf dieser Seite?

Weil Preise stark vom Umfang, vom Anbieter und von der Zeit abhängen. Eine Zahl ohne Kontext wäre irreführend. Mit den Faktoren oben holen Sie vergleichbare Angebote ein.

Wo kann ich am ehesten sparen?

Oft bei der Menge: Nicht alle Dokumente müssen in den Chatbot. Beginnen Sie mit den zehn Unterlagen, nach denen am häufigsten gefragt wird. Auch ein Pilot mit einer Abteilung senkt das Risiko.

Was kostet am Ende am meisten?

Häufig die laufende Pflege: Veraltete Dokumente führen zu falschen Antworten. Planen Sie Zeit für Aktualisierung und Qualitätskontrolle ein, auch wenn sie nicht auf dem Angebot erscheint.

Wie lange dauert es, bis ein Wissens-Chatbot Nutzen bringt?

Das hängt von der Vorarbeit ab. Sind die Dokumente geordnet und aktuell, kann ein Pilot mit einer kleinen Gruppe vergleichsweise rasch starten. Müssen erst Unterlagen gesammelt und bereinigt werden, verschiebt sich der Start. Planen Sie den Pilot bewusst klein und werten Sie nach einigen Wochen aus, bevor Sie ausbauen.