Wie macht man Präsentationen für einen Chatbot nutzbar?

Das Problem

In Ihrem Betrieb gibt es hunderte Präsentationen: Schulungen, Projektabschlüsse, Kundenvorträge, Jahresrückblicke. Beim Erstellen steckte viel Wissen darin. Heute liegen sie in Ordnern, und niemand schaut sie an. Wer eine Antwort sucht, fragt eine Kollegin, die sich «an einen Vortrag erinnert».

Ein Wissens-Chatbot könnte dieses Wissen wieder auffindbar machen. Doch Präsentationen sind eine schwierige Quelle. Auf Folien stehen Stichworte statt ganzer Sätze: «Prozess neu: 3 Schritte, 40 % schneller». Was gemeint ist, sagte die Referentin mündlich. Diagramme zeigen Zahlen ohne Text. Und viele Folien sind veraltet.

Wer Präsentationen unverändert importiert, erhält schwache Antworten. Mit etwas Aufbereitung entsteht jedoch eine nützliche Wissensquelle. Diese Seite zeigt, wie Sie dabei vorgehen und was Sie weglassen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestand sichten. Listen Sie die Präsentationen mit Titel, Datum, Autor und Thema auf. Das Ziel: herausfinden, welche noch gültiges Wissen enthalten.

1. Auswahl treffen. Behalten Sie Präsentationen mit dauerhaftem Wert, etwa Schulungen, Prozessbeschreibungen, Produktgrundlagen. Lassen Sie Verkaufsfolien mit Preisen von 2019 und interne Entwürfe weg.

1. Gültigkeit prüfen. Frage pro Präsentation: Gilt das noch? Wer kann das bestätigen? Veraltete Folien gehören nicht in einen Chatbot, siehe Alte Dokumente aussortieren.

1. Sprechernotizen ergänzen. In PowerPoint gibt es pro Folie ein Notizfeld. Schreiben Sie dort in ganzen Sätzen auf, was mündlich gesagt wurde. Viele Systeme lesen die Notizen mit.

1. Diagramme in Worte fassen. Ergänzen Sie unter jedem wichtigen Diagramm oder Bild einen Satz: «Die Grafik zeigt, dass die Lieferzeit von 10 auf 6 Tage sank (2023 bis 2025).» Das ist die Information, die ein Chatbot sonst nicht erhält.

1. Folienlayout vereinfachen. Text in Textfeldern ausserhalb der Struktur, Bildschirmfotos von Tabellen und eingebettete Videos gehen oft verloren. Übertragen Sie Wichtiges in normalen Text.

1. Titel, Stand und Verantwortliche eintragen. Fügen Sie auf der ersten Folie oder in den Eigenschaften Datum und Zuständigkeit hinzu.

1. Probeimport und Testfragen. Stellen Sie 10 bis 15 Fragen, deren Antwort in den Folien steht, und prüfen Sie, ob der Chatbot sie richtig und mit Quelle beantwortet.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich Sprechernotizen für eine Folie entwerfen. Verwenden Sie nur Folien ohne vertrauliche Inhalte oder ersetzen Sie Namen und Zahlen durch Platzhalter.

Ich bereite eine alte Präsentation für einen Wissens-Chatbot auf. Schreibe für die folgende Folie einen Notiztext in ganzen Sätzen.

Folientitel: [Titel]
Stichworte auf der Folie: [Stichworte]
Was ich mündlich dazu erklärt habe (falls bekannt): [Erinnerung oder leer]
Diagramm oder Bild auf der Folie: [Beschreibung: Was ist zu sehen? Welche Zahlen?]

Regeln:
- Verwende nur Informationen, die oben stehen. Erfinde keine Zahlen und keine Zusammenhänge.
- Schreibe 3 bis 6 klare Sätze in einfacher Sprache.
- Wenn etwas unklar ist, markiere es mit «bitte bei der Autorin oder dem Autor klären».

Prüfen Sie den Notiztext immer mit jemandem, der die Folie kennt; die KI darf nur formulieren, nicht Wissen ergänzen.

Worauf Sie achten müssen

• Fehlende Aussage: Stichworte allein lassen den Chatbot raten oder falsche Zusammenhänge herstellen. Ergänzen Sie ganze Sätze.
• Veraltete Zahlen: Präsentationen sind Momentaufnahmen. Legen Sie fest, welche Fassung gilt, und markieren Sie das Datum.
• Vertrauliches: Kundenpräsentationen enthalten oft Namen, Preise und Verträge. Prüfen Sie, was in den Chatbot darf. Siehe Chatbot und Datenschutz in der Schweiz.
• Urheberrecht: Folien enthalten manchmal Bilder oder Texte Dritter. Prüfen Sie Nutzungsrechte, bevor Sie Inhalte breit verfügbar machen. Siehe Urheberrecht bei Firmendokumenten.
• Bilder und Skizzen: Wie gut ein System Inhalte aus Bildern versteht, ist begrenzt. Mehr dazu: Bilder in Dokumenten verstehen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Zug hat über Jahre Schulungsfolien für Kundenanlässe erstellt: Mehrwertsteuer, Lohnausweis, Vorsorge. Neue Mitarbeitende suchen oft eine Folie, die ihnen eine Kollegin vor drei Jahren zeigte.

Vorher liegen 300 Dateien in Ordnern nach Jahr. Nachher wählt die Büroleiterin 40 Präsentationen mit dauerhaftem Inhalt, prüft mit den Fachleuten, ob sie noch stimmen, und ergänzt Sprechernotizen für die wichtigsten Folien. Bei einem Diagramm zur Prämienentwicklung schreibt sie den Aussagesatz dazu. Nach dem Import beantwortet der Chatbot Fragen wie «Wann muss der Lohnausweis ausgestellt werden?» mit Verweis auf die Folie und den Stand. Bei zwei Folien merkt sie, dass die Angabe nicht mehr stimmt, und nimmt sie heraus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie klären möchten, welches Wissen aus Präsentationen und Dokumenten in einen Chatbot gehört und wie die Einführung ablaufen kann, unterstützt Alpasana bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren, KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot und Einsatzregeln integrieren und die Umsetzung dokumentieren.

Eine Chatbot-Software gehört nicht zum Angebot. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Lohnt sich der Aufwand für alte Präsentationen überhaupt?

Für Präsentationen mit dauerhaftem Wert ja, für die meisten anderen nein. Beginnen Sie mit den zehn wichtigsten und messen Sie, ob der Chatbot damit gute Antworten liefert.

Kann die KI die Sprechernotizen selbst schreiben?

Sie kann Sätze formulieren, wenn Sie Stichworte und Hintergrund liefern. Sie darf aber kein Wissen ergänzen. Eine Fachperson prüft jeden Text, bevor er importiert wird.

Was ist mit Videos und Aufzeichnungen von Vorträgen?

Das ist ein eigenes Thema. Manche Systeme lesen Transkripte. Lassen Sie Videos zunächst weg und konzentrieren Sie sich auf Text, der sich prüfen lässt.