Dürfen fremde Texte als Wissensquelle für den Chatbot dienen?

Das Problem

Ihr Chatbot soll Fragen zu Maschinen, Software oder Normen beantworten. Dafür möchten Sie die Handbücher der Hersteller, Fachartikel und gekaufte Normen hineinladen. Nun sind Sie unsicher, ob Ihre Rechte dafür ausreichen.

Das ist eine berechtigte Sorge. Die meisten Texte, die Sie nicht selbst geschrieben haben, sind urheberrechtlich geschützt. Dass man ein Dokument besitzt oder bezahlt hat, heisst noch nicht, dass man es beliebig kopieren, speichern und von einem KI-System verarbeiten lassen darf.

Zugleich ist die Lage nicht hoffnungslos. Vieles lässt sich klären, wenn man systematisch vorgeht und wo nötig die Erlaubnis einholt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Machen Sie eine Bestandsliste. Welche Dokumente möchten Sie nutzen? Notieren Sie Titel, Herkunft (selbst erstellt, Hersteller, gekauft, aus dem Internet) und Format.

1. Sortieren Sie nach Urheber. Selbst erstellte Texte Ihres Betriebs sind meist unproblematisch, sofern Mitarbeitende sie im Rahmen ihrer Arbeit verfasst haben und keine Dritten Rechte haben. Fremde Texte müssen Sie genauer ansehen.

1. Lesen Sie die Nutzungsbedingungen. Bei gekauften Handbüchern, Normen und Datenbanken steht in Lizenz oder Vertrag, was erlaubt ist. Achten Sie auf Formulierungen zu Vervielfältigung, Weitergabe, interner Nutzung und KI.

1. Prüfen Sie öffentliche Quellen. Dass ein Text im Internet frei zugänglich ist, heisst nicht, dass er frei nutzbar ist. Achten Sie auf Lizenzangaben wie bei offenen Lizenzen und auf Bedingungen der Website.

1. Fragen Sie nach. Bei Unsicherheit schreiben Sie dem Rechteinhaber, zum Beispiel dem Hersteller. Eine schriftliche Erlaubnis schafft Klarheit. Nutzen Sie die Vorlage unten.

1. Wählen Sie eine sichere Alternative. Statt den Text hineinzukopieren, kann der Chatbot auf das Original verweisen oder nur Ihre eigenen Zusammenfassungen und Verfahrensanweisungen nutzen. Prüfen Sie, ob eine eigene Zusammenfassung zulässig ist.

1. Dokumentieren Sie die Freigabe. Halten Sie fest, welche Dokumente mit welcher Berechtigung im Chatbot sind, und führen Sie ein Register. Siehe Dokumente für den Chatbot freigeben.

1. Richten Sie Quellenangaben ein. Der Chatbot sollte sagen, woher eine Aussage stammt. Das erleichtert die Kontrolle. Siehe Quellenangaben einrichten.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage entwerfen Sie eine höfliche Anfrage an einen Rechteinhaber:

Du bist Assistent für die Korrespondenz eines Schweizer KMU. Schreibe eine kurze, höfliche E-Mail in Sie-Form an einen Rechteinhaber, in der wir um Erlaubnis bitten, Unterlagen in einem internen Chatbot zu verwenden. Du gibst keine rechtliche Beurteilung ab.

Wir sind: [Firma, Branche]
Rechteinhaber: [Hersteller / Verlag / Verband]
Dokument(e): [Titel, Ausgabe, Lizenzbezug, z. B. gekauft am …]
Geplante Nutzung: [interner Chatbot für Mitarbeitende, Antworten mit Quellenangabe, kein Weitergeben an Dritte, Zugriff nur nach Anmeldung]
Technische Umsetzung in einem Satz: [z. B. Dokumente werden auf einem Server in der Schweiz gespeichert und in Textabschnitte zerlegt]

Die E-Mail soll:
1. Die geplante Nutzung klar und knapp beschreiben.
2. Konkrete Fragen stellen (Erlaubnis, Bedingungen, mögliche Kosten).
3. Um eine schriftliche Antwort bitten.

Schreibe maximal 180 Wörter. Erfinde keine Verträge oder Rechtsgrundlagen.

Passen Sie die Angaben an und lassen Sie die E-Mail von jemandem mit Vertragsverantwortung freigeben, bevor Sie sie senden.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Rechtsberatung: Diese Seite nennt Grundsätze. Das Urheberrechtsgesetz (URG) und Verträge sind komplex, Einzelfälle gehören zu einer Fachperson.
• Lizenzen unterscheiden sich: Manche Anbieter erlauben interne Nutzung, andere verbieten die Verarbeitung durch KI-Systeme ausdrücklich. Das steht in den Bedingungen.
• Zusammenfassungen sind nicht automatisch frei: Auch eine Zusammenfassung kann von einem geschützten Werk abgeleitet sein. Klären Sie das bei fremden Texten.
• Persönlichkeits- und Datenschutz: Fremde Dokumente enthalten manchmal Personendaten. Das ist eine eigene Frage, siehe Datenschutz in der Schweiz.
• Ausgabe der Antworten: Gibt der Chatbot lange Passagen wörtlich wieder, kann das problematisch sein. Verlangen Sie kurze Antworten mit Quellenverweis.
• Anbieter prüfen: Klären Sie, ob Ihr Chatbot-Anbieter Ihre Dokumente für das Training seiner Modelle verwendet. Siehe Daten für Modelltraining.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer in Frauenfeld möchte, dass der interne Chatbot Servicetechnikern Fragen zu Pumpen und Steuerungen beantwortet. Er plant, die Handbücher von drei Herstellern hineinzuladen.

Vorher: Niemand hat die Lizenzen gelesen, alle PDFs sind einfach im Ordner. Nachher: Die Assistentin der Geschäftsleitung erstellt eine Liste, liest die Bedingungen und stellt fest, dass bei einem Hersteller die interne Nutzung erlaubt ist, beim zweiten nichts geregelt ist und der dritte eine schriftliche Erlaubnis verlangt. Sie fragt höflich an. Bis zur Antwort nutzt der Chatbot nur eigene Serviceberichte, die Technikfragen mit Verweis auf das Hersteller-Handbuch beantworten.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei der Planung, welche Wissensquellen ein Chatbot nutzt und wie Einsatzregeln dokumentiert werden, unterstützt die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH. Nach Leistungsbeschreibung gehören dazu die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung sowie das Dokumentieren der Umsetzung. Rechtliche Beurteilungen im Einzelfall nimmt eine Fachperson vor. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf ich eigene Mitarbeiterhandbücher verwenden?

In der Regel ja, wenn der Betrieb die Rechte besitzt und keine Dritttexte enthalten sind. Prüfen Sie, ob Auszüge aus fremden Normen oder Büchern enthalten sind. Diese gehören dann gesondert behandelt.

Reicht es, wenn der Chatbot nur Quellen angibt?

Eine Quellenangabe hilft bei der Kontrolle, ersetzt aber keine Erlaubnis zur Nutzung. Zuerst klären Sie, ob Sie das Dokument überhaupt verwenden dürfen, danach kommt die saubere Angabe.

Was ist mit öffentlichen Gesetzestexten?

Gesetze und amtliche Erlasse sind in der Schweiz im Allgemeinen frei verwendbar. Bei anderen amtlichen Dokumenten und Kommentaren können Einschränkungen gelten. Prüfen Sie die Nutzungshinweise der jeweiligen Quelle.