Chatbot-Datenexport prüfen

Das Problem

Sie haben monatelang Dokumente aufbereitet, Antworten verbessert und Einstellungen angepasst. All diese Arbeit steckt im System Ihres Anbieters. Was passiert, wenn Sie den Anbieter wechseln müssen, weil er die Preise erhöht, den Dienst einstellt oder übernommen wird?

Viele Betriebe merken erst dann, dass sie wenig mitnehmen können. Manche Anbieter erlauben nur den Export einzelner Dateien, andere gar keinen. Einstellungen wie Anweisungen an den Chatbot, Freigaben oder Gesprächsverläufe bleiben im System.

Ein Export ist das Herausgeben Ihrer Inhalte in einer Form, die Sie weiterverwenden können, zum Beispiel als Dateien oder Tabelle. Die Möglichkeit sollten Sie vor Vertragsabschluss prüfen, nicht erst beim Ausstieg. Eine KI hilft dabei, die Liste Ihrer Inhalte und die Fragen an den Anbieter zusammenzustellen.

Besonders heikel sind Gesprächsverläufe. Sie enthalten oft nützliche Hinweise, welche Fragen Kundinnen stellen, aber auch Personendaten. Ein Export dieser Daten ist deshalb gleichzeitig wertvoll und datenschutzrelevant.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Inhalte inventarisieren: Was steckt im Chatbot? Dokumente, Texte, Systemanweisungen, Antwortvorlagen, Freigaben, Gesprächsverläufe, Auswertungen, Benutzerverwaltung.
2. Wichtigkeit bewerten: Was wäre bei einem Verlust schmerzhaft? Markieren Sie diese Teile.
3. Anbieter fragen: Welche Teile lassen sich exportieren? In welchem Format (zum Beispiel Dateien, Tabelle, offenes Format)? Per Knopfdruck, auf Anfrage oder per API? Was kostet es?
4. Export im Pilot testen: Führen Sie ihn einmal durch und prüfen Sie, ob die Dateien vollständig, lesbar und weiterverwendbar sind.
5. Eigene Originale sichern: Bewahren Sie Dokumente, Systemanweisungen und Testfragen ausserhalb des Anbietersystems auf. So sind Sie vom Export weniger abhängig.
6. Regelmässig sichern: Legen Sie einen Rhythmus fest, zum Beispiel quartalsweise, und notieren Sie Datum und Ablageort.
7. Vertrag prüfen: Achten Sie auf Regeln zu Datenrückgabe, Frist, Format, Kosten und Löschung nach Vertragsende.
8. Ergebnisse festhalten: Notieren Sie, was exportierbar ist und was nicht, und berücksichtigen Sie das bei der Anbieterwahl.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, den Datenexport eines Chatbots zu prüfen. Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.
Inhalte im Chatbot: [Dokumente, Systemanweisungen, Antwortvorlagen, Gesprächsverläufe, Auswertungen, Benutzer]
Aufgabe: 1. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten «Inhalt», «Wichtig für uns (hoch/mittel/niedrig)», «Export möglich? (Anbieter fragen)», «Format», «Kosten», «Bemerkung». 2. Formuliere zehn Fragen an den Anbieter zu Export und Datenrückgabe bei Vertragsende. 3. Schlage einen einfachen Sicherungsplan vor (was, wie oft, wer, wo).
Erfinde keine Angaben des Anbieters. Fülle die Spalten «Export möglich?», «Format» und «Kosten» nicht aus.

Tragen Sie Ihre Inhalte ein. Die Antworten des Anbieters ergänzen Sie, sobald Sie sie haben.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz beim Export: Exportierte Dateien können Personendaten enthalten, etwa in Gesprächsverläufen. Speichern Sie sie geschützt und löschen Sie sie, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
• Vollständigkeit prüfen: Ein Export kann bei grossen Beständen unvollständig sein. Stichproben schaffen Sicherheit.
• Nur Daten, nicht Funktion: Selbst ein gelungener Export bedeutet nicht, dass sich das System beim neuen Anbieter genauso verhält. Einstellungen sind oft anbieterspezifisch.
• Rechte an Inhalten: Klären Sie, dass Ihre Dokumente und deren Aufbereitung Ihnen gehören, auch bei Vertragsende.
• Löschung: Bitten Sie nach dem Wechsel um die Löschung Ihrer Daten beim alten Anbieter und eine schriftliche Bestätigung.
• Rechtliche Fragen: Bei Unklarheiten zu Vertragsklauseln holen Sie Rat bei einer Fachperson. Siehe auch Kündigung und Datenexport im KI-Vertrag.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Weiterbildungsinstitut in Zürich nutzt seit einem Jahr einen Chatbot für Fragen zu Kursen und Anmeldungen. Der Anbieter wird von einem grösseren Unternehmen übernommen, und die Konditionen ändern sich.

Vorher: Das Institut hat nie geprüft, was es mitnehmen könnte.

Nachher: Die Verantwortliche stellt fest, dass sich die Dokumente exportieren lassen, die Systemanweisungen aber nur in einem Eigenformat. Sie kopiert die Anweisungen in ein eigenes Dokument und sichert Testfragen und Antwortvorlagen im Laufwerk. Beim Wechsel zu einem neuen Anbieter dauert der Neuaufbau nur Tage statt Wochen.

Auch ohne Wechselabsicht war die Prüfung nützlich: Das Institut kennt nun seine Abhängigkeit und kann sie bewusst steuern.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie ein Chatbot-Projekt so aufbauen möchten, dass Sie Wissen und Einstellungen selbst im Griff behalten, unterstützt die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Prozesse aufnehmen, Umsetzung planen, Systeme verbinden und die Umsetzung dokumentieren.

Projekte werden individuell offeriert. Passend dazu: Wechselkosten beim Chatbot-Anbieter.

Häufige Fragen

Welches Format ist für einen Export gut?

Offene, weit verbreitete Formate wie Textdateien, Tabellen oder PDF sind besser als anbieterspezifische Formate. Fragen Sie, ob Sie die Daten auch in einem allgemein lesbaren Format erhalten.

Muss der Anbieter den Export kostenlos anbieten?

Das hängt vom Vertrag. Klären Sie es vorab und lassen Sie sich die Bedingungen schriftlich geben. Manche Anbieter erheben Gebühren oder liefern nur auf Anfrage.

Reicht es, wenn ich die Originaldokumente habe?

Sie sind die wichtigste Basis. Zusätzlich sollten Sie Systemanweisungen, Testfragen und Einstellungen dokumentieren, denn sie erfordern viel Arbeit.

Was ist, wenn der Anbieter den Dienst einstellt?

Dann hilft nur, was Sie vorher gesichert haben. Prüfen Sie im Vertrag, ob eine Übergangsfrist für den Export vorgesehen ist, und legen Sie eigene Kopien an, bevor es nötig wird. Hinweise gibt auch Anbieter-Ausfall: Notfallplan.

Wie oft soll ich sichern?

Immer nach grösseren Änderungen und zusätzlich in einem festen Rhythmus, etwa vierteljährlich. Siehe auch Anbieterabhängigkeit beim Chatbot vermeiden.