Coach-Pool für HR: Mit KI eine faire Auswahlmatrix entwickeln

Das Problem

Als HR-Verantwortliche sollen Sie einen Pool externer Coaches aufbauen. Führungskräfte fragen nach Coaching, aber Sie haben bisher nur einzelne Empfehlungen. Wer passt zu welchem Anliegen? Und wie begründen Sie später, warum Sie diese und nicht jene Person gewählt haben?

Ohne Struktur entscheidet oft der Zufall: der überzeugendste Auftritt, die bekannteste Website oder ein persönlicher Draht. Das ist weder fair gegenüber Coaches noch hilfreich für die Coachees, also die Personen, die gecoacht werden. Eine Auswahlmatrix schafft Transparenz: Sie legen Kriterien und Gewichte fest, bevor Sie Profile ansehen.

KI kann Ihnen bei der Entwicklung der Matrix, bei Gesprächsleitfäden und bei der Dokumentation helfen. Sie sollte aber nicht entscheiden, welcher Coach geeignet ist, und Coaches nicht anhand von Texten oder Fotos bewerten. Solche automatischen Einstufungen sind fachlich und ethisch problematisch.

Ein weiterer Grund für eine saubere Auswahl: Coaching im Auftrag eines Unternehmens ist heikel, weil mehrere Interessen im Spiel sind. Je klarer Ihre Kriterien und Ihre Dokumentation, desto leichter erklären Sie später gegenüber Führungskräften, Mitarbeitenden und der Geschäftsleitung, wie der Pool entstanden ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bedarf klären: Für welche Anliegen brauchen Sie Coaches? Zum Beispiel Führungsübergang, Konflikte im Team, Laufbahnfragen. Wie viele Personen und in welchen Sprachen?
2. Muss-Kriterien trennen: Was ist unverzichtbar, etwa nachgewiesene Ausbildung, Haftpflichtversicherung, Verfügbarkeit, Sprachen, Datenschutzbereitschaft?
3. Kann-Kriterien gewichten: Erfahrung in Ihrer Branche, Methoden, Erreichbarkeit, Online-Option. Verteilen Sie Gewichte, bevor Sie Kandidaten kennen.
4. Matrix mit KI entwerfen: Verwenden Sie die Vorlage und lassen Sie Kriterien sauber definieren, also was «Erfahrung» konkret heisst.
5. Mehrere Personen bewerten lassen: Mindestens zwei Personen bewerten unabhängig und besprechen Abweichungen. Das verringert Verzerrungen.
6. Kennenlerngespräche führen: Lassen Sie sich mit KI einen Leitfaden mit gleichen Fragen für alle entwerfen. Coaching ist Beziehungsarbeit, ein Gespräch gehört dazu.
7. Entscheid dokumentieren: Halten Sie Gründe schriftlich fest, ohne Details über Personen zu speichern, die nicht nötig sind.
8. Pool regelmässig überprüfen: Rückmeldungen von Coachees, Auslastung, Qualität. Passen Sie Kriterien an.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin HR-Verantwortliche in einem Unternehmen in der Schweiz und baue einen
Pool externer Coaches auf. Anliegen, für die wir Coaching anbieten: [Anliegen].
Muss-Kriterien: [z. B. Ausbildung, Versicherung, Datenschutz].

Aufgabe:
1. Entwirf eine Auswahlmatrix mit Muss- und Kann-Kriterien. Definiere jedes
   Kriterium so, dass es mehrere Personen gleich verstehen.
2. Schlage eine Gewichtung vor, die ich anpassen kann (Summe 100).
3. Erstelle einen Leitfaden für ein 30-Minuten-Kennenlerngespräch mit
   denselben acht Fragen für alle Coaches.
4. Nenne Verzerrungen, die bei der Bewertung auftreten können, und wie ich
   sie verringere.
Bewerte keine konkreten Personen und leite nichts aus Namen, Fotos oder
Alter ab.

Passen Sie Anliegen und Muss-Kriterien an Ihr Unternehmen an.

Worauf Sie achten müssen

• Keine automatische Bewertung von Personen: Lassen Sie KI nicht Profile, Fotos oder Lebensläufe von Coaches einstufen. Sie kann bestehende Vorurteile verstärken.
• Gleichbehandlung: Verwenden Sie für alle dieselben Kriterien und Fragen. Dokumentieren Sie Gründe nachvollziehbar.
• Dreieck der Interessen: Beim Coaching im Auftrag eines Unternehmens sind Coachee, Auftraggeber und Coach beteiligt. Klären Sie Rollen und Vertraulichkeit vorab, siehe Coaching-Vertraulichkeit gegenüber Arbeitgebern.
• Datenschutz: Bewerbungs- und Profildaten sind Personendaten. Geben Sie sie nicht in öffentliche KI-Dienste. Hinweise bietet der EDÖB.
• Vertraulichkeit gegenüber dem Unternehmen: Inhalte von Coachings gehören nicht in HR-Berichte. Vereinbaren Sie vorab, was berichtet wird.
• Freiwilligkeit: Coachees sollten, wenn möglich, zwischen Coaches wählen können. Das stärkt Vertrauen.
• Keine Therapie: Bei Krisen von Mitarbeitenden verweisen Sie auf Fachstellen und Ärzteschaft. In der Schweiz erreicht man die Dargebotene Hand unter 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die HR-Leiterin eines mittelgrossen Industrieunternehmens bei Baden will externen Coaches einen festen Platz geben. Bisher beauftragen Abteilungen Personen ihrer Wahl.

Vorher: Die Auswahl ist intransparent. Ein Coach wurde empfohlen, weil er den Geschäftsführer kennt, obwohl er Online-Coaching nicht anbietet, das viele Mitarbeitende wünschen.

Nachher: Mit der Vorlage entsteht eine Matrix mit vier Muss- und fünf gewichteten Kriterien. Zwei Personen bewerten acht Bewerbungen unabhängig, besprechen Abweichungen und laden vier Personen ein. Alle erhalten dieselben Fragen. Am Ende stehen drei Coaches im Pool, und Mitarbeitende können zwischen ihnen wählen. Die Entscheidungsgründe liegen schriftlich vor.

So hilft Ihnen Alpasana

Zum Finden und Vergleichen von Coaches kann ein Verzeichnis helfen. Coaching-Planet bietet laut Beschreibung eine Suche nach Thema, Region, Sprache und Online-Angebot, Profilvergleich und eine unverbindliche Anfrage ohne Konto. Profile werden auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft, Identität und Ausbildungsbelege sind genannt, wo vorhanden.

Das Verzeichnis ersetzt keine Auswahlmatrix und keine Prüfung durch Ihr Unternehmen. Es kann aber helfen, passende Profile zu finden. Wie Sie Verzeichnisse beurteilen, lesen Sie unter Verzeichnisse vergleichen.

Häufige Fragen

Darf die KI Bewerbungen von Coaches vorsortieren?

Das ist heikel. Automatische Vorauswahl kann Verzerrungen verstärken und ist schwer nachvollziehbar. Setzen Sie KI für Struktur und Leitfäden ein, bewertet wird durch Menschen.

Wie viele Coaches braucht ein Pool?

Das hängt von Grösse, Anliegen und Sprachen ab. Wichtig ist, dass Coachees eine echte Wahl haben, ohne dass der Pool unübersichtlich wird.

Wie gehe ich mit Vertraulichkeit um?

Klären Sie vorab schriftlich, was der Coach dem Unternehmen berichtet und was nicht. Mehr dazu unter Coach-Auswahl für Führungskräfte.

Wie überprüfe ich Qualifikationen?

Lassen Sie sich Nachweise zeigen und fragen Sie nach Mitgliedschaften und Referenzen. Verlassen Sie sich nicht auf Eigenangaben einer KI-Zusammenfassung.