Buchmetadaten mit KI für Kataloge aufbereiten

Das Problem

Ihr kleiner Verlag hat sich über Jahre ein Programm aufgebaut. Die Angaben zu den Büchern liegen an vielen Orten: in Verträgen, in Excel-Listen, in Dateien der Druckerei, auf der Website, in Mails an den Buchhandel. Mal heisst es «Fiechter, Anna», mal «Anna Fiechter», mal fehlt die Seitenzahl, mal ist die Beschreibung zu lang für den Katalog.

Wenn Auslieferung, Buchhandel oder Bibliotheken Angaben anfordern, beginnt das Zusammensuchen. Fehlende oder uneinheitliche Metadaten, also die beschreibenden Angaben zu einem Buch, führen dazu, dass Bücher schlechter gefunden werden oder falsch erscheinen.

KI kann beim Vereinheitlichen und beim Entdecken von Lücken helfen. Sie darf aber keine Angaben erfinden. Besonders bei Zahlen und Identifikatoren wie der ISBN gilt: nur gesicherte Daten übernehmen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Pflichtfelder festlegen. Klären Sie mit Ihrer Auslieferung oder Ihrem Verband, welche Angaben ein Katalogeintrag braucht. Typisch sind: Titel und Untertitel, Autorinnen und Autoren, ISBN, Erscheinungsdatum, Seitenzahl, Format, Preis, Sprache, Kurzbeschreibung, Schlagworte, Zielgruppe. Die genaue Liste unterscheidet sich je nach Empfänger.

1. Eine einheitliche Tabelle anlegen. Eine Zeile pro Buch, eine Spalte pro Feld. Dazu eine Spalte «Quelle» und eine Spalte «geprüft am». Das schafft Nachvollziehbarkeit.

1. Die vorhandenen Angaben sammeln. Tragen Sie ein, was Sie sicher wissen, und markieren Sie, was fehlt. Die Primärquellen sind Vertrag, Impressum, Druckfreigabe und ISBN-Zuteilung, nicht eine Kopie von einer Website.

1. Die KI Lücken und Uneinheitlichkeiten finden lassen. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Fügen Sie die Tabelle mit der Vorlage unten ein, ohne vertrauliche Vertragsdaten. Lassen Sie fehlende Felder und abweichende Schreibweisen auflisten.

1. Beschreibungen und Schlagworte entwerfen. Für Kurzbeschreibungen und Schlagworte kann die KI Vorschläge machen, basierend auf Ihrem Klappentext oder einer Inhaltsangabe. Sie dürfen nur Inhalte enthalten, die tatsächlich im Buch stehen. Mehr zu Texten: Klappentext erstellen.

1. Alles Faktische selbst prüfen. Vergleichen Sie ISBN, Seitenzahl, Preis, Erscheinungsdatum und Autorennamen mit den Originalunterlagen. Ändern Sie nichts, was die KI «verbessert» hat, ohne es zu prüfen.

1. Die Angaben in die Zielformate bringen. Je nach Empfänger brauchen Sie Excel, CSV oder ein branchenübliches Austauschformat. Fragen Sie die Auslieferung nach den Vorgaben, statt selbst zu raten. Ein Beispiel für branchenübliche Formate ist ONIX, doch Details klären Sie mit dem Empfänger.

1. Pflegeprozess festlegen. Wer pflegt neue Titel, wer prüft, wann werden Daten aktualisiert (Preisänderungen, Neuauflagen)? Legen Sie fest, wo die gültige Fassung liegt.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte Buchmetadaten für einen Verlagskatalog vereinheitlichen und Lücken erkennen.
Pflichtfelder: Titel, Untertitel, Autorinnen und Autoren, ISBN, Erscheinungsdatum, Seitenzahl, Format, Preis, Sprache, Kurzbeschreibung, Schlagworte, Zielgruppe.
Hier sind die vorhandenen Angaben zu [Anzahl] Titeln (ohne Vertragsdetails): [Tabelle oder Liste].
Bitte:
1. nenne pro Titel die fehlenden Pflichtfelder,
2. zeige uneinheitliche Schreibweisen (z. B. Autorennamen, Titelformen),
3. mache für Titel mit vorhandener Inhaltsangabe einen Vorschlag für eine Kurzbeschreibung (höchstens 300 Zeichen) und fünf Schlagworte, die nur auf dem angegebenen Inhalt beruhen.
Ändere keine ISBN, Preise, Daten oder Seitenzahlen und erfinde keine Angaben. Wenn etwas fehlt, schreibe «[fehlt]».

Setzen Sie Ihre Angaben ein und prüfen Sie jede Zeile gegen die Originalunterlagen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine erfundenen Angaben. KI kann plausible, aber falsche Seitenzahlen, Preise oder Beschreibungen erzeugen. Solche Halluzinationen fallen im Katalog erst spät auf. Prüfen Sie jede Zahl.
• Rechte und Verträge. Aussagen zu Rechten, Verwendungsgebieten oder Honoraren gehören nicht in KI-Dienste. Lassen Sie Rechtsfragen im Einzelfall von einer Fachperson klären, siehe KI und Urheberrecht bei Manuskripten.
• Vertrauliche Daten. Unveröffentlichte Titel, Preise und Verträge sind vertraulich. Geben Sie sie nur in freigegebene Dienste ein.
• Empfängervorgaben. Jede Auslieferung und jeder Katalog hat eigene Regeln, etwa zu Länge und Zeichen. Halten Sie sich daran.
• Beschreibungen redaktionell prüfen. Klappentexte und Beschreibungen sind Aussagen des Verlags. Eine Person aus der Redaktion liest sie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein kleiner Verlag in Baden mit 60 lieferbaren Titeln soll seine Daten für eine neue Auslieferung liefern. Frau Müller aus der Verlagsadministration findet Angaben in drei Excel-Listen mit unterschiedlichen Spalten.

Sie legt eine einheitliche Tabelle an, fügt die vorhandenen Daten ein und lässt die KI Lücken und Schreibweisen markieren. Bei 14 Titeln fehlen Seitenzahlen, bei 9 ist die Autorenschreibweise uneinheitlich. Sie ergänzt aus den Druckunterlagen und lässt die Redaktion Kurzbeschreibungen prüfen. Die Auslieferung erhält eine saubere Liste.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst laut Leistungsbeschreibung das Aufnehmen von Prozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und Datenaufbereitung sowie die Dokumentation der Umsetzung.

Das hilft, Datenpflege im Verlag zu strukturieren. Kataloganforderungen einzelner Auslieferungen klären Sie mit diesen selbst; Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf die KI die ISBN ergänzen?

Nein. ISBN werden zugeteilt und dürfen nur aus der Originalquelle übernommen werden. Prüfen Sie sie bei jedem Titel.

Kann die KI Schlagworte vorschlagen?

Ja, auf Basis von Inhaltsangaben. Die Redaktion wählt aus und prüft, ob die Begriffe zum Buch passen. Ähnlich nützlich ist Manuskripte mit KI lektorieren.

Wie gehe ich mit mehrsprachigen Titeln um?

Führen Sie pro Sprache eine Zeile oder Spalte und lassen Sie Übersetzungen von einer Fachperson prüfen.

Reicht eine Excel-Tabelle?

Für kleine Programme ja. Bei vielen Titeln und Kanälen lohnt sich eine Verlagssoftware oder Datenbank.