Wie hilft KI beim Abgleich von Bank und Buchhaltung?

Das Problem

Der Saldo auf dem Bankkonto stimmt nicht mit dem Saldo in der Buchhaltung überein. Die Differenz beträgt 1'284.35 Franken. Irgendwo fehlt eine Buchung, wurde doppelt erfasst, mit falschem Datum gebucht oder einem falschen Konto zugeordnet. Jetzt beginnt die Suche: Zeile für Zeile, Auszug gegen Journal, mit dem Finger am Bildschirm.

Diese Arbeit nennt man Abstimmung oder Abgleich. Sie ist wichtig, denn sie zeigt, ob die Buchhaltung die Realität abbildet. Sie ist aber mühsam, weil Zahlungen anders beschriftet sind als Buchungen, Sammelzahlungen mehrere Rechnungen enthalten und Gebühren oder Zinsen nicht erfasst sind.

Eine KI kann bei diesem Abgleich als Assistentin dienen: Sie kann Zahlungen und Buchungen vergleichen, ähnliche Beträge und Texte finden und Vorschläge machen. Sie ist aber keine Rechenmaschine. Bei Summen und Beträgen macht sie Fehler, die Sie nicht sehen, wenn Sie nicht nachprüfen. Der richtige Weg: KI für die Suche nach Auffälligkeiten, Excel oder die Buchhaltungssoftware für die Rechnung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rahmen bestimmen. Welches Konto, welcher Zeitraum? Wählen Sie für den Anfang einen Monat und ein Konto. Das ist überschaubar und leicht zu prüfen.

1. Daten exportieren. Holen Sie den Kontoauszug und die Buchungsliste des Kontos als Tabellen (CSV oder Excel). Stellen Sie sicher, dass beide Datum, Betrag und Text enthalten.

1. Daten vorbereiten. Entfernen Sie Namen von Personen und Firmen, wenn Sie ein öffentliches KI-Werkzeug verwenden, oder arbeiten Sie nur mit Betrag, Datum und einer neutralen Referenz. Prüfen Sie die Richtlinie Ihres Büros. Siehe KI-Datenschutz für Mandantendaten.

1. Sichere Zuordnung zuerst in Excel. Mit einer einfachen Formel (Suchen nach Betrag und Datum) finden Sie die meisten Übereinstimmungen selbst. Die KI kann Ihnen die Formel erklären.

1. Rest an die KI geben. Nur die nicht zugeordneten Zeilen gehen in die Vorlage unten. Die KI sucht plausible Paare: ähnlicher Betrag, nahe Daten, ähnlicher Text.

1. Vorschläge prüfen. Jede Zuordnung der KI kontrollieren Sie mit dem Originalbeleg. Markieren Sie bestätigte Paare grün, zweifelhafte gelb.

1. Typische Ursachen abhaken. Gebühren, Zinsen, Sammelzahlungen, Währungsdifferenzen, Datumsverschiebungen über den Monatswechsel, doppelte Buchungen. Die KI kann Ihnen eine Checkliste liefern.

1. Differenz neu berechnen. Nach jeder Korrektur rechnen Sie die Summen mit Excel nach, nicht mit der KI. Die Differenz muss am Ende null sein oder sich erklären lassen.

1. Vorgehen dokumentieren. Halten Sie fest, was abgeglichen wurde, welche Korrekturen nötig waren und wer geprüft hat.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine Assistentin in einem Schweizer Treuhandbüro und hilfst beim Bankabgleich. Du rechnest nicht selbst, sondern suchst nur mögliche Zusammenhänge. Alle Daten sind anonymisiert.

Tabelle A: Zahlungen laut Bank (nicht zugeordnet). Spalten: Datum, Betrag, Referenztext.
[Zeilen einfügen]

Tabelle B: Buchungen laut Buchhaltung (nicht zugeordnet). Spalten: Datum, Betrag, Buchungstext.
[Zeilen einfügen]

Aufgabe:
1. Schlage für jede Zeile in Tabelle A eine passende Zeile in Tabelle B vor, wenn Betrag und Text oder Datum plausibel zusammenpassen. Gib für jedes Paar einen Sicherheitsgrad (hoch, mittel, niedrig) und eine Begründung in einem Satz an.
2. Liste alle Zeilen auf, für die du keinen Vorschlag hast.
3. Nenne mögliche Gründe für Abweichungen (z. B. Gebühren, Sammelzahlung, Datumsverschiebung), die ich prüfen sollte.
Wichtig: Berechne keine Summen und behaupte nichts, was nicht in den Tabellen steht. Sprache: einfach, Schweizer Rechtschreibung.

Fügen Sie nur wenige Dutzend Zeilen auf einmal ein. Bei sehr langen Tabellen übersieht die KI Zeilen.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler: Sprachmodelle rechnen nicht zuverlässig, besonders bei vielen Zeilen. Siehe KI und Tabellen: typische Fehler.
• Vollständigkeit: Bei langen Tabellen kann die KI Zeilen überspringen. Zählen Sie nach, ob alle Zeilen berücksichtigt wurden.
• Vertraulichkeit: Kontodaten sind vertraulich. Ohne klare Regelung und geprüfte Werkzeuge gehören sie nicht in öffentliche KI-Dienste. Anonymisieren Sie oder arbeiten Sie lokal.
• Zuordnung ist Ermessen: Eine plausible Zuordnung ist nicht dasselbe wie eine richtige. Im Zweifel fragen Sie beim Mandanten nach.
• Verdachtsfälle: Ungewöhnliche Zahlungen können fachlich oder rechtlich heikel sein. Die KI beurteilt das nicht.
• Nachvollziehbarkeit: Dokumentieren Sie, welche Buchungen Sie aufgrund eines KI-Vorschlags geändert haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Treuhänderin in Aarau stimmt jeden Monat das Geschäftskonto einer Schreinerei ab. Im September bleibt eine Differenz von 312.40 Franken. Mit einer Excel-Formel findet sie 94 von 100 Zeilen. Die restlichen sechs Zahlungen und fünf Buchungen gibt sie anonymisiert in die Vorlage.

Die KI schlägt vor, dass eine Zahlung von 312.40 Franken mit einer Gebührenbuchung im Folgemonat zusammenhängen könnte, und nennt als weitere Möglichkeit eine Sammelzahlung. Die Treuhänderin prüft den Kontoauszug und findet tatsächlich eine Gebühr, die erst im Oktober gebucht wurde. Nach der Korrektur geht die Differenz auf null. Die Hilfe war nicht die Rechnung, sondern der Hinweis, wo sie suchen musste.

So hilft Ihnen Alpasana

Wiederkehrende Abgleiche eignen sich für klare Abläufe und Automatisierung. Alpasana unterstützt unter KI-Beratung und digitale Transformation dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, digitale Workflows und Automatisierungen zu entwickeln sowie Schnittstellen zu konzipieren und Systeme zu verbinden. Projekte werden individuell offeriert.

Welche Software in Ihrem Büro eingesetzt wird, bestimmen Sie. Die Beratung hilft bei der Klärung, was sinnvoll ist, und begleitet die Umsetzung.

Häufige Fragen

Kann die KI den Bankabgleich vollständig übernehmen?

Nein. Sie kann Vorschläge machen und Muster erkennen, aber die Verantwortung für die Zuordnung liegt bei Ihnen. Für eine regelmässige, automatische Zuordnung gibt es Funktionen in Buchhaltungssoftware, die Sie prüfen können.

Darf ich Kontoauszüge in ein KI-Werkzeug hochladen?

Nicht ohne Weiteres. Kontoauszüge enthalten vertrauliche Angaben von Mandanten. Klären Sie, ob Ihr Werkzeug geeignet ist, und anonymisieren Sie. Fragen zur Anonymisierung beantwortet Anonymisieren und Pseudonymisieren.

Wie finde ich Excel-Formeln für den Abgleich?

Bitten Sie die KI, die Formel Schritt für Schritt zu erklären, und testen Sie sie an zwei bekannten Beispielen. Erst dann wenden Sie sie auf alle Zeilen an.