Buchhaltungsauswertung mit KI einfach erklären

Das Problem

Die Jahresrechnung ist fertig. Sie haben die Zahlen geprüft, die Bilanz stimmt, die Erfolgsrechnung zeigt einen kleinen Gewinn. Der Mandant, ein Gärtnermeister, schaut auf die Seite und fragt: «Und was heisst das jetzt für mich?» Wörter wie «Umlaufvermögen», «Rückstellung» oder «Eigenkapitalquote» sagen ihm nichts.

Viele Treuhänderinnen und Treuhänder kennen diese Situation. Die Auswertung ist für Fachleute gemacht. Mandanten brauchen eine Übersetzung: Wie steht mein Betrieb da? Was hat sich verändert? Muss ich etwas tun? Ohne diese Erklärung bleibt die Buchhaltung ein notwendiges Übel, und der Nutzen Ihrer Arbeit wird nicht sichtbar.

Eine KI kann beim Erklären helfen. Sie formuliert Fachbegriffe in Alltagssprache um, schlägt Beispiele vor und gliedert einen Text. Dabei darf sie nichts beurteilen, was Sie nicht selbst festgestellt haben. Die Beurteilung der Lage ist Fachaufgabe, nicht Textaufgabe.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aussage klären. Was ist die wichtigste Botschaft für diesen Mandanten? Zum Beispiel «Der Gewinn ist gestiegen, aber die Zahlungsmittel sind knapper geworden». Schreiben Sie sie in einem Satz auf.

1. Zahlen auswählen. Wählen Sie fünf bis sieben Kennzahlen, die für das Gespräch wichtig sind: Umsatz, Gewinn, flüssige Mittel, offene Kundenrechnungen, Schulden. Mehr verwirrt.

1. Zahlen prüfen. Stellen Sie sicher, dass alle Werte stimmen und aus der Buchhaltung stammen. Die KI darf keine Zahlen berechnen oder verändern.

1. Zahlen anonymisieren. Verwenden Sie «Betrieb A» statt des Firmennamens. Runden Sie, wenn möglich. Prüfen Sie die Datenschutzregeln Ihres Büros.

1. Erklärung erstellen lassen. Kopieren Sie die Vorlage unten und fügen Sie die Zahlen und Ihre Botschaft ein. Bitten Sie um kurze Erklärungen pro Kennzahl und eine Zusammenfassung.

1. Entwurf prüfen. Stimmen alle Zahlen? Ist jede Aussage durch Ihre Daten gedeckt? Hat die KI etwas hinzugedichtet, etwa eine Prognose oder einen Ratschlag? Streichen Sie das.

1. Persönlich ergänzen. Fügen Sie hinzu, was nur Sie wissen: Besonderheiten im Betrieb, geplante Anschaffungen, Hinweise für das nächste Jahr.

1. Im Gespräch einsetzen. Besprechen Sie die Auswertung mit dem Mandanten und lassen Sie Fragen zu. Ein Blatt mit Erklärungen ersetzt das Gespräch nicht.

1. Vorlage weiterverwenden. Speichern Sie die Vorlage und passen Sie sie bei jedem Mandanten an. Das macht Ihre Erklärungen einheitlich und spart Zeit.

Vorlage zum Kopieren

Du erklärst einem Kleinunternehmer ohne Buchhaltungskenntnisse eine Auswertung seiner Jahresrechnung in einfacher Sprache. Du bist keine Treuhänderin und gibst keine Anlage-, Steuer- oder Rechtsberatung. Du rechnest nicht selbst.

Branche des Betriebs: [z. B. Gärtnerei, Schreinerei, Café]
Zahlen (von uns geprüft, alles in CHF):
[Umsatz: …; Gewinn: …; Flüssige Mittel: …; Offene Kundenrechnungen: …; Schulden bei Banken: …; jeweils mit Vorjahr]
Unsere wichtigste Aussage: [ein Satz]

Bitte:
1. Erkläre jede Kennzahl in höchstens zwei Sätzen, ohne Fachwörter, oder erkläre das Fachwort in Klammern.
2. Beschreibe die Veränderung zum Vorjahr in Worten, nur anhand der Zahlen oben.
3. Schreibe eine Zusammenfassung in drei Sätzen, die unsere wichtigste Aussage aufgreift.
4. Nenne zwei Fragen, die der Unternehmer mit uns besprechen könnte.
Verwende keine Prognosen, keine Empfehlungen zu Investitionen und keine Zahlen, die nicht oben stehen. Sprache: Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung.

Passen Sie die Kennzahlen an den Betrieb an. Bei einem Café zählen andere Zahlen als bei einer Schreinerei.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen nicht verändern lassen: KI rundet, verwechselt und rechnet falsch. Vergleichen Sie jede Zahl im Entwurf mit Ihrer Vorlage. Siehe KI und Tabellen: typische Fehler.
• Keine Beratung durch KI: Aussagen wie «Sie sollten investieren» oder «Ihre Lage ist gefährlich» sind Beratung. Die formulieren Sie selbst und nur, wenn Sie dafür zuständig sind.
• Vertraulichkeit: Jahreszahlen sind Geschäftsgeheimnisse. Anonymisieren Sie und nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge.
• Missverständnisse vermeiden: Vereinfachung darf nicht zu Falschem führen. «Gewinn» ist nicht dasselbe wie «Geld auf dem Konto». Prüfen Sie solche Stellen besonders.
• Mandant im Mittelpunkt: Nicht jeder will alles wissen. Fragen Sie, wie ausführlich die Erklärung sein soll.
• Hinweis auf Grenzen: Die Erklärung ist eine Orientierung, keine Prüfung im Sinn einer Revision.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Treuhänderin in Langenthal betreut eine Bäckerei. Der Bäckermeister ist stolz, dass der Gewinn gestiegen ist, wundert sich aber, dass wenig Geld auf dem Konto ist. Die Treuhänderin schreibt ihre Botschaft auf: «Gewinn gestiegen, aber mehr Geld steckt in Waren und offenen Rechnungen.»

Mit der Vorlage entsteht ein Blatt, das jede Kennzahl in einem Satz erklärt und den Unterschied zwischen Gewinn und Kontostand beschreibt. Die Treuhänderin streicht eine Empfehlung, die die KI eingefügt hat, und ergänzt zwei eigene Sätze. Im Gespräch versteht der Bäckermeister, warum das Geld knapp ist, und beschliesst, Rechnungen früher zu stellen. Ob das klappt, wird das nächste Jahr zeigen.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Erklärungen brauchen klare Aufträge an die KI. Im Online-Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele zur Steuerung einzusetzen und Ergebnisse zu prüfen. Datenschutz wird berücksichtigt, und es entsteht ein Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess.

Der Kurs braucht keine Programmierkenntnisse und endet mit einem Zertifikat. Buchhalterische Beratung gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Kann die KI Kennzahlen selbst berechnen?

Besser nicht. Rechnen Sie in Excel oder Ihrer Software und geben Sie fertige Zahlen vor. Die KI soll nur erklären.

Wie lang darf die Erklärung sein?

Eine Seite genügt meist. Wichtig ist, dass die wichtigste Aussage am Anfang steht und der Mandant weiss, was er tun soll oder nicht tun muss.

Soll ich Diagramme verwenden?

Ja, ein einfaches Diagramm zu Umsatz und Gewinn über zwei bis drei Jahre hilft vielen. Erstellen Sie es aus Ihren geprüften Zahlen. Einfache Sprache auch in Texten üben Sie mit Einfache Sprache mit KI.