Tourenplanung mit KI: Aufträge und Zeitfenster vorbereiten

Das Problem

Jeden Nachmittag dasselbe: Für den nächsten Tag liegen zwanzig, vierzig oder mehr Lieferaufträge vor, verteilt auf E-Mails, Telefonnotizen und Bestellformulare. Manche Kunden wollen vor 10 Uhr beliefert werden, andere haben Mittagspause, einer hat eine enge Zufahrt. Daraus sollen sinnvolle Touren entstehen.

Wer das von Hand macht, verliert viel Zeit mit Abschreiben und Sortieren. Fehlt eine Angabe, etwa ein Zeitfenster oder das Gewicht, merkt man es oft erst, wenn das Fahrzeug schon unterwegs ist. Das führt zu Umwegen, Wartezeiten und verärgerter Kundschaft.

Viele kleine Transport- und Lieferbetriebe haben keine teure Dispositionssoftware. Sie fragen sich, ob ein KI-Chat diese Arbeit übernehmen kann.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

So nutzen Sie KI für die Vorbereitung, ohne die Planung aus der Hand zu geben.

1. Aufträge sammeln: Kopieren Sie die Auftragsdaten für einen Tag in eine einfache Liste oder Excel-Tabelle. Pro Auftrag braucht es mindestens Ort, Zeitfenster, Menge oder Gewicht und Besonderheiten.
2. Kundennamen ersetzen: Ersetzen Sie Namen durch Auftragsnummern. Für die Planung genügen PLZ und Ort, genaue Adressen tragen Sie erst in Ihrem eigenen System ein.
3. Daten ordnen lassen: Geben Sie die Liste mit der Vorlage unten in den KI-Chat. Die KI erstellt eine einheitliche Tabelle und markiert fehlende oder widersprüchliche Angaben.
4. Lücken schliessen: Klären Sie markierte Aufträge, bevor Sie weiterplanen. Ein fehlendes Zeitfenster ist am Vortag einfacher zu erfragen als vor Ort.
5. Grobe Gruppierung erhalten: Lassen Sie die Aufträge nach Region und Zeitfenster gruppieren, etwa «Morgen Seeland», «Nachmittag Region Biel». Das ist ein Vorschlag, keine fertige Route.
6. Fahrzeuge und Grenzen prüfen: Vergleichen Sie die Gruppen mit Nutzlast, Ladevolumen und Arbeitszeiten. Fahrverbote für schwere Fahrzeuge in der Nacht und am Sonntag sowie Lenk- und Ruhezeiten müssen Sie selbst berücksichtigen.
7. Route festlegen: Die genaue Reihenfolge und Fahrzeit planen Sie mit einem Kartendienst oder einer Tourenplanungssoftware, die echte Strassendaten kennt.
8. Tourenblatt erstellen: Lassen Sie aus der fertigen Planung ein übersichtliches Tourenblatt für das Fahrpersonal erstellen und prüfen Sie es vor der Abgabe.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, Lieferaufträge für die Tourenplanung vorzubereiten.
Hier sind die Aufträge für [Datum] (Kundennamen durch Nummern ersetzt):
[Liste einfügen: Auftragsnummer, PLZ/Ort, Zeitfenster, Gewicht/Menge, Besonderheiten]

Aufgaben:
1. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Auftrag, PLZ, Ort,
   Zeitfenster von, Zeitfenster bis, Gewicht kg, Besonderheiten.
2. Markiere fehlende oder widersprüchliche Angaben mit «PRÜFEN».
3. Gruppiere die Aufträge grob nach Region und Zeitfenster.
4. Erfinde keine Werte. Berechne keine Fahrzeiten.
Unsere Fahrzeuge: [z. B. 2 Lieferwagen à 1200 kg Nutzlast]

Passen Sie Spalten und Fahrzeugangaben an Ihren Betrieb an; der Satz «Erfinde keine Werte» ist wichtig, damit Lücken sichtbar bleiben.

Einfach erklärt

Ein KI-Chat wie ChatGPT, Claude oder Copilot ist ein Sprachmodell. Er ist stark im Ordnen, Umformulieren und Erkennen von Lücken in Texten und Tabellen. Was er nicht verlässlich kann: echte Strassenentfernungen berechnen, aktuelle Baustellen kennen oder eine mathematisch optimale Route über viele Stopps finden.

Für die eigentliche Routenoptimierung gibt es spezialisierte Programme. Sie arbeiten mit Kartendaten und Rechenverfahren, die viele mögliche Reihenfolgen vergleichen. Die KI kann helfen, die Daten für solche Programme sauber vorzubereiten.

Ob sich für Ihren Betrieb eine einfache Automatisierung oder eine KI-Lösung lohnt, beschreibt KI oder einfache Automatisierung.

Worauf Sie achten müssen

• Kundendaten schützen: Namen, Telefonnummern und genaue Adressen sind Personendaten. Verwenden Sie in öffentlichen KI-Diensten Auftragsnummern statt Namen.
• Erfundene Werte: Fehlt eine Angabe, ergänzt die KI manchmal eigenmächtig einen plausiblen Wert. Verlangen Sie ausdrücklich, Lücken zu markieren.
• Keine Fahrzeiten aus dem Chat: Von der KI geschätzte Fahrzeiten sind nicht verlässlich. Nutzen Sie dafür Kartendienste.
• Gesetzliche Vorgaben: Lenk- und Ruhezeiten, Fahrverbote und Gewichtsgrenzen sind verbindlich. Hinweise dazu gibt Lenkzeiten und KI; massgeblich sind die offiziellen Vorgaben des Bundes.
• Verantwortung: Die Disposition bleibt verantwortlich für eine sichere, machbare Planung, auch wenn ein Vorschlag von der KI stammt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleiner Getränkehändler im Seeland mit zwei Lieferwagen erhielt Bestellungen per Telefon, E-Mail und Webformular. Die Disponentin übertrug alles abends von Hand in eine Liste.

Vorher fehlten regelmässig Zeitfenster, und der Fahrer musste unterwegs nachtelefonieren. Nachher kopierte sie die Bestellungen ohne Namen in den KI-Chat und liess eine Tabelle mit markierten Lücken erstellen. Die fehlenden Angaben klärte sie am Nachmittag telefonisch. Die Route plante sie weiterhin mit dem Kartendienst, sparte aber beim Vorbereiten deutlich Zeit. Weniger Leerkilometer waren das nächste Ziel, dazu passt Leerfahrten reduzieren.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie die Vorbereitung Ihrer Touren dauerhaft vereinfachen möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Gemeinsam werden Ihre Abläufe aufgenommen, KI-Potenziale analysiert und Vorhaben priorisiert, etwa die Übernahme von Bestellungen in eine einheitliche Tabelle.

Alpasana entwickelt digitale Workflows und Automatisierungen, konzipiert Schnittstellen zwischen bestehenden Systemen und dokumentiert die Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann die KI direkt auf unsere Auftragssoftware zugreifen?

Ein normaler KI-Chat nicht. Eine Anbindung über Schnittstellen ist technisch möglich, muss aber geplant, abgesichert und getestet werden. Für den Anfang genügt das Kopieren von Daten ohne Namen.

Was kostet eine Tourenplanungssoftware?

Das hängt stark vom Anbieter, von der Anzahl Fahrzeuge und vom Funktionsumfang ab. Holen Sie mehrere Offerten ein und testen Sie wenn möglich mit echten, anonymisierten Tagesdaten.

Kann die KI kurzfristige Änderungen einplanen?

Sie kann eine bestehende Tabelle anpassen, wenn Sie die Änderung beschreiben. Die Auswirkungen auf Fahrzeiten und andere Kunden müssen Sie aber selbst prüfen.

Hilft die KI auch bei der Kommunikation mit der Kundschaft?

Ja, etwa beim Formulieren von Ankündigungen zum Lieferfenster oder von Verspätungsmeldungen. Prüfen Sie Zeitangaben vor dem Versand sorgfältig.