Passdaten und Reisebuchungen: Was darf in die KI?

Das Problem

Frau Müller sitzt im Reisebüro vor einer Buchung. Die Kundin hat eine Kopie ihres Passes geschickt, dazu Geburtsdatum, Adresse, Flugdaten und eine Notiz zu einer Lebensmittelunverträglichkeit. Frau Müller möchte die Reisebestätigung mit KI schneller formulieren. Sie überlegt, einfach alles in das Chatfenster zu kopieren.

Das ist verständlich, aber riskant. Bei der Buchung geben Gäste Ihnen Daten, damit Sie die Reise organisieren können, nicht damit diese an einen Dienst weitergegeben werden, der sie verarbeitet. Je nach Werkzeug werden Eingaben auf Servern im Ausland gespeichert oder weiterverwendet.

Dazu kommt: Pass- und Buchungsdaten verraten viel über eine Person. Wer wann wohin reist, mit wem und mit welchen Besonderheiten, ist sensibel. Fehler können das Vertrauen der Gäste zerstören und rechtliche Folgen haben. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie KI nutzen, ohne solche Daten preiszugeben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Datenarten erkennen. Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen: Name, Geburtsdatum, Adresse, Passnummer, Foto, Buchungsnummer in Verbindung mit einem Namen. Gesundheitsangaben, etwa Allergien oder Rollstuhlbedarf, gelten als besonders schützenswert.

1. Aufgabe ohne Personendaten formulieren. Fragen Sie sich: Braucht die KI die echte Angabe überhaupt? Für eine Reisebestätigung genügt meist ein Muster mit Platzhaltern wie [Name], [Reisedatum], [Hotel].

1. Platzhalter statt echter Daten verwenden. Ersetzen Sie Namen und Nummern durch Platzhalter, bevor Sie etwas eingeben. Die KI schreibt den Text, und Sie fügen die echten Angaben danach in Ihrem eigenen System ein.

1. Passkopien und Ausweisbilder nie hochladen. Geben Sie keine Scans oder Fotos von Ausweisen in Chat-KI-Werkzeuge ein. Auch nicht «nur kurz zum Auslesen».

1. Betriebsregel aufschreiben. Halten Sie auf einer Seite fest, welche Datenarten in welche Werkzeuge dürfen: erlaubt, nur mit Freigabe, verboten. Hängen Sie die Regel sichtbar auf.

1. Werkzeug prüfen. Wenn Sie je echte Daten verarbeiten wollen, klären Sie zuerst, was der Anbieter mit Eingaben macht, wo er sie speichert und ob ein Vertrag zur Datenbearbeitung besteht. Dazu hilft Datenschutz bei KI: Grundlagen.

1. Fachperson einbeziehen. Für den Einsatz mit echten Gästedaten lassen Sie Ihre Datenschutzberatung oder die Verantwortliche im Betrieb mitprüfen.

1. Team schulen und Vorfälle melden. Sprechen Sie im Team über die Regel. Wer versehentlich Daten eingegeben hat, meldet das sofort, damit der Betrieb reagieren kann.

Vorlage zum Kopieren

Du schreibst für ein Schweizer Reisebüro eine freundliche Buchungsbestätigung.

Wichtig: Alle Angaben in eckigen Klammern sind Platzhalter. Behalte sie unverändert bei, ich ersetze sie später selbst.

Inhalt der Bestätigung:
- Anrede: [Anrede und Nachname]
- Reise: [Reiseziel], [Hinreisedatum] bis [Rückreisedatum]
- Unterkunft: [Name der Unterkunft]
- Hinweis: Bitte prüfen Sie, ob Ihr Reisedokument für das Reiseziel gültig ist.
- Kontakt bei Fragen: [Telefon / E-Mail des Büros]

Ton: freundlich, klar, kurz (maximal 150 Wörter), Anrede «Sie», Deutsch (Schweiz).
Schreibe keine Passnummern, Geburtsdaten oder Adressen.

Verwenden Sie die Vorlage immer mit Platzhaltern. Den fertigen Text kopieren Sie in Ihr eigenes System und tragen die echten Angaben dort ein.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlicher Rahmen: In der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz (DSG). Es verlangt unter anderem, dass Personendaten nur für klare Zwecke bearbeitet und angemessen geschützt werden. Für besonders schützenswerte Personendaten, etwa zur Gesundheit, gelten strengere Regeln. Quellen finden Sie am Seitenanfang. Eine fachliche Prüfung im Einzelfall ersetzt dieser Beitrag nicht.
• Gäste aus der EU: Bei Gästen oder Geschäftspartnern aus der EU kann zusätzlich die europäische Datenschutz-Grundverordnung eine Rolle spielen. Lassen Sie das bei Bedarf prüfen.
• Weitergabe ins Ausland: Viele KI-Dienste verarbeiten Daten auf Servern ausserhalb der Schweiz. Wie das datenschutzrechtlich einzuordnen ist, klärt eine Fachperson. Ein erster Überblick steht unter Personendaten erkennen.
• Aufbewahrung: Eingaben können in einem Chatverlauf bleiben. Wer Zugriff hat, ist nicht immer klar. Löschen Sie Verläufe, aber verlassen Sie sich nicht darauf, dass damit alles weg ist.
• Kundenerwartung: Gäste vertrauen darauf, dass ihre Daten nur für die Buchung verwendet werden. Informieren Sie in Ihrer Datenschutzerklärung offen, wenn Sie KI-Werkzeuge einsetzen.
• Grenzen der Anonymisierung: Auch ohne Namen können Angaben wie «Familie mit drei Kindern, Reise am 12. Dezember nach [seltenes Ziel]» eine Person erkennbar machen. Denken Sie bei Platzhaltern mit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleines Reisebüro in Luzern wollte Reisebestätigungen mit KI beschleunigen. Eine Mitarbeiterin hatte begonnen, komplette Buchungsmails samt Namen, Geburtsdaten und Flugnummern in ein öffentliches Chat-Werkzeug zu kopieren.

Beim nächsten Teamtreffen wurde das Thema offen besprochen. Das Büro legte fest: In KI-Werkzeuge kommen nur Texte mit Platzhaltern. Die Mitarbeiterin schreibt weiterhin die Bestätigungen mit KI-Hilfe, ersetzt aber [Name], [Datum] und [Hotel] erst im Buchungssystem. Passkopien bleiben ausschliesslich im geschützten Kundenordner. Die Arbeit geht nur unwesentlich langsamer, und niemand muss sich Sorgen machen, wo die Daten gelandet sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Solche Regeln funktionieren nur, wenn alle im Team sie kennen und verstehen. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten, Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte. Bei EU-Bezug gehört auch der EU AI Act dazu.

Die Weiterbildung ist online, läuft im eigenen Tempo und endet mit verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Eine Rechtsberatung für Ihren Betrieb ersetzt sie nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Gästenamen in eine KI eingeben, wenn ich dem Anbieter vertraue?

Vertrauen allein genügt nicht. Entscheidend sind Vertrag, Speicherort und Verwendung der Eingaben durch den Anbieter. Solange Sie das nicht geklärt haben, verwenden Sie Platzhalter.

Was ist mit einem Passfoto, das der Gast selbst geschickt hat?

Dass der Gast die Datei freiwillig gesendet hat, erlaubt Ihnen nicht automatisch, sie weiterzugeben. Er hat sie für die Buchung gegeben. Behalten Sie sie im geschützten System und geben Sie sie nicht in Chat-KI ein.

Reicht es, Namen zu entfernen?

Nicht immer. Auch eine Kombination aus Reisedaten, Ziel und Gruppengrösse kann eine Person erkennbar machen. Einen Überblick bietet Personenbezogene Daten im Prompt.

Was tue ich, wenn jemand aus Versehen Daten eingegeben hat?

Melden Sie es intern sofort, löschen Sie den Chatverlauf und dokumentieren Sie, was passiert ist. Ob weitere Schritte nötig sind, klärt Ihre Datenschutzverantwortliche oder eine Fachperson.