Hilfsmittel im Pflegeheim mit KI übersichtlich verwalten

Das Problem

Im Pflegeheim gibt es viele Hilfsmittel: Rollatoren, Rollstühle, Duschstühle, Pflegebetten, Lifter, Anti-Dekubitus-Matratzen. Sie stehen auf verschiedenen Stockwerken, manche in der Abstellkammer, einige bei Bewohnenden im Zimmer. Wenn eine Pflegekraft einen Lifter braucht, sucht sie ihn zehn Minuten. Und niemand weiss genau, wann das Pflegebett im dritten Stock zuletzt kontrolliert wurde.

Das ist nicht nur lästig. Hilfsmittel, die nicht geprüft werden, können unsicher sein. Hilfsmittel, die niemand findet, werden doppelt gekauft oder gar nicht genutzt. Wartungstermine geraten in Vergessenheit, und bei Rückfragen fehlt die Dokumentation.

Eine Bestandsliste in Excel schafft Überblick: Was haben wir, wo steht es, wer ist verantwortlich, wann ist die nächste Prüfung? KI kann beim Aufbau der Liste und der Formeln für Erinnerungen helfen, ohne dass sie Daten von Bewohnenden sieht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Machen Sie eine Begehung. Gehen Sie durch das Haus und notieren Sie jedes Hilfsmittel: Art, Typ, Seriennummer oder Inventarnummer, Standort, Zustand.
2. Legen Sie die Spalten fest. Inventarnummer, Art, Hersteller und Typ, Standort, Zustand, verantwortliche Person, letzte Prüfung, nächste Prüfung, Bemerkung. Mehr braucht es selten.
3. Verwenden Sie keine Bewohnerdaten. Notieren Sie den Standort («Zimmer 12») nur, wenn nötig, und nicht den Namen der Person. Besser: «ausgeliehen, siehe Pflegedokumentation».
4. Klären Sie die Prüffristen. Diese ergeben sich aus den Angaben der Hersteller und den Vorgaben der Einrichtung. Fragen Sie die zuständige Fachperson oder den Lieferanten. Die KI darf keine Fristen festlegen.
5. Lassen Sie die KI die Tabelle aufbauen. Mit dem Auftrag unten entstehen Spalten, Formeln für die Berechnung des Prüftermins und eine farbliche Markierung für fällige Prüfungen.
6. Füllen Sie die Liste von Hand. Mit den Daten der Begehung. Die KI braucht dafür keine Daten.
7. Weisen Sie Zuständigkeiten zu. Pro Gerätegruppe eine verantwortliche Person und eine Vertretung.
8. Legen Sie einen Rhythmus fest. Einmal im Monat schaut die verantwortliche Person die Liste durch: Was ist fällig, was wurde repariert, was ist neu?

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie keine Bewohnernamen und keine Angaben zu einzelnen Personen ein, nur die Struktur.

Erstelle für ein Pflegeheim in der Schweiz eine Excel-Bestandsliste für Pflegehilfsmittel (Rollatoren, Rollstühle, Pflegebetten, Lifter, Duschstühle).
Spalten: Inventarnummer, Art, Hersteller und Typ, Standort (Stockwerk, Raum), Zustand (Auswahl: in Ordnung, Reparatur nötig, ausser Betrieb), verantwortliche Person (Kürzel), letzte Prüfung (Datum), Prüfintervall in Monaten (wird von uns gemäss Herstellerangaben eingetragen), nächste Prüfung (berechnet), Status (berechnet: fällig, bald fällig, in Ordnung), Bemerkung.
Erstelle: 1. die Excel-Formeln für «nächste Prüfung» und «Status» (bald fällig = in den nächsten 30 Tagen), 2. eine Anleitung für die farbliche Markierung (bedingte Formatierung), 3. eine Auswahlliste für Art und Zustand (Datenüberprüfung), 4. fünf erfundene Beispielzeilen zum Testen.
Lege keine Prüfintervalle fest und mache keine Aussagen zu Vorschriften. Erkläre jeden Schritt für Personen mit Excel-Grundkenntnissen.

Testen Sie die Formeln mit den erfundenen Zeilen, bevor Sie die echte Liste befüllen.

Beispiel einer Bestandsliste

Die Einträge sind erfundene Muster, Datumsangaben tragen Sie selbst ein.

Worauf Sie achten müssen

• Sicherheit der Geräte: Hilfsmittel, die als Medizinprodukte gelten, unterliegen besonderen Anforderungen. Informationen bietet Swissmedic. Folgen Sie den Herstellerangaben und den Vorgaben Ihrer Einrichtung.
• Verantwortung bleibt beim Haus: Defekte Geräte nehmen Sie ausser Betrieb, bis sie geprüft sind. Die Liste hilft, dass das nicht vergessen geht.
• Keine Bewohnerdaten in der Liste: Wenn ein Gerät einer Person zugeteilt ist, vermerken Sie das in der Pflegedokumentation, nicht in der allgemeinen Liste.
• Zahlen prüfen: Formeln der KI können falsch sein, vor allem bei Datumsberechnungen. Testen Sie mit bekannten Beispielen.
• Zugriff regeln: Wer darf die Liste ändern? Eine Person führt sie, andere haben Leserechte.
• Entsorgung und Ersatz: Notieren Sie, wann Geräte ausgesondert wurden. Das hilft bei Rückfragen und Inventur.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Pflegeheim in Olten mit 55 Betten hat über die Jahre viele Hilfsmittel angeschafft.

Vorher: Die Hauswartin führt eine handschriftliche Liste, die Pflege eine andere. Bei einer Begehung zeigt sich, dass drei Lifter an unterschiedlichen Orten stehen und niemand weiss, wann sie zuletzt gewartet wurden. Zwei Rollatoren sind defekt, aber nicht gekennzeichnet.

Nachher: Die Hauswartin macht eine Begehung und lässt sich mit der KI eine Excel-Liste mit Formeln für die Prüftermine bauen. Die Prüfintervalle erfragt sie beim Lieferanten und der Pflegedienstleitung. Defekte Geräte erhalten einen Aufkleber, und die Liste zeigt fällige Prüfungen rot an. Die Suche nach Geräten und die Planung der Wartung gehen schneller.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Excel und Datenübersichten mit KI aufbauen lernen möchte, findet bei absofort KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Angebote zu Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie zu Projektmanagement, Einkauf und betrieblichen KI-Richtlinien. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Medizinprodukterecht und Wartungsvorgaben sind nicht Teil der Kurse.

Häufige Fragen

Kann die KI die Wartungsintervalle für mich bestimmen?

Nein. Wartungsintervalle ergeben sich aus den Angaben der Hersteller, den Vorgaben der Einrichtung und gegebenenfalls aus rechtlichen Anforderungen. Fragen Sie den Lieferanten oder die zuständige Fachperson und tragen Sie die Werte selbst ein.

Brauchen wir dafür eine spezielle Software?

Für den Anfang genügt Excel. Wenn die Liste wächst oder mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, kann eine spezialisierte Lösung sinnvoll werden. Prüfen Sie dann Datenschutz und Zugriffsrechte.

Wie finde ich Geräte schneller?

Mit einheitlichen Inventarnummern, Aufklebern an den Geräten und einem aktuellen Standort in der Liste. Eine kurze Aktualisierung bei jedem Umzug eines Geräts wirkt Wunder.