Publikumsbefragung mit KI für die Programmplanung auswerten

Das Problem

Nach der Saison haben Sie 180 ausgefüllte Fragebogen, dazu Rückmeldungen per E-Mail und eine Handvoll Zettel aus der Wunschbox im Foyer. Die Kreuzchenfragen sind schnell ausgezählt. Aber in den Freitextfeldern steckt das Wertvolle: «Mehr Familienprogramm am Sonntag», «Die Pause war zu kurz», «Mundart statt Hochdeutsch».

Diese Antworten von Hand zu lesen und zu ordnen kostet Stunden. Deshalb bleiben sie oft liegen, und das Programm der nächsten Saison entsteht aus dem Bauchgefühl. Das ist schade, denn Ihr Publikum hat Ihnen etwas gesagt.

Eine KI kann Freitexte nach Themen gruppieren und zusammenfassen. Sie ersetzt aber nicht Ihr Urteil: Was Sie ändern, hängt von Ihren Zielen, Ihrem Budget und Ihrem Auftrag ab, und nicht davon, was am häufigsten genannt wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fragen klären. Notieren Sie, was Sie wissen wollen: Welche Veranstaltungsarten fehlen? Wann kommt das Publikum? Was stört? Ohne Frage gibt es keine nützliche Auswertung.

1. Antworten sammeln und bereinigen. Legen Sie alle Freitexte in eine Tabelle, eine Antwort pro Zeile. Entfernen Sie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.

1. Mehrdeutiges markieren. Antworten wie «alles gut» oder «ok» bringen nichts. Lassen Sie sie drin, aber rechnen Sie nicht damit.

1. Themen vorschlagen lassen. Geben Sie der KI die Antworten in Portionen von etwa 50 und bitten Sie um Themengruppen (Vorlage unten).

1. Gruppen an den Originalen prüfen. Ziehen Sie aus jeder Gruppe fünf zufällige Antworten und prüfen Sie, ob sie wirklich zum Thema passen. Prüfen Sie auch Antworten, die in keine Gruppe passen.

1. Zählen Sie selbst. Lassen Sie die KI jede Antwort einer Gruppe zuordnen und zählen Sie in der Tabelle. Eine Zählung im Fliesstext ist nicht verlässlich.

1. Ergebnisse einordnen. Notieren Sie, wer geantwortet hat. Wer Ihr Haus nie besucht, hat nicht geantwortet. Das Bild ist verzerrt, und Sie sollten das offen sagen.

1. Entscheidungen ableiten. Legen Sie drei bis fünf Massnahmen fest, etwa «Sonntagsmatinee testen». Halten Sie fest, woran Sie in der nächsten Saison merken, ob es sich bewährt.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einem Schweizer Kulturhaus, Freitextantworten einer Publikumsbefragung zu ordnen.

Hier sind [Zahl] Antworten, jede mit einer Nummer:
[Nummer: Antworttext, eine pro Zeile]

Aufgabe:
1. Bilde 4 bis 8 Themengruppen (z. B. Programmwünsche, Preise, Service, Zeiten).
2. Ordne jede Antwort genau einer Hauptgruppe zu. Gib eine Tabelle mit Spalten «Nummer», «Gruppe», «Kurzbegründung».
3. Nenne pro Gruppe zwei wörtliche Beispiele aus den Antworten mit Nummer.
4. Antworten, die zu keiner Gruppe passen, führe unter «Sonstiges».
5. Rate nicht. Wenn eine Antwort unklar ist, schreibe «unklar».
Zähle nichts im Fliesstext; ich zähle selbst anhand deiner Tabelle.

Passen Sie die Themen an Ihr Haus an. Wenn Sie schon eigene Kategorien haben, geben Sie diese vor, damit die Gruppen vergleichbar bleiben.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Antworten können Personen erkennbar machen, etwa durch Angaben wie «als Mutter von drei Kindern in Brugg». Das Datenschutzgesetz (DSG) schützt Personendaten. Anonymisieren Sie vor der Eingabe und klären Sie, ob Sie den Dienst für solche Daten verwenden dürfen.
• Verzerrung: Wer antwortet, ist nicht das ganze Publikum. Schreiben Sie das in den Bericht, statt Prozentzahlen als Wahrheit zu verkaufen.
• Zusammenfassungsfehler: Zusammenfassungen lassen gern Randthemen weg. Lesen Sie deshalb auch «Sonstiges». Mehr zu diesem Risiko: Zusammenfassungen mit Auslassungen.
• Kleine Stichproben: Bei 30 Antworten sagt kein Muster viel. Deuten Sie vorsichtig.
• Kein Automatismus: Ein Programm nur nach Häufigkeit zu planen, macht es beliebig. Ihre künstlerische Linie zählt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Kleintheater in Luzern erhält 140 Rückmeldungen. Die Geschäftsführerin lässt die Freitexte in vier Portionen ordnen. Vorher hat sie nur das Gefühl, dass «irgendwie viel zur Pause kam».

Nachher liegt eine Tabelle vor: Themen sind Programmwünsche, Pausenorganisation, Sitzkomfort, Preise. In der Gruppe Pause finden sich 23 Antworten, die sie selbst nachzählt. Beim Stichprobenlesen merkt sie, dass drei Antworten zu «Sitzkomfort» falsch einsortiert waren. Sie korrigiert und beschliesst zwei Massnahmen: eine längere Pause bei Stücken über zwei Stunden und ein Probe-Sonntag mit Familienstück. Im Jahresbericht schreibt sie ehrlich, dass nur ein Teil des Publikums geantwortet hat.

Aus der Auswertung entsteht idealerweise ein kurzer Bericht von einer Seite: Fragestellung, Zahl der Antworten, drei Hauptthemen mit je einem Originalzitat, geplante Massnahmen. Diesen Bericht können Sie dem Vorstand oder dem Gemeinderat zeigen. Er ist belegbar, weil jede Aussage auf Ihre Tabelle zurückgeht und nicht auf die Zusammenfassung der KI.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Antworten auswerten will, braucht dazu Grundwissen in Tabellen und Datenverständnis. Die Kursauswahl KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort umfasst Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie Bürokommunikation, jeweils mit KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Damit lernen Sie, Ergebnisse nachvollziehbar aufzubereiten. Ein fertiges Auswertungswerkzeug für Kulturhäuser ist das nicht, und die Programmentscheidung nimmt Ihnen niemand ab.

Häufige Fragen

Wie viele Antworten brauche ich mindestens?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Ab etwa 50 Freitexten lohnt sich ein Ordnen mit KI, darunter lesen Sie die Antworten besser selbst. Bei wenigen Rückmeldungen sind sie oft ohnehin aufschlussreicher im Original.

Darf ich Besucherfeedback in einen KI-Dienst hochladen?

Wenn die Antworten keine Personendaten enthalten, ist das unkritisch. Enthalten sie welche, müssen Sie die Regeln des Datenschutzes beachten und die Daten möglichst vorher anonymisieren. Prüfen Sie im Zweifel mit Ihrer Datenschutzstelle.

Kann die KI Stimmungen erkennen?

Sie schätzt Tonlagen wie zufrieden oder verärgert, liegt aber bei Ironie, Mundart und kurzen Sätzen oft daneben. Verlassen Sie sich bei wichtigen Aussagen auf den Originaltext.