KI im Handwerk: Womit fange ich ohne IT-Wissen an?

Das Problem

Tagsüber sind Sie auf der Baustelle oder in der Werkstatt. Abends warten Offerten, E-Mails, Rapporte und Rechnungen. Das Büro frisst die Zeit, die eigentlich für Familie oder Erholung gedacht war. Überall heisst es, KI könne helfen. Doch wo fängt man an, wenn man kein Computerprofi ist?

Viele Handwerksbetriebe scheitern nicht an der Technik, sondern am Einstieg. Man probiert alles gleichzeitig aus, ist nach zwei Abenden enttäuscht und lässt es wieder bleiben. Oder man hat Angst, etwas falsch zu machen, etwa mit Kundendaten.

Dabei braucht es keine Programmierkenntnisse. Ein KI-Assistent, also ein Programm, mit dem Sie in normaler Sprache schreiben und das Texte für Sie entwirft, lässt sich so einfach bedienen wie ein E-Mail-Programm. Entscheidend ist, mit der richtigen Aufgabe zu beginnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie eine Woche lang Ihre Büroarbeiten auf. Notieren Sie auf einem Zettel neben dem Bürotisch jede Aufgabe und die ungefähre Zeit: «Offerte Badezimmer Meier, 45 Minuten», «Antwort auf Reklamation, 20 Minuten». Nach einer Woche sehen Sie, wo die Zeit hingeht. Mehr Ideen dazu bei Zeitfresser im Büro finden.

1. Wählen Sie eine Aufgabe nach drei Kriterien. Sie kommt oft vor, sie besteht vor allem aus Schreiben, und ein Fehler wäre nicht dramatisch, weil Sie den Text ohnehin vor dem Versand lesen. Typische Kandidaten sind Offerten, Kundenantworten, Terminverschiebungen oder Arbeitsrapporte.

1. Wählen Sie ein Werkzeug. Für den Anfang genügt ein bekannter KI-Assistent im Browser oder als App auf dem Handy. Viele bieten eine kostenlose Version. Lesen Sie vorher, ob Ihre Eingaben zum Training verwendet werden, und schalten Sie das wenn möglich aus. Hilfe bei der Auswahl bietet Kostenlose KI-Werkzeuge im Handwerk.

1. Üben Sie mit einem erfundenen Beispiel. Nehmen Sie eine alte Offerte und ersetzen Sie Namen, Adresse und Telefonnummer durch Fantasieangaben. Geben Sie der KI Ihre Stichworte und bitten Sie um einen Entwurf. Nutzen Sie dafür die Vorlage unten.

1. Vergleichen Sie mit Ihrer bisherigen Arbeit. Ist der Entwurf verständlich? Stimmen Fachbegriffe? Fehlt etwas? Notieren Sie, was Sie ändern mussten. Daraus lernen Sie, was Sie der KI beim nächsten Mal dazu sagen sollten.

1. Legen Sie Regeln für Kundendaten fest. Geben Sie in kostenlose Werkzeuge keine vollständigen Kundenadressen, Telefonnummern oder Rechnungsbeträge mit Namen ein. Arbeiten Sie mit Platzhaltern wie [Kunde] und setzen Sie die echten Angaben erst im eigenen Programm ein. Details unter Kundendaten und KI im Handwerk.

1. Testen Sie zwei Wochen lang. Nutzen Sie die KI für jede Aufgabe dieser Art. Messen Sie grob die Zeit. Speichern Sie gute Prompts, also Ihre Anweisungen an die KI, in einem Dokument, damit Sie sie wiederverwenden können.

1. Entscheiden Sie dann über den nächsten Schritt. Hat es Zeit gespart? Dann nehmen Sie eine zweite Aufgabe dazu oder zeigen es einer Mitarbeiterin. Wenn nicht, prüfen Sie, ob die Aufgabe ungeeignet war, und versuchen Sie eine andere.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Büroassistenz in einem Schweizer Handwerksbetrieb.
Unser Betrieb: [z. B. Malergeschäft mit 6 Mitarbeitenden im Kanton Luzern]
Aufgabe: [z. B. Antwort an einen Kunden, der einen Termin für eine Offertbesichtigung möchte]
Meine Stichworte: [z. B. freie Termine Dienstag oder Donnerstag Nachmittag, Besichtigung dauert ca. 30 Minuten, kostenlos]
Ton: freundlich, kurz, Sie-Form, Deutsch (Schweiz), «ss» statt Eszett.
Schreibe einen Entwurf mit höchstens 120 Wörtern. Verwende [Kunde] als Platzhalter für den Namen.
Frage mich nach, wenn dir eine wichtige Angabe fehlt, statt etwas zu erfinden.

Ersetzen Sie Betrieb, Aufgabe und Stichworte durch Ihre eigene Situation und speichern Sie die gelungene Fassung als Vorlage für das nächste Mal.

Worauf Sie achten müssen

• Die KI kann sich irren. Sie formuliert überzeugend, auch wenn etwas nicht stimmt. Prüfen Sie Masse, Preise, Normen und Termine immer selbst.
• Keine erfundenen Fachangaben: Fragen Sie eine KI nicht nach verbindlichen Vorschriften oder Normen, ohne die Antwort in der offiziellen Quelle nachzulesen.
• Datenschutz: Kundendaten sind Personendaten. Das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt einen sorgfältigen Umgang. Arbeiten Sie mit Platzhaltern.
• Kosten im Blick: Kostenlose Versionen haben oft Grenzen. Bezahlen Sie erst, wenn Sie wissen, dass Sie das Werkzeug regelmässig nutzen.
• Verantwortung bleibt bei Ihnen: Was Sie an Kundschaft schicken, verantworten Sie. Lesen Sie jeden Text vor dem Versand.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Plattenleger in Sursee mit vier Mitarbeitenden verbrachte jeden Abend über eine Stunde mit Kundenmails. Seine Frau, die das Büro mitmacht, notierte eine Woche lang alle Aufgaben. Ergebnis: Fast die Hälfte der Bürozeit ging für kurze Antworten auf Anfragen drauf.

Sie begannen mit genau dieser Aufgabe. Für typische Anfragen legten sie fünf Prompts an, etwa für Besichtigungstermine oder Rückfragen zu Plattenmustern. Nach zwei Wochen schrieben sie die Antworten deutlich schneller, weil der Entwurf schon stand und nur noch angepasst werden musste. Als Nächstes nehmen sie sich die Offerten vor.

So hilft Ihnen Alpasana

Mit der KI-Beratung und digitalen Transformation nimmt Alpasana die Abläufe in Ihrem Betrieb auf, analysiert, wo KI sinnvoll ist, priorisiert die Vorhaben und erstellt einen Umsetzungsplan. Auf Wunsch werden auch digitale Workflows und Automatisierungen entwickelt und die Umsetzung dokumentiert.

Gerade wenn Sie im Betrieb niemanden haben, der sich um IT kümmert, kann das den Einstieg erleichtern: Sie wissen danach, mit welcher Aufgabe Sie beginnen und was als Nächstes folgt. Für die Weiterbildung des Teams kann die Lernplattform absofort einbezogen werden. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Brauche ich einen neuen Computer?

In der Regel nicht. Die meisten KI-Assistenten laufen im Browser oder als App auf dem Handy. Eine stabile Internetverbindung genügt.

Was kostet das?

Viele Werkzeuge haben eine kostenlose Version, die für den Einstieg reicht. Bezahlversionen kosten meist einen monatlichen Betrag pro Person; vergleichen Sie die aktuellen Preise auf den Websites der Anbieter.

Soll ich meine Mitarbeitenden gleich mit einbeziehen?

Fangen Sie selbst an, damit Sie erklären können, was funktioniert. Sobald die erste Aufgabe läuft, zeigen Sie es einer interessierten Person im Team. Gemeinsame Regeln für Kundendaten sollten aber von Anfang an gelten.