Bestellmengen im Detailhandel mit KI besser vorbereiten

Das Problem

Sie möchten vermeiden, dass beliebte Artikel fehlen und andere lange liegen bleiben. Ein ausverkaufter Bestseller bedeutet entgangenen Umsatz und enttäuschte Kundschaft. Ein überfülltes Lager bindet Geld, braucht Platz und führt am Ende zu Rabatten. Sie bestellen meist nach Erfahrung und Bauchgefühl, und das klappt unterschiedlich gut.

Die Daten wären da: Kassensystem, Lagerführung und Bestellhistorie. Aber sie sind verstreut, und Zeit zum Auswerten fehlt. Zudem hängt die Nachfrage von vielem ab: Saison, Wetter, Aktionen, Feiertage, Trends, Lieferzeiten.

KI kann Zahlen verdichten, Durchschnitte berechnen und Bestellvorschläge in Spannen formulieren. Sie ersetzt nicht Ihr Gespür für Kundschaft und Markt, aber sie liefert eine bessere Ausgangsbasis, besonders bei vielen Artikeln.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie die Artikelgruppe. Beginnen Sie mit einer Kategorie, bei der Fehlbestände oder Ladenhüter besonders stören, und nicht mit dem ganzen Sortiment.
2. Sammeln Sie die Daten. Pro Artikel: Verkäufe pro Woche oder Monat (mindestens ein Jahr, damit Saison sichtbar wird), aktueller Bestand, Lieferzeit, Mindestbestellmenge, Verpackungseinheit, laufende Bestellungen, geplante Aktionen. Prüfen Sie die Qualität, siehe Artikelstammdaten bereinigen.
3. Bereinigen Sie Sonderfälle. Markieren Sie Zeiträume mit Aktionen, Lieferausfällen oder Schliessungen, weil sie das Bild verzerren.
4. Legen Sie Ziele fest. Wie viele Wochen Reichweite sollen Sie im Lager haben? Wie viel Sicherheitsbestand brauchen Sie bei langen Lieferzeiten? Das sind Ihre Entscheidungen, abhängig von Kosten und Risiko.
5. Lassen Sie Vorschläge berechnen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI berechnet pro Artikel Durchschnittsverkauf, Reichweite und einen Bestellvorschlag als Spanne. Siehe auch Meldebestand berechnen.
6. Prüfen Sie die Rechnung. Rechnen Sie zwei bis drei Artikel selbst nach. KI kann sich bei vielen Zahlen verrechnen. Für grosse Listen nutzen Sie eine Tabellenkalkulation.
7. Ergänzen Sie Ihr Wissen. Aktionen, Trends, Wetterprognose, Feiertage und Lieferantenhinweise ändern die Nachfrage. Passen Sie die Vorschläge an.
8. Bestellen Sie und lernen Sie. Notieren Sie Bestellung und tatsächlichen Verkauf. Nach einigen Wochen sehen Sie, wie gut die Planung trifft, und verbessern sie.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie Bestellvorschläge berechnen. Verwenden Sie nur Artikel- und Mengenzahlen.

Du hilfst einem Detailhandelsgeschäft in der Schweiz ([Branche]) bei der Vorbereitung von Bestellungen. Du machst Vorschläge, keine Prognose mit Sicherheit.

Artikeldaten (Artikel | Verkäufe der letzten [Anzahl] Wochen pro Woche | aktueller Bestand | Lieferzeit in Tagen | Mindestbestellmenge | Verpackungseinheit | laufende Bestellung | geplante Aktion):
[Tabelle]

Meine Ziele: Reichweite [Anzahl] Wochen, Sicherheitsbestand bei langer Lieferzeit: [Regel]
Besonderheiten der kommenden Wochen: [z. B. Feiertag, Aktion, Wetter]

Aufgabe:
1. Berechne pro Artikel den durchschnittlichen Wochenverkauf und die aktuelle Reichweite in Wochen. Zeige den Rechenweg.
2. Schlage eine Bestellmenge als Spanne vor (unten/oben), gerundet auf Verpackungseinheit und Mindestbestellmenge.
3. Markiere Artikel, die voraussichtlich knapp werden, und solche mit Überbestand.
4. Nenne Artikel mit zu dünner Datenlage.
Regeln: Verwende nur meine Zahlen. Erfinde keine Verkaufsdaten, Trends oder Preise. Weise auf Annahmen hin. Es wird nichts bestellt, ich entscheide.

Wenden Sie die Vorschläge nicht blind an. Artikelwissen und Erfahrung entscheiden über die endgültige Menge.

Beispiel einer Bestellrechnung (erfundene Werte)

Worauf Sie achten müssen

• Vergangenheit ist nicht Zukunft. Trends, Aktionen und Wetter verändern die Nachfrage. Behandeln Sie Vorschläge als Ausgangspunkt.
• KI kann sich verrechnen. Prüfen Sie Berechnungen stichprobenartig oder rechnen Sie in einer Tabellenkalkulation. Fehler in Mengen sind teuer.
• Datenqualität ist entscheidend. Falsche Bestände oder doppelte Artikel verfälschen alles. Bereinigen Sie zuerst Stammdaten und Bestände, siehe Inventurdifferenzen untersuchen.
• Kapital und Platz. Mehr Bestand bindet Geld und Raum. Wägen Sie Verfügbarkeit gegen Lagerkosten ab.
• Vertrauliche Zahlen. Einkaufspreise und Umsätze sind Geschäftsgeheimnisse. Verwenden Sie nur Mengen oder prüfen Sie das Werkzeug. Hinweise zum Datenschutz bei Personendaten bietet der EDÖB.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Spielwarengeschäft in Zofingen hat vor Weihnachten regelmässig Lücken bei beliebten Artikeln, während andere liegen bleiben. Frau Müller aus dem Büro bereitet die Bestellung für eine Kategorie vor.

Vorher bestellte das Team nach Erinnerung an das Vorjahr. Nachher exportiert sie Verkäufe, Bestand und Lieferzeiten für 60 Artikel und lässt Reichweiten und Spannen berechnen. Die Auswertung zeigt, dass drei Bestseller bei langen Lieferzeiten bald ausgehen und sieben Artikel für Monate reichen.

Sie bestellt die drei Bestseller grosszügiger, verzichtet bei den sieben und passt aufgrund einer geplanten Aktion eine Menge an. Im Dezember sind die Bestseller verfügbar, und im Lager liegt weniger Totbestand.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation nimmt Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale und hilft, Vorhaben zu priorisieren. Dazu gehören digitale Workflows und Automatisierungen sowie Schnittstellen und die Verbindung von Systemen, etwa damit Kassen- und Lagerdaten regelmässig für Auswertungen bereitstehen.

Wie viel Bestand Sie halten wollen, entscheiden Sie. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie viele Daten brauche ich?

Mindestens ein Jahr pro Artikel, damit Saisonmuster sichtbar sind. Für neue Artikel fehlen Daten, dort bestellen Sie vorsichtig und nach Erfahrung.

Kann die KI automatisch bestellen?

Technisch möglich, aber nicht empfehlenswert, solange Daten und Regeln nicht verlässlich sind. Beginnen Sie mit Vorschlägen und prüfen Sie jede Bestellung.

Was ist mit Ladenhütern?

Die Auswertung zeigt auch Artikel mit sehr hoher Reichweite. Überlegen Sie Aktionen oder Rückgabe an Lieferanten. Siehe Ladenhüter.