Inventurdifferenzen mit KI systematisch untersuchen

Das Problem

Die Jahresinventur ist geschafft, die Zahlen sind im Kassensystem. Dann der Schreck: Bei vielen Artikeln stimmt der gezählte Bestand nicht mit dem gebuchten überein. Mal fehlen ein paar Stück, mal sind es mehr als gedacht. In der Summe geht es um einen spürbaren Betrag.

Der erste Gedanke ist oft Diebstahl. Doch in vielen Fällen liegen die Ursachen woanders: ein falsch gebuchter Wareneingang, eine Packung, die als Stück erfasst wurde, zerbrochene Ware, die nie ausgebucht wurde. Wer nur auf Diebstahl schaut, übersieht die eigentlichen Lücken im Ablauf.

Eine lange Inventurliste von Hand zu durchsuchen, ist mühsam. Eine KI kann Muster schneller sichtbar machen. Die Detektivarbeit vor Ort bleibt aber Ihre.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Diese Checkliste führt Sie durch die Untersuchung:

1. Inventurliste exportieren: Exportieren Sie aus Ihrem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem eine Liste mit Artikelnummer, Bezeichnung, Warengruppe, Lieferant, Sollbestand, Istbestand, Differenz und Einkaufspreis.
2. Daten bereinigen: Entfernen Sie Kundendaten und Namen von Mitarbeitenden. Prüfen Sie, ob Einheiten einheitlich sind. Hinweise zur Datenqualität bietet Datenqualität bei KI.
3. Auswertung anfordern: Laden Sie die Liste in ein freigegebenes KI-Werkzeug oder nutzen Sie eine Excel-KI-Funktion. Verwenden Sie die Vorlage unten.
4. Muster ansehen: Achten Sie auf Häufungen: Betreffen die Differenzen bestimmte Warengruppen, Lieferanten, Lagerorte oder Artikel mit ähnlichen Nummern?
5. Grösste Posten zuerst: Konzentrieren Sie sich auf die Artikel mit dem höchsten Differenzwert in Franken, nicht nur auf die grösste Stückzahl.
6. Belege prüfen: Vergleichen Sie für auffällige Artikel Lieferscheine, Wareneingangsbuchungen und Retouren. Fehler beim Wareneingang sind häufig, siehe Wareneingang prüfen.
7. Kassendaten ansehen: Prüfen Sie, ob ähnliche Artikel an der Kasse verwechselt werden, etwa zwei Sorten mit gleichem Preis. Hilfe bietet Kassenberichte auswerten.
8. Nachzählen: Zählen Sie auffällige Artikel nochmals, idealerweise durch eine andere Person.
9. Massnahmen festlegen: Halten Sie fest, welche Abläufe Sie ändern, etwa Ausbuchen von Bruch, Doppelkontrolle beim Wareneingang oder klarere Artikelbezeichnungen.

Vorlage zum Kopieren

Ich lade eine Inventurliste unseres Ladens hoch (ohne Personen- oder Kundendaten).
Spalten: [Artikelnummer, Bezeichnung, Warengruppe, Lieferant, Soll, Ist, Differenz Stück, Einkaufspreis CHF]
Bitte:
1. Berechne die Differenz in CHF pro Artikel und sortiere absteigend nach Betrag.
2. Fasse die Differenzen nach Warengruppe und nach Lieferant zusammen.
3. Zeige Artikel mit auffälligen Mustern, z. B. Differenzen, die genau einer Packungsgrösse entsprechen,
   positive und negative Differenzen bei ähnlichen Artikeln, sehr hohe Abweichungen.
4. Nenne zu jedem Muster mögliche Ursachen im Ablauf und eine konkrete Prüfung.
Ziehe keine Schlüsse über einzelne Personen. Nenne mir die Zeilenzahl, die du ausgewertet hast.

Passen Sie die Spaltennamen an Ihren Export an; die Frage nach der Zeilenzahl zeigt, ob die KI die ganze Liste berücksichtigt hat.

Einfach erklärt

Eine Inventurdifferenz ist der Unterschied zwischen dem Bestand, der laut System vorhanden sein sollte (Soll), und dem, was tatsächlich gezählt wurde (Ist). Typische Ursachen und ihre Spuren in den Daten:

Worauf Sie achten müssen

• Keine Verdächtigungen aus Daten: Eine KI-Auswertung kann Muster zeigen, aber keine Schuld belegen. Ziehen Sie keine Schlüsse über einzelne Mitarbeitende allein aufgrund von Daten.
• Datenschutz: Wenn Sie Auswertungen nach Kassenpersonal oder Schichten machen, sind das Personendaten. Überwachung am Arbeitsplatz ist in der Schweiz nur eingeschränkt erlaubt; klären Sie das im Einzelfall fachlich.
• Rechenfehler: Bei grossen Listen kann sich eine KI verrechnen oder Zeilen auslassen. Prüfen Sie Summen mit Excel und vergleichen Sie die Zeilenzahl.
• Vertrauliche Daten: Einkaufspreise und Lieferantenangaben sind Geschäftsgeheimnisse. Nutzen Sie nur Werkzeuge, die Ihr Betrieb dafür freigegeben hat.
• Buchhaltung einbeziehen: Die Bewertung von Inventurdifferenzen hat Auswirkungen auf den Jahresabschluss. Besprechen Sie grössere Abweichungen mit Ihrer Treuhänderin.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Getränkehandel in der Region Biel stellte bei der Inventur Differenzen bei über hundert Artikeln fest. Der Inhaber vermutete zuerst Diebstahl im Lager.

Vorher hätte er wohl eine Kamera installiert und das Team befragt. Nachher liess er die Inventurliste mit der Vorlage auswerten. Die KI zeigte, dass viele Differenzen genau 6 oder 24 Flaschen betrugen. Beim Abgleich mit den Lieferscheinen stellte sich heraus, dass bei einem Lieferanten Kartons als Einzelflaschen gebucht worden waren und umgekehrt. Nach der Korrektur im Artikelstamm blieben nur wenige echte Abweichungen übrig.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Tabellen und Auswertungen mit KI vorbereiten möchte, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie Einkauf und die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen.

Sie üben an praktischen Aufgaben, Ergebnisse kritisch zu prüfen und KI verantwortungsvoll einzusetzen. Ein KI-Lerncoach begleitet Sie, und der Abschluss ist verifizierbar.

Häufige Fragen

Kann die KI mir sagen, wie hoch Inventurdifferenzen normal sind?

Allgemeine Richtwerte aus einer KI sind unzuverlässig und passen selten zu Ihrem Sortiment. Vergleichen Sie lieber Ihre eigenen Zahlen über mehrere Jahre und sprechen Sie mit Ihrem Branchenverband oder Ihrer Treuhänderin.

Wie oft sollte ich Inventur machen?

Neben der jährlichen Inventur helfen kleinere Zwischeninventuren bei Artikeln mit häufigen Differenzen. So entdecken Sie Fehler im Ablauf früher.

Was mache ich, wenn ich wirklich Diebstahl vermute?

Prüfen Sie zuerst Abläufe und Sicherungsmassnahmen. Bei einem konkreten Verdacht holen Sie fachlichen Rat ein, bevor Sie Mitarbeitende überwachen oder befragen, und wenden sich gegebenenfalls an die Polizei.