KI-Regeln für den Coiffeursalon: Eine einfache Teamvorlage

Das Problem

In Ihrem Salon nutzen einzelne Mitarbeitende KI, um Texte für Social Media zu schreiben, Termine zu planen oder Preislisten zu formulieren. Manche tippen dabei Kundennamen, Telefonnummern oder Farbrezepturen in einen Chatbot, ohne zu wissen, was damit passiert. Die Chefin hat keinen Überblick, und niemand weiss, was erlaubt ist.

Im Salon gibt es viele persönliche Angaben: Namen, Telefonnummern, Termine, Fotos, Haar- und Gesundheitsangaben wie Allergien. Solche Daten gehören geschützt. Gleichzeitig ist KI nützlich, etwa für Texte oder Planung. Ein Verbot hilft meist wenig, denn Menschen nutzen praktische Werkzeuge ohnehin.

Mit einer einfachen Teamvorlage regeln Sie, was sinnvoll ist und was nicht. Sie braucht keine Juristensprache, sondern wenige klare Sätze.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestandsaufnahme machen. Fragen Sie das Team freundlich: Wer nutzt KI wofür? Was hilft, was macht Sorgen? Das zeigt, welche Regeln wirklich gebraucht werden. Siehe auch KI-Richtlinie: Vorlage.

1. Erlaubte Aufgaben festlegen. Zum Beispiel: Texte für Social Media entwerfen, Terminerinnerungen formulieren, Preislisten und Aushänge schreiben, Ideen für Aktionen sammeln. Diese Aufgaben enthalten meist keine Kundendaten.

1. Verbotene Angaben benennen. Namen, Telefonnummern, Mailadressen, Fotos von Kundinnen, Farbkarten mit Kundenbezug, Allergie- und Gesundheitsangaben gehören nicht in KI-Dienste, die der Salon nicht freigegeben hat. Eine Ampel mit drei Stufen hilft: grün (erlaubt), gelb (nur nach Rückfrage), rot (nie).

1. Prüfregel für Ergebnisse festlegen. Alles, was nach aussen geht, liest eine Person gegen, bevor es veröffentlicht oder verschickt wird. Besonders Preise, Öffnungszeiten, Produktaussagen und Namen von Personen.

1. Freigegebene Dienste bestimmen. Legen Sie fest, welche KI-Dienste im Salon verwendet werden dürfen und mit welchem Konto, Firmenkonto statt privatem Konto. Das schafft Übersicht.

1. Ansprechperson benennen. Wer beantwortet Fragen? Wer entscheidet im Zweifel? Eine Person, bei der man schnell nachfragen kann, verhindert Fehler.

1. Mit KI die Vorlage entwerfen. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Mit der Vorlage unten lassen Sie sich eine einseitige Regelung in einfacher Sprache entwerfen. Geben Sie keine Kundendaten ein. Passen Sie den Text an Ihren Salon an.

1. Im Team besprechen und aushängen. Lesen Sie die Regeln gemeinsam, beantworten Sie Fragen und hängen Sie sie im Personalraum auf. Prüfen Sie nach einem halben Jahr, ob sie noch passen. Eine Anregung bietet KI-Richtlinie als einseitiger Aushang.

Vorlage zum Kopieren

Ich leite einen Coiffeursalon mit [Anzahl] Mitarbeitenden und möchte eine einfache KI-Regelung für das Team erstellen.
Wofür wir KI nutzen möchten: [z. B. Social-Media-Texte, Terminerinnerungen, Aushänge, Ideen].
Welche Daten besonders geschützt sind: [z. B. Kundennamen, Telefonnummern, Fotos, Farbkarten, Allergieangaben].
Bitte erstelle mir eine einseitige Regelung in einfacher Sprache mit:
1. erlaubten Aufgaben,
2. Angaben, die nie in KI eingegeben werden,
3. einer Prüfregel für Texte, die nach aussen gehen,
4. einer Ansprechperson für Fragen (Platzhalter),
5. einer Ampel mit den Stufen grün, gelb und rot.
Erfinde keine Gesetzesartikel und gib keine Rechtsberatung. Verwende die Anrede «Sie» für das Team.

Ersetzen Sie die Platzhalter und lassen Sie die Regelung bei Bedarf fachlich prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz im Salon. Kundendaten sind Personendaten, Angaben zu Allergien oder Gesundheit sind besonders heikel. Die Grundsätze des Schweizer Datenschutzgesetzes gelten auch hier. Ob zusätzliche Massnahmen nötig sind, klären Sie im Einzelfall mit einer Fachperson. Allgemeine Informationen bietet der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte.
• Fotos brauchen Einwilligung. Bilder von Kundinnen dürfen nur mit ihrem Einverständnis für den vereinbarten Zweck verwendet werden, siehe Vorher-Nachher-Fotos und Datenschutz.
• Keine Fachberatung durch KI. Fragen zu Haarpflege, Unverträglichkeiten oder Produktwirkungen gehören zur Fachperson.
• KI-Texte prüfen. Sie können fehlerhafte Angaben oder unpassende Töne enthalten. Prüfen Sie Texte, bevor sie veröffentlicht werden.
• Regeln leben. Ohne Besprechung und Nachfragen bleibt das Blatt wirkungslos. Fragen Sie im Alltag nach.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: In einem Salon in Aarau mit fünf Mitarbeitenden fällt auf, dass eine Lernende Kundenfotos in eine Bild-KI hochgeladen hat, um «Frisuren zu simulieren». Die Inhaberin ist erschrocken. Frau Müller, die für die Administration zuständig ist, soll eine Regelung vorbereiten.

Mit der Vorlage entsteht eine einseitige Teamregel mit einer Ampel. Im Team wird sie besprochen, und die Lernende erklärt, wie sie es gemeint hatte. Das Ergebnis: Fotos von Kundinnen nur mit Einverständnis und nicht in KI-Dienste, Social-Media-Texte erlaubt, Ansprechperson ist die Inhaberin. Das Blatt hängt im Personalraum.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort bietet Online-Weiterbildung von Grundlagen an, mit Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und verantwortungsbewusstem Umgang mit Unternehmensdaten. Lernen geschieht im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

So lässt sich das Verständnis im Team stärken, damit Regeln im Alltag gelebt werden. Eine rechtliche Prüfung Ihrer Regeln ersetzt das nicht.

Häufige Fragen

Sollen wir KI im Salon einfach verbieten?

Ein Verbot wird oft umgangen. Klare Regeln mit einer erlaubten Nutzung sind meist wirksamer. Mehr dazu: KI-Verbot oder sichere Alternative.

Dürfen Mitarbeitende private KI-Konten nutzen?

Besser nicht für Geschäftsaufgaben. Legen Sie fest, welche Konten erlaubt sind, und trennen Sie private und geschäftliche Nutzung.

Wie oft soll ich die Regeln überprüfen?

Mindestens einmal pro Jahr und bei neuen Diensten oder Vorfällen. Besprechen Sie sie auch mit neuen Mitarbeitenden.

Muss ich Kundinnen über KI informieren?

Wenn Personendaten verarbeitet werden oder KI Texte an Kundschaft erzeugt, kann Transparenz angezeigt sein. Klären Sie Einzelfragen mit einer Fachperson.