Bankbriefe mit KI verständlicher schreiben

Das Problem

«Gestützt auf Ziffer 12 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen teilen wir Ihnen mit, dass sich die Konditionen Ihrer Kontobeziehung mit Wirkung per 1. Januar anpassen.» Wer so einen Satz erhält, liest ihn zweimal und versteht trotzdem nicht, was er tun muss. Muss er etwas unterschreiben? Wird es teurer? Hat er ein Widerspruchsrecht?

Bankbriefe sind oft rechtlich korrekt, aber schwer lesbar. Sie enthalten Fachbegriffe, lange Sätze, Verweise auf Reglemente und verstecken das Wichtigste in der Mitte. Folge: Kundinnen und Kunden rufen an, fragen nach oder schieben den Brief weg und verpassen eine Frist.

Für Mitarbeitende in Banken, Finanzinstituten und Beratungsbüros ist das eine Daueraufgabe: Briefe verständlich machen, ohne die rechtlichen Aussagen zu verfälschen. Eine KI kann beim sprachlichen Überarbeiten helfen. Aber der Inhalt, die Zahlen und rechtlich relevante Hinweise stammen aus dem freigegebenen Original, und eine zuständige Person prüft jede Änderung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel des Briefs bestimmen. Was soll die Leserin nach dem Lesen wissen oder tun? Schreiben Sie es in einem Satz auf, etwa: «Kundin soll wissen, dass die Gebühr steigt und bis wann sie widersprechen kann.»

1. Pflichtinhalte festhalten. Markieren Sie im Original alles, was rechtlich oder fachlich vorgeschrieben ist: Fristen, Hinweise auf Rechte, Beträge, Verweise. Das darf nicht verändert werden.

1. Zielgruppe kennen. Schreiben Sie für Personen ohne Bankkenntnisse? Für ältere Kundschaft? Für Firmenkunden? Das bestimmt Länge und Wortwahl.

1. Text anonymisieren. Ersetzen Sie Namen, Kontonummern und persönliche Angaben durch Platzhalter. Nutzen Sie nur Werkzeuge, die Ihre Bank freigegeben hat. Siehe Bankgeheimnis und KI.

1. Überarbeiten lassen. Kopieren Sie die Vorlage unten, fügen Sie den Brief ein und lassen Sie ihn in einfacher Sprache neu fassen. Verlangen Sie, dass Pflichtinhalte unverändert bleiben.

1. Vergleichen. Legen Sie Original und Entwurf nebeneinander. Stimmen Beträge, Daten, Fristen und rechtliche Hinweise? Wurde etwas weggelassen oder umgedeutet?

1. Verständlichkeit testen. Lassen Sie eine Person, die nicht bei der Bank arbeitet, den Brief lesen. Kann sie sagen, was sie tun muss?

1. Freigabe einholen. Rechtsabteilung oder Compliance prüft gegebenenfalls den neuen Text. Briefvorlagen dürfen oft nur nach interner Freigabe geändert werden.

1. Vorlage pflegen. Speichern Sie die verbesserte Fassung als Vorlage und halten Sie Version und Datum fest.

Vorlage zum Kopieren

Du überarbeitest für eine Schweizer Bank einen Kundenbrief in einfache Sprache. Du darfst keine Fakten, Zahlen, Fristen oder rechtlichen Hinweise verändern, hinzufügen oder weglassen. Alle Angaben sind anonymisiert.

Original des Briefs:
[Text einfügen]

Wichtigste Aussage, die ankommen muss: [ein Satz]
Pflichtinhalte, die wörtlich erhalten bleiben müssen: [z. B. Frist 30 Tage, Hinweis auf Widerspruchsrecht, Betrag]
Zielgruppe: [z. B. Privatkundschaft ohne Bankkenntnisse]

Aufgabe:
1. Schreibe den Brief neu: kurze Sätze (höchstens 18 Wörter), Alltagswörter, Fachbegriffe in Klammern erklärt, Absätze mit Zwischentiteln.
2. Beginne mit der wichtigsten Aussage und dem, was die Kundin tun muss.
3. Liste danach unter «Prüfhinweise» alle Stellen auf, an denen du den Inhalt verändern oder kürzen musstest.
Sprache: Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung, freundlich und sachlich.

Fügen Sie die Pflichtinhalte wörtlich in die Vorlage ein. So kann die KI sie nicht versehentlich umformulieren.

Worauf Sie achten müssen

• Pflichtangaben nicht verändern: Vorgeschriebene Hinweise müssen vollständig und unverändert bleiben. Eine KI darf sie nicht umformulieren. Siehe Nur bereitgestellte Informationen nutzen.
• Bankgeheimnis und Datenschutz: Kundenbriefe enthalten vertrauliche Angaben. Ohne freigegebenes Werkzeug gehören sie nicht in öffentliche KI-Dienste.
• Zahlen prüfen: KI vertauscht und rundet Zahlen. Kontrollieren Sie jeden Betrag und jedes Datum.
• Vereinfachung ist nicht Verharmlosung: «Die Gebühr steigt leicht» ist riskant, wenn sie um 40 Prozent steigt. Bleiben Sie präzise.
• Interne Freigabe: Briefe an Kundschaft unterliegen meist Freigabeprozessen. Halten Sie sich daran.
• Mehrsprachigkeit: Übersetzungen von Bankbriefen müssen geprüft werden. Eine KI-Übersetzung ersetzt keine fachliche Kontrolle.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Regionalbank in Thun informiert Kundschaft über neue Kontogebühren. Der juristisch geprüfte Brief umfasst zwei Seiten, und im Kundendienst gehen viele Anrufe ein. Die Verantwortliche für Kundenkommunikation entscheidet, den Brief zu überarbeiten, ohne den Inhalt zu verändern.

Sie markiert Betrag, Datum und den Hinweis auf das Widerspruchsrecht als Pflichtinhalte und gibt den anonymisierten Text in die Vorlage. Die KI liefert eine kürzere Fassung mit Zwischentiteln. Beim Vergleich fällt auf, dass sie eine Frist abgeschwächt hat. Die Verantwortliche korrigiert das, und die Rechtsabteilung gibt den Text frei. Nach dem Versand sinkt die Zahl der Rückfragen spürbar, schätzt das Team. Genaue Zahlen hat es nicht erhoben.

So hilft Ihnen Alpasana

Klare Aufträge führen zu besseren Textentwürfen. Im Online-Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format einzusetzen und Ergebnisse zu prüfen. Datenschutz wird berücksichtigt, der Kurs braucht keine Programmierkenntnisse und endet mit einem Zertifikat.

Eine rechtliche Prüfung von Bankbriefen gehört nicht dazu. Dafür sind Compliance und Rechtsdienst Ihres Hauses zuständig.

Häufige Fragen

Darf die KI Fachbegriffe ersetzen?

Sie darf sie erklären, aber vorgeschriebene Begriffe müssen oft stehen bleiben. Setzen Sie die Erklärung in Klammern dahinter, statt den Begriff zu streichen.

Wie lang darf ein Kundenbrief sein?

So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Eine Seite ist ideal, wenn alle Pflichtinhalte Platz haben. Alles Weitere gehört in eine Beilage.

Kann die KI auch Antworten auf Kundenreklamationen formulieren?

Sie kann Entwürfe liefern, die Sie prüfen. Eine Vorlage für Zahlungsreklamationen finden Sie bei Zahlungsreklamation Vorlage.