Projektmanagement mit KI: Vertrauliche Daten schützen

Das Problem

Projektunterlagen enthalten viel Heikles: Namen von Kundinnen, Verträge, Preise, Pläne, interne Einschätzungen. Wer Zeit sparen will, kopiert schnell einen Statusbericht in ein KI-Programm und lässt ihn zusammenfassen.

Dabei verlassen Daten möglicherweise Ihren Betrieb. Je nach Werkzeug und Einstellung werden Eingaben auf Servern im Ausland verarbeitet und unter Umständen gespeichert. Ob sie auch zum Training verwendet werden, hängt vom Anbieter und vom Vertrag ab.

Das heisst nicht, dass Sie auf KI verzichten müssen. Mit einigen einfachen Regeln lässt sich viel sicher erledigen. Eine KI ist ein Programm, das Texte versteht und schreibt; entscheidend ist, was Sie ihm zeigen.

Gerade im Projektmanagement ist die Versuchung gross, denn hier fällt viel Text an: Protokolle, Statusberichte, Offerten, Risikolisten. Genau diese Texte enthalten aber oft die empfindlichsten Informationen eines Betriebs. Darum lohnt es sich, einmal klare Spielregeln für das Team festzulegen, statt jedes Mal neu zu entscheiden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Regeln im Betrieb erfragen: Gibt es eine KI-Richtlinie oder eine Liste freigegebener Werkzeuge? Wenn ja, gilt sie. Wenn nein, fragen Sie Ihre Vorgesetzte oder die IT, bevor Sie loslegen.
2. Daten einteilen: Sortieren Sie in drei Gruppen: unkritisch (öffentliche Informationen), vertraulich (interne Zahlen, Verträge, Kundenbezug), besonders sensibel (Personendaten wie Gesundheit, Löhne, Beurteilungen).
3. Entscheiden, was in welches Werkzeug darf: Nur unkritische Daten gehören in frei verfügbare Werkzeuge. Vertrauliches nur in Werkzeuge mit Firmenvertrag, nach Freigabe.
4. Anonymisieren: Ersetzen Sie Namen, Adressen, Firmennamen und genaue Beträge durch Platzhalter wie [Kunde A], [Betrag] oder [Standort].
5. Nur das Nötige eingeben: Fügen Sie nur den Textausschnitt ein, den Sie für die Aufgabe brauchen, nicht das ganze Dokument.
6. Einstellungen prüfen: Kontrollieren Sie im Werkzeug, ob der Verlauf gespeichert und für Training genutzt wird, und schalten Sie ab, was möglich ist.
7. Ergebnis prüfen: Prüfen Sie, ob in der Antwort versehentlich noch Namen oder Details stehen, bevor Sie sie weiterleiten.
8. Platzhalter zurücksetzen: Setzen Sie die echten Angaben erst im eigenen Dokument wieder ein, nicht im KI-Werkzeug.
9. Vorfall melden: Wenn doch etwas Falsches eingegeben wurde, melden Sie das sofort der verantwortlichen Stelle. Schnelles Melden begrenzt den Schaden.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte folgenden Projektauszug zusammenfassen. Alle Namen und Beträge sind durch Platzhalter ersetzt.
Auszug: [anonymisierter Text]
Aufgabe: Fasse die Lage in fünf Sätzen für die Geschäftsleitung zusammen, Deutsch (Schweiz). Nenne offene Risiken in drei Stichworten.
Wichtig: Verwende ausschliesslich meine Platzhalter, ergänze keine Namen oder Zahlen und rate keine Hintergründe.

Dazu eine zweite Vorlage, mit der Sie Ihre Unterlagen vor der Eingabe prüfen lassen, ohne Inhalte preiszugeben:

Hier ist eine Liste der Arten von Angaben in meinem Dokument (ohne die Angaben selbst): [z. B. Kundennamen, Offertpreise, Projektpläne, Mitarbeiternamen]. Schlage vor, wie ich sie anonymisieren kann und welche ich besser gar nicht eingebe.

Passen Sie die Platzhalter an Ihre Unterlagen an; die Warnzeile im ersten Prompt lassen Sie stehen.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlicher Rahmen: In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG), das den Umgang mit Personendaten regelt. Bei Kundschaft in der EU kann zusätzlich die DSGVO relevant sein. Was das für Ihren Betrieb heisst, prüft eine Fachperson im Einzelfall.
• Geschäftsgeheimnisse: Auch ohne Personendaten können Verträge, Preise und Strategien schützenswert sein. Vertragliche Geheimhaltungspflichten gelten auch gegenüber KI-Anbietern.
• Auftraggeber fragen: Manche Kunden verbieten die Weitergabe an Dritte oder verlangen eine Zustimmung. Lesen Sie die Verträge.
• Anonymisierung ist nicht perfekt: Auch ohne Namen kann man aus Details auf Personen oder Firmen schliessen, etwa bei kleinen Orten oder seltenen Funktionen.
• Private Konten: Nutzen Sie für Geschäftliches keine privaten KI-Konten, wenn Ihr Betrieb das nicht erlaubt hat.
• Externe Projektpartner: Wenn Subunternehmer oder Kunden Zugriff auf Ihre KI-Ergebnisse oder geteilte Projekte haben, sehen sie unter Umständen mehr, als Sie denken. Prüfen Sie die Freigaben.
• Fotos und Dateien: Auch Anhänge, Bildschirmfotos und Sitzungsaufnahmen enthalten oft vertrauliche Angaben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Projektassistentin in einem Ingenieurbüro in Winterthur möchte einen 12-seitigen Projektbericht für die Sitzung zusammenfassen. Der Bericht enthält Namen von Bauherren, Preise und Beanstandungen von Behörden.

Vorher: Sie kopiert den ganzen Bericht in ein frei verfügbares KI-Programm. Niemand weiss, wo die Daten landen.

Nachher: Sie klärt mit der IT, welches Werkzeug freigegeben ist. Sie ersetzt Namen durch Rollen, kürzt auf die relevanten Abschnitte und lässt die Zusammenfassung erstellen. Die Angaben setzt sie danach im Word-Dokument wieder ein. Der Aufwand beträgt rund zehn Minuten.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team solche Regeln versteht und anwendet, bietet absofort mit KI-Weiterbildung für Unternehmen Online-Kurse von Grundlagen bis zum Diplomlehrgang an. Datenschutz mit Schweizer Praxisbezug und der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte. Bei EU-Bezug wird auch der EU AI Act behandelt.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Eine Vorlage für Regeln im Betrieb finden Sie in KI-Richtlinie für KMU.

Häufige Fragen

Darf ich Projektnamen in KI-Tools eingeben?

Das hängt vom Projekt. Interne Codenamen sind meist unkritisch, echte Kundennamen können vertraulich sein. Fragen Sie im Zweifel nach.

Reicht es, Namen zu ersetzen?

Oft nicht ganz. Prüfen Sie, ob Beträge, Orte, Daten oder seltene Details Rückschlüsse erlauben. Je kleiner der Kreis, desto leichter ist jemand erkennbar.

Sind bezahlte KI-Abos automatisch sicher?

Nein. Ein Bezahlabo allein sagt nichts über Datenverwendung. Lesen Sie die Bedingungen oder fragen Sie die IT. Firmenverträge enthalten oft strengere Zusagen als private Konten.

Gibt es eine einfache Faustregel für den Alltag?

Ja: Fragen Sie sich vor dem Einfügen, ob Sie den Text auch im öffentlichen Aushang akzeptieren würden. Wenn nicht, anonymisieren Sie oder lassen Sie es sein. Bei besonders sensiblen Angaben wie Löhnen oder Gesundheitsdaten gilt: nicht eingeben.

Was tun, wenn ich versehentlich Vertrauliches eingegeben habe?

Löschen Sie den Verlauf, soweit möglich, und melden Sie den Vorfall intern. Wie ein Betrieb damit umgeht, beschreibt KI-Richtlinie: Verstoss, Vorgehen.