Spitex-Touren mit KI planen: Welche Angaben braucht es?

Das Problem

Morgens um sieben liegt die Einsatzliste der Spitex auf dem Tisch: 38 Besuche, 7 Mitarbeitende, einer krank. Herr Ammann braucht um 8 Uhr Hilfe beim Aufstehen und Insulin, Frau Roth erwartet eine Wundversorgung vor 9 Uhr, zwei Klienten müssen zu zweit gelagert werden, und für einen Verbandswechsel braucht es eine diplomierte Pflegefachperson.

Die Planerin jongliert Zeitfenster, Fachanforderungen, Wege und Wünsche. Fällt jemand aus oder kommt ein Notfall dazu, beginnt alles von vorn. Fehler haben Folgen: verspätete Besuche, unpassendes Personal, Hetze und Unzufriedenheit bei Klienten und Team.

Eine KI kann beim Ordnen und Prüfen helfen: Sie sortiert Angaben, findet Widersprüche und schlägt Varianten vor. Sie kennt aber weder die Klientinnen noch das Team und kann Fachlichkeit nicht beurteilen. Eine Tourenplanung ohne Fachwissen und ohne Datenschutz wäre riskant. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben es braucht und wo die Grenzen liegen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rahmen klären. Dürfen KI-Werkzeuge für die Planung eingesetzt werden? Welche sind freigegeben? Klären Sie das mit Leitung und Datenschutzverantwortlicher, bevor Sie beginnen.

1. Einsätze beschreiben. Pro Einsatz brauchen Sie: Zeitfenster, Dauer, Art der Leistung, nötige Qualifikation, besondere Anforderungen (zu zweit, Schlüssel, Haustiere), Wünsche der Klientin. Verwenden Sie Kennungen statt Namen.

1. Personal beschreiben. Pro Mitarbeitende: Arbeitszeit, Qualifikation, Fahrzeug, Einsatzgebiet, Pausenregeln. Auch hier mit Kürzeln.

1. Wege und Zeiten erfassen. Fahrzeiten zwischen den Einsätzen, Parksituation, Besonderheiten. Fahrzeiten sind Schätzungen, planen Sie Puffer.

1. Checkliste prüfen. Ist alles vollständig? Nutzen Sie die Vorlage unten, um Lücken zu finden, bevor Sie planen.

1. Entwurf prüfen lassen. Lassen Sie die KI einen Planentwurf auf Widersprüche prüfen: überschnittene Zeiten, fehlende Qualifikation, zu knappe Wege, Pausenverstösse.

1. Fachlich entscheiden. Die Einsatzleitung prüft den Plan: Passt die Person zur Aufgabe? Gibt es Kontinuität bei sensiblen Klienten? Stimmen Arbeitszeitregeln?

1. Anpassen und auswerten. Passen Sie bei Ausfällen an, halten Sie Verspätungen fest und lernen Sie daraus für die nächste Planung.

Vorlage zum Kopieren

Diese Checkliste können Sie vor der Planung durchgehen oder mit der KI auf Vollständigkeit prüfen:

Du unterstützt die Einsatzleitung einer Schweizer Spitex bei der Prüfung einer Tourenplanung. Die Angaben enthalten keine Namen, nur Kennungen (K1, K2 …; M1, M2 …). Du planst nichts endgültig, sondern findest Lücken und Widersprüche.

Einsätze (Kennung | Zeitfenster | Dauer | Leistung | nötige Qualifikation | Besonderes):
[Liste]
Mitarbeitende (Kennung | Arbeitszeit | Qualifikation | Fahrzeug | Gebiet):
[Liste]
Fahrzeiten (Richtwerte): [Angaben]
Regeln: [z. B. Pausen, maximale Arbeitszeit, Kontinuität bei bestimmten Klienten]

Aufgabe:
1. Nenne Einsätze, bei denen Angaben fehlen (Zeitfenster, Dauer, Qualifikation).
2. Prüfe den folgenden Planentwurf auf: Zeitüberschneidungen, fehlende Qualifikation, zu knappe Wege, Pausenverstösse. Nenne jeden Befund mit Kennung.
3. Nenne Einsätze, die als kritisch gelten sollten (enges Zeitfenster, Medikamentengabe), und stelle Rückfragen.
4. Mache keine fachlichen Beurteilungen und ändere nichts am Plan.
Planentwurf: [Tabelle]

Setzen Sie die Angaben ein und prüfen Sie jeden Befund selbst; die KI zeigt Lücken, die Einteilung entscheiden Sie.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Klienten- und Mitarbeiterdaten sind Personendaten, bei Klienten teils Gesundheitsdaten. Arbeiten Sie mit Kennungen und in freigegebenen Systemen. Siehe Patientendaten und KI.
• Fachliche Verantwortung: Wer welchen Einsatz übernimmt, entscheidet die Einsatzleitung nach fachlichen Kriterien. Die KI kennt Qualifikationen und Situationen nicht.
• Arbeitsrecht: Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten richten sich nach Gesetz und Vertrag. Prüfen Sie sie selbst oder mit einer Fachperson. Siehe Dienstplan mit KI prüfen.
• Kontinuität und Beziehung: Menschen, die Pflege brauchen, schätzen vertraute Gesichter. Das lässt sich in einer Tabelle kaum abbilden, die Einsatzleitung berücksichtigt es.
• Puffer einplanen: Verkehr, Notfälle und längere Gespräche kommen vor. Planen Sie nicht auf die Minute.
• Eigene Tourenplanungssoftware: Spezialisierte Systeme sind für die Planung oft besser geeignet als allgemeine KI. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb ein solches System hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Spitex-Organisation im Zürcher Oberland plant ihre Touren mit einer Excel-Liste. Jeden Morgen kommt es zu Änderungen, und die Einsatzleiterin übersieht ab und zu, dass für einen Einsatz eine diplomierte Pflegefachperson nötig ist.

Gemeinsam mit der Geschäftsleitung klärt sie die Regeln und anonymisiert die Listen mit Kennungen. Die Planerin legt eine Checkliste an und lässt die KI Planentwürfe auf Widersprüche prüfen. Beim ersten Test meldet die KI zwei Einsätze ohne Dauer, einen Doppelbesuch ohne zweite Person und eine zu knappe Fahrzeit.

Die Einsatzleiterin korrigiert den Plan und passt die Reihenfolge an. Vorher fielen solche Fehler erst während des Einsatzes auf, nachher bereits am Vorabend. Die Kontinuität bei Menschen mit Demenz bleibt ihre Entscheidung. Für ähnliche Fragen bei Lieferfahrten hilft Tourenplanung im Transport.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Planungsprozesse in Ihrer Organisation analysieren und digitale Unterstützung prüfen möchten, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Beschrieben sind unter anderem das Aufnehmen von Prozessen, das Analysieren von KI-Potenzialen, das Entwickeln digitaler Workflows und das Verbinden von Systemen.

Projekte werden individuell offeriert. Fachliche Pflegeplanung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bleiben bei Ihrer Organisation.

Häufige Fragen

Kann die KI die Touren selbst planen?

Sie kann Entwürfe vorschlagen und prüfen, aber für die Planung eignen sich spezialisierte Systeme besser. Die Einsatzleitung entscheidet am Ende, weil sie Menschen und Situationen kennt.

Welche Daten brauche ich für die Planung?

Zeitfenster, Dauer, Leistungsart, Qualifikation, Besonderheiten, Personal und Wege. Namen und Gesundheitsdaten sind für die Prüfung durch eine KI nicht nötig.

Was, wenn kurzfristig jemand ausfällt?

Dann braucht es schnelle Entscheide. Eine vorbereitete Prioritätenliste hilft: Welche Einsätze sind zeitkritisch, welche können verschoben werden? Die Entscheidung trifft die Einsatzleitung.