Spesenabrechnungen mit KI gegen interne Regeln prüfen

Das Problem

Jeden Monat landen Spesenabrechnungen auf dem Tisch der Buchhaltung: Zugbillette, Mittagessen mit Kunden, Parkgebühren, Hotel, Material, vielleicht ein Kilometergeld. Manche Belege fehlen, andere sind unleserlich, bei einigen steht ein Betrag, der nicht zum Reglement passt. Die Buchhalterin muss alles prüfen und dabei freundlich bleiben.

Die Arbeit ist mühsam und heikel. Wer zu streng prüft, verärgert Kolleginnen. Wer zu locker ist, riskiert Fehler in der Buchhaltung und bei der Mehrwertsteuer. Dazu kommt: Die Regeln stehen in einem Reglement, das nicht alle im Kopf haben, und nicht jede Abrechnung folgt derselben Form.

Eine KI kann beim Abgleichen helfen. Sie liest die Abrechnung und das Reglement und listet auf, wo etwas fehlt oder abweicht. Sie ersetzt nicht das Urteil, ob eine Ausgabe geschäftlich begründet ist, und kennt die Umstände nicht, die manchmal eine Ausnahme rechtfertigen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Reglement bereitstellen. Legen Sie das aktuelle Spesenreglement bereit: Was ist erlaubt, welche Höchstbeträge gelten, welche Belege braucht es, wer genehmigt? Ist es unklar oder veraltet, bringen Sie es zuerst in Ordnung.

1. Reglement als Prüfliste ausformulieren. Lassen Sie sich aus dem Reglement eine Liste mit Prüffragen erstellen, zum Beispiel «Ist für jeden Betrag ab CHF 20 ein Beleg vorhanden?». Prüfen Sie die Liste gegen das Reglement.

1. Abrechnung vorbereiten. Übertragen Sie die Positionen in eine Tabelle: Datum, Art, Betrag, Beleg vorhanden (ja/nein), Zweck. Entfernen Sie Namen und Kontodaten. Siehe Buchhaltungsdaten und Datenschutz.

1. Prüfung durchführen lassen. Geben Sie Prüfliste und Tabelle in die KI und verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie eine Liste der Abweichungen mit Begründung und Rückfrage.

1. Ergebnis kontrollieren. Prüfen Sie jede Abweichung selbst. Die KI kann Reglementsstellen falsch anwenden oder Belege nicht sehen.

1. Rückfragen höflich stellen. Fragen Sie nach, statt zu verdächtigen: «Zu Position 4 fehlt mir der Beleg. Können Sie ihn nachreichen?» Lassen Sie sich von der KI freundliche Formulierungen vorschlagen.

1. Ausnahmen entscheiden. Wer darf Abweichungen genehmigen? Notieren Sie Entscheid und Begründung.

1. Buchen und ablegen. Nach der Freigabe buchen Sie und legen Abrechnung samt Belegen ab. Beachten Sie die Aufbewahrungspflichten und Ihre interne Regel.

1. Reglement verbessern. Wiederkehrende Unklarheiten zeigen, wo das Reglement angepasst werden sollte.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Buchhaltung eines Schweizer KMU bei der Prüfung von Spesenabrechnungen. Du arbeitest mit gekürzten Angaben (keine Namen, keine Kontodaten).

Auszug aus dem Spesenreglement:
[Regeln einfügen, z. B. Beleg ab CHF 20; Mittagessen höchstens CHF 30 pro Person; Hotelübernachtung nur mit Genehmigung]

Abrechnung (Tabelle): Nr. | Datum | Art | Betrag CHF | Beleg vorhanden | Zweck
[Tabelle einfügen]

Aufgabe:
1. Liste alle Positionen, die gegen das Reglement verstossen könnten, mit Begründung (Regel, Betrag).
2. Liste Positionen mit fehlendem Beleg oder unklarem Zweck.
3. Formuliere zu jeder Auffälligkeit eine freundliche Rückfrage an die einreichende Person.
Regeln: Du beurteilst nicht, ob jemand etwas falsch gemacht hat. Wende nur die genannten Regeln an.
Rechne Summen nicht neu. Wenn eine Regel nicht eindeutig ist, schreibe «Regel unklar».

Passen Sie das Reglement an. Verwenden Sie die Regeln Ihres Betriebs, die Beispielbeträge sind erfunden.

Worauf Sie achten müssen

• Respekt: Mitarbeitende sollen sich nicht überwacht fühlen. Erklären Sie, dass die Prüfung der Ordnung in der Buchhaltung dient.
• Datenschutz: Spesen können Aufschluss über Gesundheit, Reisegewohnheiten oder Privates geben. Verwenden Sie nur das Nötige, und prüfen Sie, welche Werkzeuge erlaubt sind. Im Arbeitsverhältnis dürfen Daten nur im Rahmen der Eignung und der Vertragsdurchführung bearbeitet werden (Art. 328b OR).
• Reglement ist massgebend: Die KI kennt nur, was Sie ihr geben. Aktualisieren Sie das Reglement.
• Steuerfolgen: Spesenregelungen können steuerliche Auswirkungen haben. Klären Sie diese mit Ihrer Treuhandstelle. Die KI soll keine steuerrechtliche Beurteilung abgeben.
• Fehleinschätzung durch KI: Sie kann Belege falsch lesen oder Beträge verwechseln. Prüfen Sie Belege im Zweifel selbst.
• Gleichbehandlung: Wenden Sie dieselben Regeln auf alle an. Die Prüfliste hilft, Willkür zu vermeiden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Chur mit 22 Mitarbeitenden hat ein Spesenreglement von drei Seiten. Die Sachbearbeiterin Frau Janka lässt aus dem Reglement eine Prüfliste mit zwölf Fragen erstellen und gleicht sie mit dem Reglement ab. Zwei Fragen musste sie korrigieren.

Bei der monatlichen Prüfung gibt sie die Tabelle der Abrechnung eines Projektleiters ein. Die KI findet zwei fehlende Belege, ein Mittagessen über der Höchstgrenze und ein unklares «Kundengeschenk». Frau Janka schickt drei freundliche Rückfragen. Das Mittagessen war mit einem Kunden und wird genehmigt, die fehlenden Belege werden nachgereicht. Beim Auswerten merkt sie, dass das Reglement keine Regel zu Kundengeschenken hat, und schlägt der Geschäftsleitung eine vor.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei absofort finden Sie unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Büro- und Buchhaltungsaufgaben: Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Bürokommunikation, Excel, Datenverständnis sowie Claude mit Prompt-Bibliothek, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln. Dazu kommen betriebliche KI-Richtlinien, Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Eine Steuer- oder Arbeitsrechtsberatung zu Ihrem Spesenreglement ersetzen die Kurse nicht.

Häufige Fragen

Kann ich einen Chatbot das Spesenreglement erklären lassen?

Ja, das ist ein anderer Anwendungsfall: Mitarbeitende fragen, was erlaubt ist. Eine Idee dazu finden Sie bei Chatbot für das Spesenreglement.

Was, wenn ein Beleg unleserlich ist?

Bitten Sie um einen besseren Beleg oder eine Bestätigung. Lassen Sie nichts «nach Gefühl» durchgehen, aber fragen Sie freundlich.

Dürfen Fotos von Belegen in die KI?

Nur, wenn Werkzeug und Belege dafür geeignet sind. Belege enthalten oft Namen und Kartendaten. Besser arbeiten Sie mit der Tabelle der Positionen und prüfen die Belege selbst.