Behördenbriefe mit KI in einfache Sprache übertragen

Das Problem

Ein Klient bringt einen Brief des Steueramts, der Sozialversicherung oder der Gemeinde mit. Er versteht ihn nicht und hat Angst, etwas falsch zu machen. Sätze wie «Wir verweisen auf Art. 12 Abs. 3 und fordern Sie auf, die Unterlagen innert 10 Tagen nach Zustellung einzureichen» sind für viele Menschen nicht zu entziffern.

In der Sozialberatung kommt dieses Problem täglich vor. Ihre Zeit ist knapp, und gleichzeitig sind Fristen entscheidend: Wer eine Frist verpasst, kann Ansprüche verlieren.

Eine KI kann einen Brief in einfachere Sprache übertragen und die Eckpunkte herausziehen. Das ist eine Verständnishilfe. Wichtig bleibt: Sie gibt keine verbindliche Auskunft, und sie kann Fristen oder Beträge falsch wiedergeben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zulässigkeit klären: Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber den Einsatz von KI mit Klientendaten erlaubt, und wenn ja, mit welchem Werkzeug. Siehe KI in der Sozialarbeit: Schweigepflicht.
2. Brief anonymisieren: Entfernen oder ersetzen Sie Namen, Adressen, AHV-Nummer, Aktenzeichen und andere Daten, die eine Person erkennbar machen. Verwenden Sie Platzhalter wie [Klient] und [Datum].
3. Zweck bestimmen: Was soll die Person nach der Erklärung wissen? Zum Beispiel: Worum geht es, was wird verlangt, bis wann, was passiert sonst?
4. Übertragen lassen: Geben Sie den anonymisierten Text mit der Vorlage unten ein. Verlangen Sie kurze Sätze, keine Fachwörter ohne Erklärung und eine Liste der Fristen.
5. Mit dem Original vergleichen: Kontrollieren Sie Zahlen, Beträge und vor allem Fristen im Originalbrief. Prüfen Sie die Rechtsmittelbelehrung (Hinweis, wie man sich wehren kann) selbst.
6. Offene Fragen sammeln: Notieren Sie, was unklar bleibt, etwa fehlende Unterlagen oder Widersprüche, und klären Sie es mit der Behörde.
7. Gemeinsam besprechen: Gehen Sie die einfache Fassung mit der Person durch und fragen Sie nach, ob sie alles verstanden hat. Der Brief bleibt die verbindliche Grundlage.
8. Nächste Schritte festhalten: Schreiben Sie auf, wer was bis wann tut, und tragen Sie Fristen in den Kalender ein.

Vorlage zum Kopieren

Erkläre den folgenden Behördenbrief in einfacher Sprache für eine Person ohne Vorkenntnisse.
Sprachniveau: kurze Sätze, keine Fachwörter ohne Erklärung. Anrede: «Sie».

Brief (anonymisiert):
[Brieftext mit Platzhaltern einfügen]

Aufgabe:
1. Worum geht es? (2–3 Sätze)
2. Was verlangt die Behörde von der Person? (Liste)
3. Welche Fristen und Termine nennt der Brief? Gib jede Frist wörtlich aus dem Brief wieder und nenne die Stelle.
4. Was passiert, wenn die Person nichts tut? Nenne das nur, wenn es im Brief steht.
5. Welche Fragen bleiben offen oder sind im Brief unklar? (Liste)
6. Erkläre Fachwörter in einem Satz.
Wichtig: Erfinde keine Rechtsauskunft. Wenn etwas nicht im Brief steht, schreibe «steht nicht im Brief».

Fügen Sie den anonymisierten Text ein; die Anweisung, Fristen wörtlich zu zitieren, erleichtert die Kontrolle am Original.

Worauf Sie achten müssen

• Fristen und Beträge: Das sind die Stellen mit dem grössten Schaden bei Fehlern. Prüfen Sie jede Angabe am Original.
• Keine Rechtsberatung: Die KI kann Rechtsfolgen falsch oder zu sicher darstellen. Für Rechtsmittel und Einsprachen holen Sie bei Bedarf eine Rechtsberatung ein.
• Datenschutz: Sozialdaten sind besonders schützenswert. Das revidierte Datenschutzgesetz verlangt besondere Sorgfalt. Informationen bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Geben Sie nie Klartextdaten in ein Werkzeug ein, das nicht freigegeben ist.
• Einfache Sprache heisst nicht rechtsgültig: Die vereinfachte Fassung ist eine Hilfe und kein Ersatz für den Brief.
• Verlust von Nuancen: Einschränkungen und Bedingungen («sofern», «ausser wenn») gehen beim Vereinfachen leicht verloren.
• Sprache der Person: Wenn die Person kaum Deutsch spricht, ist eine Übersetzung oder Dolmetscherin nötig, siehe Mehrsprachige Sozialberatung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Sozialberatungsstelle im Kanton Solothurn brachte eine Klientin ein Schreiben der Krankenkasse über eine Prämienverbilligung mit, das sie nicht verstand.

Vorher erklärte die Beraterin den Brief mündlich und verlor oft Zeit mit Rückfragen. Nachher anonymisierte sie den Text und liess die KI eine einfache Fassung mit Fristenliste erstellen. Beim Vergleich mit dem Original fiel auf, dass die KI eine Frist falsch angegeben hatte. Die Beraterin korrigierte sie und gab der Klientin die geprüfte Fassung mit.

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Häufige Fragen

Darf ich den Brief mit Namen in die KI eingeben?

Nein, nicht ohne klare Erlaubnis und ein geprüftes Werkzeug. Anonymisieren Sie den Brief, und klären Sie die Regeln mit Ihrer Leitung.

Wie gut ist die einfache Fassung?

Sie ist meist verständlicher, aber nicht immer vollständig. Lesen Sie sie neben dem Original und ergänzen Sie, was fehlt.

Was ist mit Briefen in einer anderen Sprache?

Eine Übersetzung durch KI kann helfen, ist aber bei rechtlich wichtigen Schreiben nicht verbindlich. Ziehen Sie bei Bedarf eine Fachperson hinzu.

Kann die KI die Frist ausrechnen?

Sie kann sich dabei irren, besonders bei «ab Zustellung» oder Feiertagen. Rechnen Sie Fristen selbst nach oder fragen Sie bei der Behörde nach.