Aufnahmeformular für eine soziale Institution digitalisieren

Das Problem

Eine soziale Institution im Kanton Aargau nimmt Menschen auf: Beratung, Begleitung, Wohnen, Arbeitsintegration. Zu Beginn füllt man ein Aufnahmeformular aus, auf Papier, oft in Anwesenheit einer Fachperson. Das Formular ist lang, enthält viele Felder, manche doppelt, und wird später von Hand in Akten und Listen übertragen.

Das kostet Zeit und erzeugt Fehler. Für Klientinnen ist das Formular schwer zu verstehen, besonders mit wenig Deutsch oder in belastenden Lebenslagen. Für das Team ist es mühsam, Angaben wiederzufinden.

Ein digitales Aufnahmeformular kann helfen: Pflichtfelder, verständliche Erklärungen, Auswahllisten, Mehrsprachigkeit, direkte Weiterleitung an die zuständige Person. Es braucht aber mehr als ein Webformular. Die Angaben sind besonders schützenswerte Personendaten, und das Berufsgeheimnis gilt. Wer digitalisiert, muss Datenschutz, Zugriff, Speicherort und Verantwortlichkeiten von Anfang an klären.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Analysieren Sie das heutige Formular. Welche Angaben werden wirklich gebraucht, welche sind überflüssig oder doppelt? Fragen Sie die Fachpersonen und, wenn möglich, Klientinnen, was verwirrt.

1. Klären Sie Zweck und Rechtsgrundlage. Wofür werden die Angaben benötigt, wer darf sie sehen, wie lange werden sie aufbewahrt? Das Datenschutzgesetz verlangt, dass nur nötige Daten erhoben werden. Klären Sie das mit der Datenschutzverantwortlichen.

1. Gliedern Sie das Formular. Schritte statt einer langen Liste: Kontakt, Anliegen, Lebenssituation, Einverständnis. Wenige Felder pro Seite, klare Erklärungen, Pflichtfelder nur wo nötig.

1. Lassen Sie KI beim Entwurf helfen. Sie kann Feldtexte vereinfachen, Auswahllisten vorschlagen und Hinweise in einfacher Sprache formulieren, ohne dass echte Daten eingegeben werden. Die Vorlage unten zeigt wie.

1. Planen Sie Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit. Welche Sprachen brauchen Sie? Übersetzungen lassen Sie von kundigen Personen prüfen. Beachten Sie Lesbarkeit am Handy, Kontraste und einfache Bedienung, siehe Mehrsprachige Beratung.

1. Legen Sie Datenschutz und Sicherheit fest. Wo werden Daten gespeichert, wer hat Zugriff, wie wird verschlüsselt, wie sind Löschfristen? Ob Hosting in der Schweiz nötig ist, klären Sie mit der Datenschutzverantwortlichen. Einwilligungen müssen verständlich sein.

1. Setzen Sie einen Prototyp um. Lassen Sie ihn von einer Entwicklerin oder einem Entwicklerteam bauen, zunächst mit Testdaten. Testen Sie mit Mitarbeitenden und nach Möglichkeit mit Betroffenen.

1. Prüfen und passen Sie an. Bleiben Felder leer, werden Fragen missverstanden, bricht jemand ab? Verbessern Sie schrittweise.

1. Führen Sie ein und schulen Sie. Klären Sie, wer das Formular nutzt, was bei Problemen gilt und wie Betroffene ohne Internet aufgenommen werden. Ein Papierweg bleibt für Menschen ohne digitalen Zugang.

Aufbau des digitalen Formulars

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistent für die Gestaltung von Formularen in einer
Schweizer sozialen Institution.
Hier ist die Feldliste unseres bisherigen Aufnahmeformulars (ohne
Daten): [Liste einfügen].
Erstelle für ein digitales Formular: 1. einen Vorschlag zur
Gliederung in 4 bis 5 Schritte, 2. für jedes Feld einen Hinweis in
einfacher Sprache (Anrede «Sie», maximal 15 Wörter),
3. Felder, die man streichen, zusammenlegen oder als freiwillig
kennzeichnen könnte (mit Begründung), 4. fünf Fragen, die wir mit
der Datenschutzverantwortlichen klären sollten.
Gib keine Rechtsauskunft und keine Aussagen zu Pflichtangaben. Es
folgen keine echten Personendaten.

Die Feldliste enthält nur Feldnamen, keine ausgefüllten Formulare. Ergebnisse prüfen Sie fachlich und datenschutzrechtlich.

Worauf Sie achten müssen

• Besonders schützenswerte Daten: Angaben zu Gesundheit, sozialer Hilfe und Lebenslage sind besonders geschützt. Das Datenschutzgesetz verlangt angemessene Sicherheit, Zweckbindung und Transparenz. Informationen bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte. Klären Sie die Anforderungen für Ihre Institution mit Fachleuten.
• Berufsgeheimnis: Fachpersonen unterliegen dem Berufsgeheimnis. Das betrifft auch Speicherung und Zugriff, siehe Berufsgeheimnis und KI.
• Entwicklung mit Testdaten: Entwickelnde sollten mit erfundenen Daten arbeiten, nicht mit echten Fällen.
• Zugang für alle: Nicht alle haben ein Smartphone oder Deutschkenntnisse. Halten Sie einen niederschwelligen Weg offen.
• Verantwortung: Wer das Formular betreibt, bleibt für die Daten verantwortlich, auch wenn eine externe Firma die Technik liefert. Regeln Sie das vertraglich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine soziale Institution im Aargau, die Menschen bei der Arbeitsintegration begleitet, nimmt neue Teilnehmende mit einem vierseitigen Papierformular auf. Mitarbeitende tippen die Angaben ab, und es fehlen oft Kontaktdaten.

Die Leiterin sammelt die Wünsche des Teams. Zusammen mit der Datenschutzverantwortlichen reduziert sie die Felder von 42 auf 19. Die KI hilft, die Hinweise in einfache Sprache zu bringen. Ein Entwicklerteam baut einen Prototyp, den das Team mit erfundenen Daten testet. Der Speicherort, die Zugriffsrechte und die Löschfristen werden schriftlich festgelegt.

Nach dem Pilot gibt es weniger Rückfragen, und das Team spart Erfassungszeit. Für Personen ohne Internet bleibt das Papierformular bestehen.

So hilft Ihnen Alpasana

ready4future ICT bietet ein betreutes ICT-Praxisjahr, in dem Lernende im vierten IMS-Jahr passende digitale Aufgaben für Betriebe umsetzen, darunter interne Web-Tools, Formulare und Onlineanträge. Fachliche Begleitung, Vier-Augen-Prüfung, Senior-Review, Dokumentation und Kundenabnahme sind Teil des beschriebenen Vorgehens, und Ergebnisse werden vor Ihrer Abnahme von einer zweiten Person geprüft.

Als Standard gelten Testdaten, anonymisierte oder synthetische Daten. Das passt zu einem Prototyp. Für den Echtbetrieb mit sensiblen Daten klären Sie Datenschutz und Hosting vorab gesondert. Die Arbeit erfolgt primär remote, die Pakete laufen über zwölf Monate. Ein kostenloses Erstgespräch ist möglich.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Umsetzung?

Das hängt vom Umfang ab. Ein einfacher Prototyp ist schneller möglich als ein Formular mit Anbindung an Fachsysteme. Klären Sie Umfang und Zeitplan im Erstgespräch.

Muss das Formular in der Schweiz gehostet werden?

Ob und unter welchen Bedingungen Daten im Ausland gespeichert werden dürfen, ist eine rechtliche Frage. Klären Sie sie mit der Datenschutzverantwortlichen und dokumentieren Sie die Entscheidung.

Dürfen Klientinnen das Formular zu Hause ausfüllen?

Das ist häufig praktisch, braucht aber klare Erklärungen und einen sicheren Zugang. Bieten Sie immer die Möglichkeit, mit einer Fachperson auszufüllen.

Was ist mit Anträgen und Unterlagen?

Ergänzend hilft Antrag und Unterlagen vorbereiten. Die Einwilligung zur Datenverarbeitung gehört in jedem Fall dazu.