Leistungsverzeichnis Reinigung: Vorlage für Betriebe

Das Problem

Eine Reinigungsfirma erhält eine Anfrage: «Wir brauchen jemanden für unsere Büros und die Treppenhäuser, zweimal pro Woche.» Das klingt klar. Doch nach einigen Wochen kommen die Fragen: «Warum wurden die Fenster nicht geputzt?» – «Wir dachten, die Küche gehört dazu.» – «Der Papierkorb im Sitzungszimmer war voll.» Jede Seite hatte ein anderes Bild im Kopf.

Das Problem ist ein unklarer Leistungsumfang. Was gehört zur Reinigung und was nicht, wie oft, in welcher Qualität? Wenn das nicht schriftlich steht, gibt es Ärger: Kunden sind unzufrieden, das Personal weiss nicht, was zu tun ist, und die Firma arbeitet am Ende für zu wenig Geld oder verliert den Auftrag.

Ein Leistungsverzeichnis schafft Klarheit. Es listet auf, welche Räume gereinigt werden, welche Arbeiten dazugehören und in welchen Abständen. Es hilft bei der Offerte, bei der Einweisung des Teams und bei der Abnahme. Eine KI kann dabei den Rahmen aufbauen und an Dinge erinnern, die man vergisst. Entscheiden müssen Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Objekt besichtigen. Gehen Sie die Räume mit dem Kunden durch. Notieren Sie Raumarten, Flächen, Böden, Besonderheiten wie Glasflächen, Küche, Sanitäranlagen, Treppenhaus, Aussenbereich.

1. Wünsche aufnehmen. Fragen Sie nach Häufigkeit, Zeiten (vor Bürobeginn, abends), Zutritt und besonderen Anforderungen, etwa Hygiene oder empfindliche Böden.

1. Arbeiten pro Raum festlegen. Zum Beispiel: Böden saugen und feucht wischen, Papierkörbe leeren, Oberflächen abwischen, Sanitär reinigen und desinfizieren, Spiegel putzen.

1. Intervalle bestimmen. Täglich, zweimal pro Woche, wöchentlich, monatlich, jährlich. Fenster und Grundreinigungen haben oft eigene Rhythmen.

1. Ausschlüsse nennen. Schreiben Sie auf, was nicht dazu gehört: persönliche Gegenstände, Geräte, Teppichreinigung, Verbrauchsmaterial, wenn es nicht enthalten ist.

1. Tabelle entwerfen lassen. Geben Sie die Angaben in die Vorlage unten, die KI baut daraus ein strukturiertes Verzeichnis und listet offene Fragen.

1. Prüfen und ergänzen. Streichen Sie alles, was Sie nicht anbieten. Ergänzen Sie, was fehlt. Prüfen Sie Zeitaufwand und Kosten selbst, die KI kennt Ihre Kalkulation nicht.

1. Mit dem Kunden abstimmen. Gehen Sie das Verzeichnis gemeinsam durch und lassen Sie es unterschreiben oder per E-Mail bestätigen. Änderungen werden schriftlich nachgetragen.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Betriebsleiterin einer Reinigungsfirma in der Schweiz. Erstelle aus meinen Angaben ein Leistungsverzeichnis als Tabelle.

Objekt: [z. B. Bürogebäude mit 3 Stockwerken, 600 m², in Zofingen]
Räume und Flächen: [Liste, z. B. 12 Büros, 2 Sitzungszimmer, Küche, 3 WC-Anlagen, Treppenhaus, Eingang]
Böden und Materialien: [z. B. Teppich in Büros, Platten im Eingang, Parkett im Sitzungszimmer]
Gewünschte Zeiten: [z. B. Montag und Donnerstag, 18–20 Uhr]
Arbeiten pro Raumart (von uns festgelegt): [Liste]
Intervalle: [täglich / 2× pro Woche / wöchentlich / monatlich / jährlich]
Nicht enthalten: [z. B. Verbrauchsmaterial, Teppichtiefenreinigung, Inventar]
Besonderheiten: [z. B. Zutritt mit Schlüsselübergabe, Alarmanlage]

Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Raum/Bereich | Arbeit | Intervall | Hinweis.
Danach: 1. Eine Liste «Nicht enthaltene Leistungen». 2. Eine Liste «Offene Fragen an den Kunden», zum Beispiel zu Abfallentsorgung, Verbrauchsmaterial, Zutritt, Qualitätsmass.
Regeln: Verwende nur die Angaben oben. Erfinde keine Preise, Zeiten pro Arbeit, Normen oder Zusicherungen. Nutze einfache Sprache.

Ergänzen Sie, was bei Ihnen zum Standard gehört. Eine Reinigungsfirma für Arztpraxen braucht andere Zeilen als eine für Treppenhäuser.

Worauf Sie achten müssen

• Alles prüfen: KI ergänzt «übliche» Arbeiten, die Sie vielleicht nicht anbieten. Löschen Sie solche Zeilen, sonst erwarten Kunden diese Leistungen.
• Zeit und Preis: Der Zeitaufwand pro Raum und Ihre Preise gehören in Ihre Kalkulation. Die KI soll sie nicht schätzen.
• Hygiene und Vorschriften: In Arztpraxen, Küchen und Pflegeeinrichtungen gelten besondere Anforderungen. Klären Sie diese mit dem Kunden und mit Fachstellen, nicht über die KI.
• Reinigungsmittel und Sicherheit: Angaben zu Produkten und Arbeitssicherheit stammen aus Datenblättern und Ihren Vorgaben. Lassen Sie die KI hier nichts empfehlen.
• Zutritt und Schlüssel: Informationen zu Schlüsseln, Alarmcodes oder Zutritt sind vertraulich. Geben Sie sie nie in einen KI-Dienst ein.
• Kundendaten: Für das Verzeichnis brauchen Sie keine Namen von Mitarbeitenden des Kunden. Beschreiben Sie nur Räume und Arbeiten.
• Verträge: Das Verzeichnis ist oft Teil eines Vertrags. Lassen Sie wichtige Verträge juristisch prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine kleine Reinigungsfirma in Zofingen bekommt die Anfrage eines Treuhandbüros mit sechs Räumen. In der Besichtigung notiert die Inhaberin Räume, Böden und Wünsche. Die Vorlage liefert ein Verzeichnis und eine Liste mit offenen Fragen.

Die Liste enthält Fragen, an die sie nicht gedacht hatte: Wer stellt Papierhandtücher und WC-Papier? Wohin kommt der Abfall? Wer schaltet die Alarmanlage ein? Zwei Arbeiten, die die KI vorgeschlagen hatte, streicht sie, weil ihre Firma Teppichreinigung nicht anbietet. Beim Gespräch mit der Kundin klärt sie alles. Die Zeilen mit Fensterreinigung nimmt sie als Option mit eigenem Preis auf. Nach drei Monaten gibt es keine Diskussionen über den Umfang, und neue Mitarbeitende können mit dem Verzeichnis eingewiesen werden.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Verzeichnisse entstehen aus klaren Aufträgen an die KI. Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele einzusetzen, Ergebnisse zu prüfen und den Datenschutz zu berücksichtigen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, wie das Erstellen solcher Verzeichnisse.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse, mit Zertifikat. Was Ihre Leistungen kosten, kalkulieren Sie selbst.

Häufige Fragen

Wie ausführlich muss ein Leistungsverzeichnis sein?

So ausführlich, dass beide Seiten wissen, was geschieht. Für Büros genügen oft zwei Seiten, für Spezialobjekte mehr. Lieber eine Zeile mehr als ein Streit später.

Kann die KI auch den Preis berechnen?

Nein, das sollten Sie nicht ihr überlassen. Preise hängen von Ihren Kosten, Zeiten und Ihrer Kalkulation ab. Die KI kennt diese nicht und kann falsche Zahlen erfinden.

Wie gehe ich mit Sonderwünschen um?

Nehmen Sie sie schriftlich als Ergänzung auf und nennen Sie dazu die Auswirkung auf Preis und Zeit. So bleibt das Verzeichnis aktuell.