Dürfen Polizeibedienstete dienstliche Daten in KI eingeben?

Das Problem

Im Dienst kommt vieles zusammen: Berichte, Notizen, Befragungen, Meldungen, Fotos. Ein KI-Programm könnte Texte straffen, übersetzen, zusammenfassen oder strukturieren. Die Versuchung ist gross, schnell etwas hineinzukopieren, besonders bei Zeitdruck. Kollegen berichten vielleicht, es gehe gut.

Doch was dort eingegeben wird, verlässt unter Umständen den Verantwortungsbereich der Behörde. Es wird bei einem privaten Anbieter verarbeitet, möglicherweise im Ausland, möglicherweise gespeichert. Bei Personendaten, Einsatzinformationen und laufenden Ermittlungen kann das schwerwiegende Folgen haben: für Betroffene, für das Verfahren, für die Sicherheit von Personen und für die Person, die eingegeben hat.

Rechtlich gelten für Behörden besondere Pflichten: Amtsgeheimnis, Dienstpflichten, Datenschutzrecht von Bund und Kantonen. Die Vorgaben unterscheiden sich je nach Korps und Kanton. Diese Seite beschreibt Grundsätze, ersetzt aber keine Weisung und keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vorgaben suchen. Fragen Sie Vorgesetzte, die Rechtsabteilung oder die Datenschutzstelle: Gibt es eine Weisung zur Nutzung von KI? Was ist erlaubt, was verboten? Dokumentieren Sie die Antwort.

1. Nichts eingeben, solange unklar. Bis die Antwort vorliegt, geben Sie keine dienstlichen Inhalte in KI-Werkzeuge ein. Dazu gehören Berichte, Personendaten, Einsatzdetails, Fotos und interne Dokumente.

1. Freigegebene Werkzeuge nutzen. Falls Ihre Behörde ein KI-Werkzeug bereitstellt, nutzen Sie nur dieses, und nur für die vorgesehenen Zwecke. Private Konten und kostenlose Dienste sind für Dienstliches nicht geeignet.

1. Allgemeine Fragen ohne Dienstbezug stellen. Für das Lernen reichen allgemeine Fragen: «Wie schreibe ich einen verständlichen Bericht?», «Wie gliedere ich eine Präsentation zur Prävention?» Dafür brauchen Sie keine Daten.

1. Mit erfundenen Beispielen üben. Wenn Sie Aufgaben üben möchten, verwenden Sie erfundene Fälle ohne Bezug zu echten Personen oder Einsätzen. Mehr dazu bei KI-Rollenspiele in der Ausbildung.

1. Unsicherheit melden. Wenn Sie etwas eingegeben haben und im Nachhinein zweifeln, melden Sie das sofort Ihrer Vorgesetzten oder der Datenschutzstelle. Frühes Melden begrenzt den Schaden.

1. Ergebnisse prüfen. Auch erlaubte Nutzung liefert Fehler. Prüfen Sie jede Ausgabe. Siehe Polizeiberichte mit KI sprachlich prüfen.

1. Mitarbeitende schulen. Besprechen Sie Regeln im Team an Beispielen: «Darf ich das eingeben?» Eine gemeinsame Haltung schützt alle.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage klären Sie die Frage mit Ihrer Dienststelle. Sie enthält keine dienstlichen Inhalte.

Betreff: Anfrage zur Nutzung von KI-Werkzeugen im Dienst

Sehr geehrte Frau [Name der zuständigen Person],

ich möchte mich vergewissern, welche Regeln für die Nutzung von KI-Werkzeugen bei [Korps/Dienststelle] gelten.
Bitte beantworten Sie mir folgende Fragen:
1. Gibt es eine Weisung oder ein Merkblatt zur Nutzung von KI-Werkzeugen?
2. Welche Werkzeuge sind freigegeben, und für welche Zwecke?
3. Welche Arten von Informationen dürfen in solche Werkzeuge eingegeben werden, welche nie?
4. Dürfen KI-Werkzeuge für sprachliche Hilfe bei dienstlichen Texten genutzt werden, und wenn ja, unter welchen Bedingungen?
5. Wohin melde ich, wenn versehentlich Informationen eingegeben wurden?
6. Gibt es Schulungen zum Thema?

Besten Dank und freundliche Grüsse
[Name, Funktion]

Passen Sie Adressaten und Fragen an. Bewahren Sie die Antwort auf und teilen Sie sie dem Team mit.

Worauf Sie achten müssen

• Amtsgeheimnis: Die Verletzung des Amtsgeheimnisses ist im Strafgesetzbuch geregelt (Art. 320 StGB). Was darunter fällt, beurteilen Rechtsabteilung oder Vorgesetzte im Einzelfall.
• Datenschutz: Behörden unterliegen dem Datenschutzrecht von Bund und Kantonen. Das Schweizer Datenschutzgesetz regelt vor allem Bundesorgane und Private, für kantonale und kommunale Organe gilt kantonales Recht. Welche Regeln für Sie gelten, hängt vom Korps ab.
• Sicherheit von Personen: Informationen über Einsätze, Zeugen oder Verdächtige können Menschen gefährden, wenn sie in falsche Hände geraten.
• Verfahrensrechtliche Folgen: Unzulässig bearbeitete Daten können Verfahren belasten. Das ist für die Betroffenen und für die Behörde ein Risiko.
• Auch scheinbar Harmloses: Eine «anonymisierte» Beschreibung kann Personen erkennbar machen. Lassen Sie solche Fragen klären, bevor Sie handeln.
• Private Geräte und Konten: Für Dienstliches sind sie in der Regel nicht vorgesehen. Halten Sie sich an die Vorgaben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein junger Polizist in einem kantonalen Korps hört im Kollegenkreis, dass man Berichte «einfach in ein KI-Chatprogramm kopieren kann». Er hat einen langen Bericht zu einer Auseinandersetzung vor sich, mit Namen und Aussagen. Bevor er etwas tut, fragt er seinen Vorgesetzten.

Der verweist ihn an die Rechtsabteilung. Die Antwort: Aktuell gibt es keine Freigabe für externe Werkzeuge, und Personendaten dürfen nicht eingegeben werden. Der Polizist schreibt den Bericht selbst und übt Formulierungen anhand erfundener Beispiele. Im Teamgespräch erzählt er davon. Mehrere erfahren erstmals, dass die Frage nicht nur technisch, sondern auch rechtlich heikel ist, und das Korps beschliesst, ein Merkblatt zu erarbeiten.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Mitarbeitende wissen, was sie mit KI tun dürfen und was nicht, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Der Online-Kurs behandelt KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte sowie den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Es gibt verifizierbare Abschlüsse, und für Firmenlösungen und Teambuchungen besteht eine Kontaktmöglichkeit.

Das ist ein allgemeines Angebot für Unternehmen und Organisationen. Weisungen der Polizei, Freigaben von Werkzeugen oder eine Rechtsberatung zum Amtsgeheimnis sind nicht Teil davon.

Häufige Fragen

Darf ich allgemeine Fragen an eine KI stellen?

Fragen ohne Dienstbezug und ohne Daten sind unkritisch, etwa zu Schreibtechnik oder Lernmethoden. Sobald Sie Einsatz- oder Personenbezug haben, gelten die Vorgaben Ihrer Dienststelle.

Was, wenn ich aus Versehen etwas eingegeben habe?

Melden Sie es sofort Ihrer Vorgesetzten und der Datenschutzstelle. Ein offener Umgang verhindert grösseren Schaden und wird in der Regel besser bewertet als Verschweigen.

Gilt das auch für Sicherheitsdienste und private Firmen?

Für sie gelten andere Rechtsgrundlagen, aber auch dort sind Vertraulichkeit und Datenschutz zentral. Siehe Videoanalyse im Sicherheitsdienst und Amtsgeheimnis in der Verwaltung.