Passende Stellenbezeichnungen mit KI finden

Das Problem

Frau R. hat 20 Jahre lang in einem Sekretariat gearbeitet. Sie plante Termine, schrieb Protokolle, betreute Kunden am Telefon, bearbeitete Rechnungen und unterstützte den Chef. Auf Stellenportalen sucht sie nach «Sekretärin» und findet wenig. Eine Bekannte sagt ihr: «Heute heisst das Assistenz, Sachbearbeitung, Office Management oder Team Assistant.» Frau R. hatte keine Ahnung.

Das Problem ist häufig: Berufsbezeichnungen ändern sich, Firmen wählen eigene Titel, und englische Begriffe mischen sich mit deutschen. Wer nach dem falschen Wort sucht, übersieht passende Stellen. Das gilt besonders für Menschen, die lange im selben Betrieb waren, nach einer Familienpause zurückkehren oder aus dem Ausland kommen.

Eine KI kann beim Finden von Begriffen helfen: Sie nimmt Ihre Tätigkeitsbeschreibung und schlägt Stellenbezeichnungen, Synonyme und verwandte Berufe vor. Ob diese Titel in der Schweiz üblich sind und zu den Anforderungen passen, müssen Sie anhand echter Anzeigen prüfen. KI kennt den aktuellen Markt nur grob.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben aufschreiben. Notieren Sie in Ihren Worten, was Sie in den letzten Jahren getan haben: Aufgaben, nicht Titel. «Termine koordiniert, Korrespondenz erledigt, Rechnungen geprüft.»

1. Werkzeuge und Kenntnisse ergänzen. Welche Programme, Sprachen und Fachgebiete? Excel, Outlook, SAP, Französisch, Branchenwissen.

1. Stellenwunsch klären. Welche Art von Arbeit möchten Sie künftig? Gleich wie bisher, mehr Verantwortung, etwas anderes? Das beeinflusst die Vorschläge.

1. Persönliche Daten weglassen. Namen, Adressen und Arbeitgebernamen brauchen Sie für diese Suche nicht. Siehe Jobsuche mit KI: Daten schützen.

1. Begriffe mit KI sammeln. Kopieren Sie die Vorlage unten und lassen Sie sich Stellenbezeichnungen, Suchbegriffe und Alternativen auflisten.

1. In Stellenportalen testen. Suchen Sie nach den Begriffen auf Schweizer Stellenportalen und Firmenseiten. Wie viele Treffer? Passen die Aufgabenbeschreibungen zu Ihrer Erfahrung?

1. Anforderungen vergleichen. Lesen Sie einige Anzeigen. Welche Kenntnisse werden verlangt? Wo fehlt Ihnen etwas, wo sind Sie stark? Siehe Stellenprofil mit Erfahrung abgleichen.

1. Liste pflegen. Notieren Sie Titel, die gut passen, und solche, die nicht passen. Ergänzen Sie neue Begriffe aus Anzeigen.

1. Lebenslauf anpassen. Verwenden Sie die üblichen Begriffe in Ihrem Profil, wenn sie ehrlich zu Ihren Aufgaben passen.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, passende Stellenbezeichnungen und Suchbegriffe für die Jobsuche in der Schweiz zu finden. Du erfindest keine Stellenangebote und behauptest nicht, welche Titel aktuell häufig sind. Du machst nur Vorschläge, die ich in Stellenportalen prüfe.

Meine Aufgaben der letzten Jahre (ohne Namen von Firmen und Personen):
[z. B. Termine und Reisen koordiniert, Korrespondenz auf Deutsch und Französisch, Rechnungen erfasst und geprüft, Sitzungen vorbereitet und protokolliert, Telefon und Empfang]
Kenntnisse und Werkzeuge: [z. B. Word, Excel, Outlook, Buchhaltungsprogramm, Französisch fliessend]
Was ich künftig machen möchte: [z. B. ähnliche Aufgaben, gern mit etwas mehr Verantwortung]
Region: [z. B. Raum Aarau/Olten]

Bitte:
1. Nenne 15 mögliche Stellenbezeichnungen (deutsch und, falls verbreitet, englisch), geordnet nach Nähe zu meinen Aufgaben.
2. Nenne 10 Suchbegriffe und Kombinationen, die ich in Stellenportalen ausprobieren kann (z. B. «Assistenz Geschäftsleitung», «Sachbearbeiter Administration»).
3. Nenne drei verwandte Berufsfelder, an die ich vielleicht noch nicht gedacht habe.
4. Weise ausdrücklich darauf hin, was ich selbst prüfen muss.
Sprache: einfach, Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung.

Beschreiben Sie Ihre Aufgaben so konkret wie möglich. Testen Sie die Vorschläge der KI an echten Anzeigen, bevor Sie Ihren Lebenslauf ändern.

Worauf Sie achten müssen

• KI kennt den Markt nur grob: Sie schlägt Titel vor, die es gibt, aber nicht unbedingt solche, die in Ihrer Region verbreitet sind. Testen Sie alles an echten Stellenanzeigen. Siehe KI-Antworten im Büro prüfen.
• Keine Aufwertung ohne Grundlage: Verwenden Sie Titel nur, wenn Ihre Aufgaben dazu passen. Wer sich «Leiterin» nennt, ohne geleitet zu haben, wird im Gespräch Probleme bekommen.
• Anforderungen beachten: Manche Titel setzen Abschlüsse oder Zertifikate voraus. Prüfen Sie, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen oder ob es Alternativen gibt.
• Datenschutz: Geben Sie keine Namen, Adressen oder Arbeitgeber in öffentliche KI-Werkzeuge ein.
• Englische Begriffe: Nicht jeder englische Titel passt zur Schweizer Praxis. Fragen Sie nach, wenn Sie unsicher sind.
• Vielfalt statt Fixierung: Seien Sie offen für Berufsfelder, an die Sie nicht gedacht haben. Mehr dazu: Berufliche Neuorientierung mit KI.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau R., 52, aus Olten sucht nach 20 Jahren im Sekretariat eine neue Stelle, weil ihre Firma schliesst. Sie beschreibt ihre Aufgaben und lässt sich Titel vorschlagen. Die KI nennt «Assistenz der Geschäftsleitung», «Sachbearbeiterin Administration», «Office Managerin» und «Kundenberaterin Innendienst».

Frau R. testet die Begriffe auf zwei Stellenportalen. Bei «Sachbearbeitung Administration» findet sie viermal so viele Treffer wie bei «Sekretärin». Sie liest einige Anzeigen und stellt fest, dass sie die meisten Anforderungen erfüllt. Sie passt ihr Profil an und bewirbt sich auf zwölf Stellen. Nach sieben Wochen hat sie zwei Vorstellungsgespräche. Sie sagt: «Ich hatte nicht gewusst, dass meine Arbeit so viele Namen hat.»

So hilft Ihnen Alpasana

Wer bei der Stellensuche persönliche Unterstützung möchte, findet bei Alpasana unter Job-Coaching und Laufbahnberatung eine Standortbestimmung anhand von CV, Zeugnissen und Diplomen mit Stärkenprofil, Laufbahnberatung mit konkretem Aktionsplan sowie eine Bewerbungsstrategie mit Zielrollen, Suchkanälen, Netzwerken und Wochenplan. Die Begleitung erfolgt durch Nataliya Fiechter (CAS Coaching, Dipl. Jobcoach), auf Deutsch, Ukrainisch und Russisch, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil. Ein kostenloses Kennenlerngespräch ist möglich.

Ob und wie Sie diese Begleitung nutzen, entscheiden Sie. Die Suche nach Stellenbezeichnungen können Sie auch allein beginnen.

Häufige Fragen

Soll ich meinen alten Titel im Lebenslauf ändern?

Nein, den Titel Ihrer früheren Stelle ändern Sie nicht. Sie können aber im Profil oder in der Beschreibung Aufgaben so benennen, wie sie heute üblich sind, solange es stimmt.

Was, wenn die KI Titel vorschlägt, die ich nicht kenne?

Suchen Sie nach der Aufgabenbeschreibung in Anzeigen. Wenn sie zu Ihrer Erfahrung passt, ist der Titel interessant. Sonst lassen Sie ihn weg.

Wie finde ich heraus, welche Titel in meiner Region üblich sind?

Durch Suchen auf Stellenportalen und Firmenseiten in Ihrer Region und das Lesen mehrerer Anzeigen. Weitere Ideen für die Suche: Suchabfragen mit KI entwickeln.