Mitarbeiterbefragung mit KI vorbereiten

Das Problem

Die Geschäftsleitung möchte wissen, wie es dem Team geht. Also muss eine Umfrage her. Doch die erste Fassung ist schnell geschrieben und schlecht: «Sind Sie nicht auch der Meinung, dass unser Betriebsklima gut ist?» Wer so fragt, bekommt höfliche Zustimmung und lernt nichts.

Typische Fehler bei Befragungen sind Fragen, die eine Antwort nahelegen, Fragen mit zwei Themen in einem Satz («Sind Sie mit Lohn und Arbeitszeiten zufrieden?») und zu viele Fragen. Wer 60 Fragen vorlegt, bekommt bei Frage 30 nur noch Standardantworten.

Das grössere Problem liegt aber oft vor der ersten Frage: Niemand hat überlegt, wozu die Umfrage dient. Dann sammeln Sie Antworten, aber es folgt nichts. Das schadet dem Vertrauen mehr als gar keine Umfrage. Eine KI kann beim Formulieren helfen, das Ziel muss aber von Ihnen kommen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen. Was wollen Sie wissen und was tun Sie mit den Antworten? Zum Beispiel: «Wir wollen verstehen, wo die Zusammenarbeit zwischen Büro und Werkstatt hakt, und danach zwei Verbesserungen umsetzen.» Ohne Ziel keine Umfrage.

1. Themen wählen. Wählen Sie drei bis fünf Themen, etwa Arbeitsorganisation, Zusammenarbeit, Führung, Weiterbildung, Belastung. Mehr überfordert.

1. Fragen mit KI entwerfen. Geben Sie Ziel, Themen und Zielgruppe an und verlangen Sie neutrale Fragen mit einer einheitlichen Antwortskala. Nutzen Sie die Vorlage unten. Geben Sie dabei keine Personendaten ein.

1. Fragen auf Fallen prüfen. Lassen Sie die KI Ihre Fragen auf Suggestion, Doppelfragen und schwierige Wörter prüfen. Eine zweite Person liest ebenfalls gegen.

1. Anzahl kürzen. Streichen Sie, bis höchstens 15 bis 25 Fragen bleiben. Pro Thema ein bis zwei Freitextfelder reichen.

1. Anonymität klären. Legen Sie fest, ob die Umfrage anonym ist und wie sie ausgewertet wird, und sagen Sie das offen. Lesen Sie dazu Mitarbeiterbefragung anonym auswerten.

1. Probelauf machen. Lassen Sie drei Personen die Umfrage ausfüllen und sagen, wo sie gestolpert sind. Passen Sie unklare Fragen an.

1. Einladung schreiben. Erklären Sie Zweck, Dauer, Anonymität und was danach geschieht. Mit der KI schreiben Sie eine freundliche Einladung, die Sie selbst prüfen.

1. Rückmeldung zusagen. Planen Sie vorab, wann und wie Sie die Ergebnisse zurückmelden, auch wenn sie unangenehm sind. Das macht die Umfrage glaubwürdig.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Personalverantwortliche eines Schweizer KMU ([Branche], ca. [Zahl] Mitarbeitende) bei einer Mitarbeiterbefragung.

Ziel der Befragung: [z. B. verstehen, wo die Zusammenarbeit zwischen Büro und Werkstatt hakt]
Themen: [z. B. Zusammenarbeit, Arbeitsorganisation, Führung]
Zielgruppe: [z. B. Mitarbeitende mit unterschiedlichem Deutschniveau, teils ohne Computerzugang]

Erstelle 20 Fragen in einfacher Sprache.
Regeln:
- Jede Frage behandelt nur ein Thema.
- Neutral formulieren, keine Antwort nahelegen, keine Fachwörter.
- Einheitliche Skala: «trifft zu / trifft eher zu / trifft eher nicht zu / trifft nicht zu / weiss nicht».
- Füge pro Thema eine offene Frage hinzu.
- Gib am Ende eine Liste möglicher Probleme der Fragen (Suggestion, Doppelfragen).
Verwende keine Namen von Personen.

Passen Sie Ziel, Themen und Zielgruppe an. Wenn Sie schon Fragen haben, geben Sie sie ein und bitten nur um eine Prüfung.

Worauf Sie achten müssen

• Anonymität ehrlich beschreiben: Versprechen Sie nur, was Sie einhalten können. In kleinen Teams sind Antworten schnell einer Person zuzuordnen. Mehr zur Auswertung: Anonym auswerten.
• Keine Personendaten in die KI: Für das Entwerfen brauchen Sie keine Namen oder Antworten. Verwenden Sie die KI nur für die Fragen.
• Datenschutz: Auch Befragungen unterliegen dem Datenschutz. Arbeitgeber dürfen Daten ihrer Mitarbeitenden nur bearbeiten, soweit es um die Eignung für das Arbeitsverhältnis oder dessen Durchführung geht (Art. 328b OR). Lassen Sie sich im Einzelfall beraten.
• Freiwilligkeit: Machen Sie klar, dass niemand zur Teilnahme gedrängt wird, und wer nicht antwortet, hat keine Nachteile.
• Erwartungen: Wer fragt, muss zuhören. Kündigen Sie nur an, was Sie umsetzen können.
• Sprache: Bei mehrsprachigen Teams prüfen Sie, ob alle die Fragen verstehen. Einfache Sprache hilft mehr als Übersetzung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gärtnerei in der Region Thun mit 28 Mitarbeitenden stellt fest, dass im Sommer viele Überstunden anfallen und die Stimmung kippt. Die Geschäftsleiterin Frau Wenger möchte nachfragen, hat aber Bedenken, dass «niemand etwas sagt».

Mit der KI entwirft sie 18 Fragen zu Einsatzplanung, Zusammenarbeit und Erholung. Beim Prüfen erkennt die KI eine Doppelfrage und eine suggestive Formulierung. Eine Gärtnerin liest die Fragen vorab und findet das Wort «Ressourcen» unverständlich. Es wird durch «Personal und Material» ersetzt. Frau Wenger sagt in der Einladung, dass die Umfrage anonym ist und im Teammeeting im September besprochen wird. Die Beteiligung ist hoch, und zwei Verbesserungen werden im nächsten Sommer umgesetzt.

So hilft Ihnen Alpasana

Um KI im Personalalltag sicher einzusetzen, bietet absofort praxisnahe Kurse. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind unter anderem Bürokommunikation, Bewerbung, Recruiting und faire Auswahlvorbereitung sowie betriebliche KI-Richtlinien beschrieben. Dazu kommen Praxisaufgaben mit KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Wählen Sie den Kurs, der zu Ihrer Aufgabe passt. Eine arbeitsrechtliche Beratung zu Ihrer Befragung ersetzen die Kurse nicht.

Häufige Fragen

Wie viele Fragen sind sinnvoll?

Für eine Umfrage im KMU genügen 15 bis 25 Fragen, die in zehn Minuten beantwortet werden können. Lange Befragungen führen zu Abbrüchen.

Soll ich eine KI die Antworten lesen lassen?

Das ist ein eigener Schritt mit Datenschutzfragen. Die Hinweise dazu stehen bei Auswertung und Anonymität. Für das Entwerfen der Fragen brauchen Sie keine Antworten.

Was tun, wenn niemand teilnimmt?

Fragen Sie, warum: Fehlt das Vertrauen, die Zeit oder der Zugang? Oft hilft es, Zweck und Folgen zu erklären und Zeit während der Arbeit einzuräumen. Weitere Ideen: Mitarbeitergespräch vorbereiten.