Mitarbeiterbefragung auswerten und Anonymität beachten

Das Problem

Die Umfrage ist beendet, und jetzt liegen 80 Seiten Freitextantworten vor. Manche sind sachlich, manche emotional. Da steht «Der Chef im Lager schreit regelmässig» oder «Seit meiner Rückkehr aus der Mutterschaft werde ich nicht mehr eingeplant». Wer das liest, weiss vielleicht sofort, wer gemeint ist und wer schreibt.

Das ist der Kern des Problems: Anonymität ist leicht versprochen und schwer gehalten. In einem Team mit acht Personen reichen Details wie Abteilung, Tätigkeit oder Schreibstil, und die Anonymität ist dahin. Wenn das passiert, antworten beim nächsten Mal weniger ehrlich.

Eine KI kann beim Auswerten helfen, indem sie Aussagen nach Themen sortiert und zusammenfasst. Doch sie hilft nur, wenn Sie vorher entscheiden, welche Daten sie sehen darf, und die Ergebnisse so darstellen, dass niemand blossgestellt wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Auswertungsregeln vorher festlegen. Bestimmen Sie, wer die Rohdaten sieht (idealerweise nur eine Person oder eine externe Stelle), wie lange sie aufbewahrt werden und ab welcher Gruppengrösse Ergebnisse gezeigt werden. Ein häufiges Beispiel ist eine Mindestgrösse von fünf Antworten pro Gruppe. Legen Sie die Zahl passend zu Ihrem Betrieb fest.

1. Zweck klären. Daten, die für eine Befragung erhoben wurden, sollen nur dafür verwendet werden. Siehe Zweckbindung bei KI.

1. Rohdaten bereinigen. Entfernen Sie Namen, Funktionsbezeichnungen, Orte und Teambezeichnungen aus den Freitexten und verwenden Sie Platzhalter. Prüfen Sie auch auf Hinweise wie «als einzige Frau im Team». Mehr dazu: Anonymisieren und Pseudonymisieren.

1. Werkzeug prüfen. Klären Sie, ob Ihr Betrieb ein KI-Werkzeug für Personendaten freigegeben hat. Wenn nicht, werten Sie von Hand aus oder holen Sie Rat. Siehe Personaldaten in KI-Tools.

1. Zahlenfragen in der Tabelle auswerten. Die Antworten mit Skala (zum Beispiel «trifft zu») rechnen Sie im Tabellenprogramm aus, nicht mit der KI.

1. Freitext nach Themen ordnen lassen. Geben Sie der KI nur die bereinigten Texte. Sie schlägt Themen vor und nennt pro Thema die Anzahl und einige sinngemässe Beispiele, ohne Wortlaut mit erkennbaren Details.

1. Ergebnisse prüfen. Lesen Sie die Themen gegen die Originalantworten. Stimmen Gewichtung und Tonfall? Hat die KI einen Einzelfall zum Muster gemacht oder ein Muster verwässert?

1. Ergebnisse darstellen. Zeigen Sie Themen und Zahlen, keine Einzelzitate mit Wiedererkennungswert. Gruppen unter der Mindestgrösse fassen Sie zusammen.

1. Rückmelden und handeln. Besprechen Sie die Ergebnisse im Team und legen Sie zwei bis drei Massnahmen mit Verantwortlichen fest. Rückmeldung ist Teil der Auswertung.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Personalverantwortliche eines Schweizer KMU bei der Auswertung einer anonymen Mitarbeiterbefragung. Die Texte sind bereinigt, es gibt keine Namen.

Aufgabe:
1. Ordne die folgenden Freitextantworten in höchstens 8 Themen (z. B. Einsatzplanung, Zusammenarbeit, Kommunikation, Belastung).
2. Nenne pro Thema die Anzahl der Antworten und beschreibe es in 2 Sätzen. Gib höchstens 2 sinngemässe Beispiele ohne Wortlaut mit erkennbaren Details.
3. Nenne Antworten, die auf ein ernstes Problem hindeuten (z. B. Belästigung, Sicherheit), getrennt als «Dringend prüfen» ohne Details.
4. Behaupte keine Ursachen und bewerte keine Personen.
Wenn Antworten zu wenig Information enthalten, schreibe «unklar».

Antworten: [bereinigte Freitexte einfügen]

Passen Sie die Zahl der Themen und Ihre Mindestgrösse an. Für das Thema «Dringend prüfen» legen Sie vorher fest, wer zuständig ist.

Worauf Sie achten müssen

• Erkennbarkeit: Auch ohne Namen verraten Details die Person. Prüfen Sie Texte auf Tätigkeit, Abteilung, Ereignisse und Sprachstil.
• Datenschutz im Arbeitsverhältnis: Arbeitgeber dürfen Daten über Mitarbeitende nur so bearbeiten, wie es für die Eignung oder die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig ist (Art. 328b OR). Das Datenschutzgesetz (DSG) gilt zusätzlich. Lassen Sie den Einzelfall prüfen.
• KI als Auftragsbearbeiter: Wer Daten an ein Werkzeug gibt, überlässt sie einem Dritten. Prüfen Sie Verträge und Standort, bevor Sie Freitexte eingeben.
• Fehlinterpretation: KI kann Ironie, Dialekt oder Fachwörter missverstehen. Lesen Sie wichtige Stellen selbst.
• Ernste Hinweise: Wenn Antworten Belästigung oder Gefährdung nahelegen, brauchen Sie ein Verfahren dafür. Die Anonymität darf nicht zur Untätigkeit führen.
• Zusammenfassungen sind keine Wahrheit: Eine KI gewichtet nach Häufigkeit, nicht nach Bedeutung. Eine einzelne schwere Meldung kann wichtiger sein als zehn Kleinigkeiten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Pflegeinstitution im Freiamt befragt 55 Mitarbeitende. Die HR-Leiterin Frau Steiner bereinigt die 41 Freitexte: Stationsnamen werden zu «Abteilung A» und «B», Berufsbezeichnungen zu «Fachperson». Eine Antwort enthält den Hinweis auf ein Ereignis an einem bestimmten Datum, das nur zwei Personen kennen. Sie streicht das Datum.

Die KI sortiert fünf Themen, darunter «Einsatzplanung» und «Kommunikation zwischen Schichten». Eine Antwort deutet auf ein Problem mit einer Vorgesetzten hin. Frau Steiner liest sie selbst, bespricht das Vorgehen mit der Geschäftsleitung und leitet einen vertraulichen Weg ein, ohne die Person zu identifizieren. Ergebnisse werden nur für Abteilungen mit mindestens sieben Antworten gezeigt.

So hilft Ihnen Alpasana

Ob und wie sich KI im Personalalltag nutzen lässt, üben Sie bei absofort mit Praxisaufgaben. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind Excel, Datenverständnis und Dashboards, Bewerbung und faire Auswahlvorbereitung sowie betriebliche KI-Richtlinien beschrieben, mit KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Kurse ersetzen keine Datenschutzberatung. Die Einordnung Ihrer Befragung im Einzelfall übernimmt eine fachkundige Person.

Häufige Fragen

Reicht es, die Namen aus den Antworten zu streichen?

Meist nicht. Auch Tätigkeiten, Teams, Ereignisse und der Schreibstil können verraten, wer geschrieben hat. Fassen Sie zusammen, wenn Sie unsicher sind.

Darf ich Einzelzitate verwenden?

Nur, wenn niemand erkennbar ist, auch nicht für Kolleginnen und Kollegen im Team. Sinngemässe Zusammenfassungen sind sicherer.

Kann ich die Auswertung extern vergeben?

Ja, das kann die Anonymität stärken. Klären Sie Datenschutz, Aufbewahrung und Vertrag. Wie Sie die Fragen gestalten, lesen Sie bei Mitarbeiterbefragung mit KI vorbereiten.