KI-Strategie für ein KMU: Eine Vorlage für den Einstieg

Das Problem

In Ihrer Firma nutzen einige Mitarbeitende KI-Werkzeuge, andere nicht. Der Geschäftsführer fragt: «Haben wir eigentlich eine Strategie für KI?» Die ehrliche Antwort lautet: Nein, wir probieren aus. Es gibt keine gemeinsame Linie, keine Regeln, kein Ziel, und niemand weiss, ob der Aufwand etwas bringt.

Das Wort «Strategie» schreckt viele KMU ab. Es klingt nach dicken Papieren und Beratern. Dabei braucht eine KI-Strategie für einen kleinen Betrieb nur einige klare Antworten: Wozu wollen wir KI nutzen? Wo fangen wir an? Was ist tabu? Wer ist verantwortlich? Woran merken wir, ob es sich lohnt?

Ohne solche Antworten drohen Wildwuchs, Datenschutzprobleme, doppelte Kosten und Frust. Mit einer einfachen Strategie schaffen Sie Orientierung. Eine KI kann Ihnen helfen, die Gedanken zu ordnen und einen Entwurf zu schreiben. Der Inhalt, nämlich Ziele, Prioritäten und Risikobereitschaft, muss aber von Ihnen kommen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ausgangslage aufnehmen. Wer nutzt heute KI und wofür? Welche Probleme gibt es im Betrieb, bei denen KI helfen könnte? Fragen Sie das Team.

1. Ziele formulieren. Was soll KI bringen: Zeit sparen, Qualität steigern, Kundenservice verbessern, neue Angebote? Drei Ziele genügen. Formulieren Sie sie konkret.

1. Schwerpunkte wählen. In welchen Bereichen beginnen Sie: Büro, Kundenservice, Verkauf, Produktion? Wählen Sie einen oder zwei.

1. Leitplanken festlegen. Welche Daten sind tabu? Welche Werkzeuge sind erlaubt? Wer prüft Ergebnisse? Das ist der Kern einer verantwortungsvollen Strategie.

1. Entwurf mit KI erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten und lassen Sie sich eine Struktur auf zwei bis drei Seiten schreiben.

1. Mit Geschäftsleitung und Team besprechen. Die Strategie muss tragen. Besprechen Sie Entwurf und Gründe, ändern Sie, was nicht passt.

1. Erste Schritte planen. Legen Sie ein bis zwei Pilotprojekte, Verantwortliche und einen Zeitplan fest. Mehr dazu: Ein KI-Pilotprojekt auswählen.

1. Überprüfen und anpassen. Legen Sie Prüftermine fest, etwa zweimal im Jahr. KI entwickelt sich schnell, und Ihre Strategie sollte mitwachsen.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst der Geschäftsleitung eines Schweizer KMU, eine einfache KI-Strategie auf zwei bis drei Seiten zu entwerfen.

Firma: [Branche, ca. [Zahl] Mitarbeitende, Standort]
Ausgangslage: [z. B. einzelne Mitarbeitende nutzen ChatGPT für Mails; keine Regeln]
Probleme/Chancen aus unserer Sicht: [z. B. viel Zeit für Offerten und Protokolle]
Unsere Ziele (meine Worte): [z. B. Zeit sparen im Büro, Qualität der Offerten halten]
Rahmen: [z. B. kleines Budget, kein eigenes IT-Team]

Erstelle einen Entwurf mit den Abschnitten:
1. Ausgangslage und Anlass
2. Ziele (höchstens drei, überprüfbar formuliert)
3. Schwerpunkte für die ersten zwölf Monate
4. Leitplanken: Datenschutz, erlaubte Werkzeuge, Prüfung der Ergebnisse, Verantwortlichkeiten
5. Erste Schritte und Pilotprojekte
6. Erfolgsmessung: Welche Fragen beantworten wir nach sechs Monaten?
7. Risiken und offene Fragen
Verwende nur meine Angaben. Erfinde keine Zahlen, Budgets, Studien oder Rechtsvorgaben. Markiere Annahmen mit [Annahme] und Stellen, die die Geschäftsleitung entscheiden muss, mit [Entscheid nötig].

Setzen Sie Firma, Ausgangslage und Ziele ein. Der Entwurf ist eine Diskussionsgrundlage, die Strategie entsteht in Ihrem Team.

Worauf Sie achten müssen

• Ziele vor Werkzeugen. Beginnen Sie bei den Problemen im Betrieb, nicht bei einem Produkt. Sonst kaufen Sie eine Lösung, für die es kein Problem gibt.
• Datenschutz und Geheimnisse. Leitplanken zu Personendaten, Kundendaten und Geschäftsgeheimnissen gehören von Anfang an hinein. Siehe Welche Daten darf ich nicht in eine KI eingeben?.
• Rechtliche Anforderungen. Je nach Branche und Auslandbezug können weitere Vorgaben gelten, etwa zum EU AI Act. Klären Sie das mit Fachleuten, die KI darf das nicht beurteilen.
• Realistische Ressourcen. Ein KMU hat begrenzte Zeit und Budget. Planen Sie klein, aber verbindlich.
• Menschen mitnehmen. Strategien scheitern oft an Ängsten und Unklarheiten im Team. Siehe Angst vor KI im Team ansprechen.
• Keine Wunderversprechen. Seien Sie vorsichtig bei Prognosen über Einsparungen. Messen Sie lieber selbst nach einem Pilot.
• Verantwortung klären. Jemand muss die Strategie leben und pflegen. Siehe Wer ist für KI im Unternehmen verantwortlich?.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektroinstallationsbetrieb mit 25 Mitarbeitenden im Kanton Solothurn bemerkt, dass die Bürokraft ChatGPT für Offerten nutzt und ein Monteur seine Arbeitsrapporte diktieren lässt. Der Inhaber fragt sich: Ist das erlaubt? Lohnt sich das? Und was kommt noch?

Er sammelt mit dem Team die Ausgangslage und formuliert drei Ziele: weniger Zeit für Offerten, bessere Arbeitsrapporte, klare Regeln für Daten. Mit der Vorlage entsteht ein Entwurf von zwei Seiten. Der Inhaber streicht einen Abschnitt zu Kundenchatbots, weil das noch zu früh ist, und ergänzt Leitplanken: keine Kundendaten in nicht freigegebenen Werkzeugen.

Das Team bespricht die Strategie an einer Sitzung, und zwei Pilotprojekte werden festgelegt. Vorher gab es Wildwuchs, nachher gibt es Ziele, Regeln und Pilotprojekte. Nach sechs Monaten prüft der Betrieb die Ergebnisse und passt die Strategie an.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie wissen möchten, wo KI in Ihrem Betrieb sinnvoll ist und wie Sie das Vorhaben angehen, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Beschrieben sind die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben und ein Umsetzungsplan, dazu die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung.

Der Umfang wird zuerst gemeinsam geklärt, Projekte werden individuell offeriert. Eine Weiterbildung für Ihr Team kann einbezogen werden.

Häufige Fragen

Wie lang soll eine KI-Strategie sein?

Für ein KMU genügen zwei bis drei Seiten. Eine kurze Strategie wird gelesen und gelebt, eine lange verschwindet in der Schublade.

Brauche ich dafür externe Hilfe?

Nicht zwingend. Mit einer klaren Vorlage und Gesprächen im Team kommen Sie weit. Externe Unterstützung lohnt sich bei komplexen Vorhaben, bei fehlendem Fachwissen oder wenn eine neutrale Sicht hilft.

Wie oft sollte ich die Strategie überprüfen?

Mindestens einmal jährlich, besser zweimal. Bei grösseren Änderungen, etwa neuen Werkzeugen oder Vorfällen, früher.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Strategie und Digitalstrategie?

Eine Digitalstrategie ist breiter und umfasst alle digitalen Themen. Die KI-Strategie konzentriert sich auf den Einsatz von KI und kann Teil der Digitalstrategie sein. Siehe KI-Strategie und Digitalstrategie: Unterschied.