KI-Strategie oder Digitalstrategie: Was brauchen wir?

Das Problem

Frau Müller leitet das Sekretariat einer Elektroinstallationsfirma in Olten. Die Geschäftsleitung sagt: «Wir brauchen eine KI-Strategie.» Gleichzeitig liegt im Schrank noch der Digitalisierungsplan von vor drei Jahren, von dem erst die Hälfte umgesetzt ist. Zwei Pläne, doppelte Arbeit, und niemand weiss, womit man anfangen soll.

Die Verwirrung ist verständlich. Beide Begriffe überschneiden sich, und Beratungsfirmen verwenden sie unterschiedlich. Für einen Betrieb mit zehn bis fünfzig Mitarbeitenden ist die Frage aber ganz praktisch: Brauchen wir zwei Dokumente, eines oder zunächst gar keines?

Diese Seite hilft Ihnen bei der Einordnung. Sie erklärt die Unterschiede in einfachen Worten und zeigt einen Weg, der für die meisten KMU funktioniert.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Begriffe im Team. Eine Digitalstrategie beantwortet: Wie arbeiten wir künftig mit digitalen Mitteln (Software, Daten, Online-Kontakt zu Kunden)? Eine KI-Strategie beantwortet: Wo setzen wir KI ein, mit welchem Ziel und welchen Regeln?

1. Prüfen Sie, was bereits digital läuft. Welche Abläufe sind heute durchgehend digital, welche laufen noch über Papier, Zettel oder Excel-Listen? KI braucht digitale Informationen, um zu helfen.

1. Schauen Sie auf Ihre Ziele. Was soll sich in den nächsten zwei Jahren verbessern: Zeit, Qualität, Kundenservice, Kosten? Siehe Ziele für KI mit der Geschäftsleitung festlegen.

1. Entscheiden Sie, ob die Grundlagen fehlen. Wenn zentrale Abläufe noch nicht digital sind, gehört zuerst die digitale Basis in den Plan. Wenn die Grundlagen stehen, kann ein kleiner KI-Teil folgen.

1. Wählen Sie die Form. Kleine Betriebe fahren gut mit einem gemeinsamen Dokument von zwei bis vier Seiten: Ziele, wichtigste Vorhaben, Regeln, Zuständigkeiten. Grössere Organisationen trennen je nach Bedarf.

1. Wählen Sie wenige Anwendungsfälle. Zwei bis drei konkrete Aufgaben mit KI reichen für den Start. Mehr dazu unter KI-Anwendungsfälle finden.

1. Klären Sie, wo einfache Automatisierung genügt. Nicht jede Verbesserung braucht KI. Siehe KI oder einfache Automatisierung.

1. Legen Sie einen Überprüfungstermin fest. Technik und Angebote ändern sich. Ein jährlicher Termin hält den Plan aktuell.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt ordnen Sie Ihre Situation ein. Beschreiben Sie Ihren Betrieb allgemein, ohne vertrauliche Details.

Wir sind ein Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende). Aktuell digital: [Liste, z. B. E-Mail, Buchhaltungssoftware, Offertenprogramm]. Noch nicht digital: [Liste, z. B. Stundenrapporte auf Papier]. Unsere Ziele für die nächsten 2 Jahre: [Ziele].
Hilf mir bei der Einordnung:
1. Brauchen wir eher eine Digitalstrategie, eine KI-Strategie oder einen gemeinsamen Plan? Begründe in einfachen Worten.
2. Welche digitalen Grundlagen sollten wir zuerst klären?
3. Welche 3 Fragen sollten wir der Geschäftsleitung für die KI-Planung stellen?
4. Wie könnte ein gemeinsamer Plan von 2–4 Seiten gegliedert sein?
Regeln: Kennzeichne Annahmen, nenne keine konkreten Produkte oder Preise, Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Die Antwort ist ein Diskussionsanstoss für Ihr Team, keine Entscheidung.

Worauf Sie achten müssen

• KI ist kein Ersatz für fehlende Grundlagen. Wer Aufträge noch auf Zetteln führt, hat zuerst ein Digitalisierungsthema.
• Papier-Pläne ohne Umsetzung nützen nichts. Lieber ein kurzer Plan, der gelebt wird, als eine dicke Strategie im Regal.
• Zuständigkeit klären. Jemand muss den Plan verantworten und aktuell halten.
• Keine Schlagwort-Strategie. Formulieren Sie Ziele für Ihren Betrieb, nicht für den Zeitgeist.
• Datenschutz und Regeln gehören hinein. Auch ein kleiner Plan sollte festhalten, was mit Daten erlaubt ist.
• Berater kritisch prüfen. Fragen Sie, was genau geliefert wird und wie Sie es danach selbst nutzen können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb in Zofingen mit 18 Mitarbeitenden will KI für Offerten nutzen. Der Inhaber fragt sich, ob er dafür zuerst eine grosse Strategie braucht.

Vorher: Offerten entstehen in Word, Stundenrapporte auf Papier, Kundendaten in drei Listen. Die Idee, KI dafür einzusetzen, scheitert an fehlenden digitalen Daten. Nachher: Der Betrieb schreibt einen gemeinsamen Plan von drei Seiten. Zuerst führt er die Stundenrapporte digital und bereinigt die Kundenliste, danach testet er KI für Offertentexte. Der Plan benennt zwei Verantwortliche und einen Prüftermin nach zwölf Monaten.

Im Gespräch zeigte sich noch ein Nebeneffekt: Der Inhaber merkte, dass er mit «Strategie» ein dickes Dokument verband und deshalb zögerte. Als der Plan auf drei Seiten schrumpfte, fiel der Start leicht. Das Dokument liegt nun im gemeinsamen Ordner, und einmal im Jahr schaut das Team nach, was erreicht wurde. Fachleute raten dazu, Pläne lieber kurz und lebendig als lang und vergessen zu halten. Für Ihren Betrieb heisst das: Ein gemeinsamer, knapper Plan, der im Alltag gelesen und angepasst wird, bringt mehr als eine perfekte Strategie im Regal.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie nicht sicher sind, ob zuerst die digitale Basis oder schon KI an der Reihe ist, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana nimmt dazu Ihre Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale, priorisiert Vorhaben und erstellt einen Umsetzungsplan.

So erhalten Sie eine Reihenfolge, die zu Ihrem Betrieb passt. Der Umfang wird nach Ihrem Bedarf individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich erst ganz digitalisiert sein, bevor ich KI nutze?

Nein. Einzelne Aufgaben lassen sich schon heute mit Standardwerkzeugen unterstützen. Wichtig ist, dass die Informationen, mit denen die KI arbeiten soll, in digitaler Form vorliegen.

Wie lang soll ein KI-Plan für ein KMU sein?

Zwei bis vier Seiten genügen für den Anfang: Ziele, drei Anwendungsfälle, Regeln, Zuständigkeiten und Termine. Ein Vorschlag zur Gliederung steht unter KI-Strategie für KMU erstellen.

Wer sollte den Plan erstellen?

Die Geschäftsleitung mit Vertretern aus den Abteilungen, die betroffen sind. Externe Fachleute können moderieren, die Verantwortung bleibt intern.

Wie erkenne ich, ob wir bereit für KI sind?

Prüfen Sie Daten, Abläufe, Kompetenzen und Offenheit im Team. Eine Hilfe bietet KI-Bereitschaft im Unternehmen prüfen.