Eine lange E-Mail kürzen, ohne Wichtiges zu verlieren

Das Problem

Sie haben eine E-Mail an einen Kunden geschrieben und dabei alles hineingepackt: die Vorgeschichte, drei Rückfragen, zwei Termine und einen Hinweis auf die Rechnung. Beim Durchlesen merken Sie: Das liest niemand bis zum Ende. Die wichtigste Bitte steckt im vierten Absatz.

Eine zu lange E-Mail hat oft ein klares Ergebnis: Die Antwort kommt spät oder nur auf einen Teil der Fragen. Das kostet beide Seiten Zeit. Gleichzeitig ist Kürzen heikel. Wer einfach Sätze streicht, löscht schnell eine Frist, einen Betrag oder eine Bedingung.

Eine KI kann beim Kürzen helfen, wenn Sie ihr vorgeben, was unbedingt bleiben muss. Ohne diese Vorgabe kürzt sie nach Gefühl und lässt manchmal gerade das Wichtige weg. Diese Seite zeigt, wie Sie das Wichtige festlegen und das Ergebnis sicher prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel der Mail festlegen. Schreiben Sie in einem Satz auf, was die Empfängerin nach dem Lesen tun soll, zum Beispiel «den Termin bestätigen».

1. Unverzichtbares markieren. Unterstreichen Sie im Original, was bleiben muss: Fristen, Beträge, Namen, Bitten, Bedingungen, Anlagen.

1. Persönliche Daten prüfen. Enthält die Mail Angaben, die nicht in ein KI-Werkzeug gehören, etwa Kontonummern oder Gesundheitsdaten? Ersetzen Sie sie durch Platzhalter.

1. KI mit klaren Vorgaben beauftragen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Sagen Sie die gewünschte Länge und die Stellen, die bleiben müssen.

1. Kürzung mit dem Original vergleichen. Gehen Sie die markierten Punkte einzeln durch: Steht jede Frist, jeder Betrag, jede Bitte noch drin?

1. Bitte nach vorne holen. Die wichtigste Aufforderung gehört in die ersten zwei Sätze. Verschieben Sie sie, falls nötig.

1. Ton prüfen. Gekürzte Texte wirken schnell schroff. Ergänzen Sie Anrede, einen freundlichen Satz und den Gruss.

1. Betreff anpassen. Der Betreff soll das Anliegen nennen. Hilfe dazu: E-Mail-Betreff formulieren.

Vorlage zum Kopieren

Kürze die folgende E-Mail auf höchstens [120] Wörter, ohne wichtige Informationen zu verlieren.

Ziel der E-Mail: [z. B. Die Empfängerin soll bis Freitag den Termin bestätigen.]
Das muss unbedingt erhalten bleiben: [Fristen, Beträge, Namen, Bitten, Bedingungen auflisten]
Ton: freundlich und sachlich, Anrede «Sie», Schweizer Rechtschreibung (ss statt ß).
Struktur: Zuerst die wichtigste Bitte, danach nur die nötigen Hintergründe.

Gib danach eine Kontrollliste aus: Welche Informationen aus dem Original habe ich weggelassen, und warum? Erfinde nichts hinzu.

E-Mail:
[Text hier einfügen]

Passen Sie die Wortzahl und die Liste der unverzichtbaren Punkte an Ihre Mail an. Die Kontrollliste der KI hilft Ihnen beim Vergleich.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen und Fristen. Prüfen Sie jede Zahl, jedes Datum und jeden Namen selbst. Die KI kann Werte verändern, auch wenn sie «nur kürzt».
• Vertrauliche Angaben. Geben Sie keine sensiblen Daten ein, die nicht für das Werkzeug freigegeben sind. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in KI: Was ist erlaubt?.
• Rechtlich wichtige Mails. Bei Kündigungen, Mahnungen oder Vertragsänderungen gehört jedes Wort geprüft. Kürzen Sie dort nur mit besonderer Sorgfalt.
• Ton. Zu stark gekürzte Mails wirken kühl. Ein freundlicher Satz kostet wenig.
• Sprache der Empfängerin. Wenn die Person Deutsch nicht als Erstsprache hat, sind kurze Sätze hilfreich, aber Fachbegriffe sollten erklärt bleiben.
• Eigenes Urteil. Am Ende senden Sie. Lesen Sie die Mail so, als wären Sie die Empfängerin.
• Mehrere Themen. Wenn eine Mail mehrere Themen für verschiedene Personen enthält, teilen Sie sie besser auf, statt sie nur zu kürzen. Eine Mail pro Thema bekommt meist schnellere und vollständigere Antworten.
• Persönlicher Ton. Behalten Sie die Anrede, einen kurzen Einstieg wie «Danke für das Gespräch von gestern» und einen freundlichen Schluss. Diese Sätze kosten kaum Platz, machen aber den Unterschied zwischen sachlich und kalt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Sachbearbeiterin bei einer Treuhandfirma in Aarau schreibt an einen Kunden: Sie braucht bis zum 30. des Monats die Belege für die Quartalsabrechnung, zwei Rückfragen zu Spesen klären und einen Termin für die Besprechung finden. Ihre erste Fassung hat 380 Wörter.

Sie markiert: Frist (30.), Belege, zwei Spesenfragen, Terminvorschlag. Die KI kürzt auf 130 Wörter, und die Kontrollliste zeigt, dass der Hinweis auf eine zweite Frist für die MWST-Unterlagen weggelassen wurde. Die Sachbearbeiterin ergänzt ihn selbst.

Vorher: eine Mail, bei der der Kunde nur auf die Terminfrage antwortete. Nachher: eine Mail mit nummerierten Bitten, auf die er alle Punkte in einer Antwort beantwortet. Sie spart sich zwei Nachfragen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, der KI Aufgaben wie das Kürzen eines Textes präzise zu beschreiben, vermittelt der Kurs Prompt Engineering von absofort, wie Sie Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen und Prompts überarbeiten. Datenschutz wird dabei berücksichtigt.

Der Kurs ist online, endet mit einem Zertifikat und setzt keine Programmierkenntnisse voraus. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess, etwa Ihre E-Mails.

Häufige Fragen

Wie kurz darf eine geschäftliche E-Mail sein?

So kurz, wie sie alle nötigen Informationen enthält. Für eine einzelne Bitte genügen oft fünf bis sechs Sätze. Mehrere Themen trennen Sie besser in mehrere Mails oder nummerieren sie.

Soll ich bei langen Mails lieber ein Telefonat vorschlagen?

Wenn viele Rückfragen offen sind oder die Lage heikel ist, ja. Fassen Sie das Telefonat danach in zwei Sätzen schriftlich zusammen, damit nichts verloren geht.

Kann die KI auch den Betreff kürzen?

Ja, aber prüfen Sie, ob er das Anliegen noch nennt. Ein Betreff wie «Rückfrage» sagt wenig. Besser ist «Rückfrage zu Spesen Q3 – Antwort bis 30.10.».

Was, wenn die KI etwas Wichtiges weglässt?

Das passiert. Deshalb gibt es die Kontrollliste und Ihre eigene Prüfung. Ergänzen Sie den Punkt und formulieren Sie beim nächsten Mal genauer, was bleiben muss.