E-Rechnungen bearbeiten: Wo kann KI unterstützen?

Das Problem

Rechnungen kommen als PDF per E-Mail, als Papier, über das E-Banking oder als Datei aus einem Portal. Jemand öffnet sie, liest Betrag, Datum und Lieferant ab und tippt alles in die Buchhaltung ein. Das ist langsam, und es schleichen sich Tippfehler ein.

Eine E-Rechnung soll das vereinfachen. Gemeint ist keine gewöhnliche PDF-Datei, die man nur ansehen kann, sondern eine Rechnung, deren Inhalt in einem festgelegten Format gespeichert ist: Rechnungsnummer, Betrag, Mehrwertsteuer und Zahlungsangaben stehen in Feldern, die ein Programm direkt lesen kann. Man spricht von «strukturierten Daten».

Frau Müller, die in einem KMU die Buchhaltung vorbereitet, hört von E-Rechnung und KI zugleich und fragt sich: Brauche ich das? Und wofür genau ist die KI da? Die Antwort: Für das Prüfen auf Gültigkeit braucht es meist keine KI, sondern feste Regeln. KI kann an anderen Stellen helfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Heutigen Rechnungsweg aufzeichnen. Notieren Sie, auf welchen Wegen Rechnungen bei Ihnen eintreffen: Papier, PDF, E-Banking, Portal. Ohne diese Übersicht wissen Sie nicht, wo eine E-Rechnung etwas ändert.
2. Lieferanten und Kunden fragen. Klären Sie, welche Ihrer Geschäftspartner strukturierte Rechnungen senden oder erwarten. In der Schweiz sind QR-Rechnung und eBill im E-Banking verbreitet; für EU-Geschäftspartner können eigene E-Rechnungs-Vorgaben gelten, die Sie fachlich prüfen lassen.
3. Software-Funktionen prüfen. Fragen Sie Ihren Buchhaltungs-Anbieter, ob und wie er strukturierte Rechnungen einlesen kann und wer die formale Prüfung übernimmt.
4. Aufgaben aufteilen. Legen Sie fest: Formale Prüfung (Pflichtangaben, Rechenfehler) macht die Software mit festen Regeln. KI kann Vorschläge machen, etwa für Konto, Kostenstelle oder Hinweise auf Auffälligkeiten. Ein Mensch gibt frei.
5. Mit Testrechnungen starten. Verarbeiten Sie zehn bis zwanzig anonymisierte oder Testrechnungen. Vergleichen Sie die Vorschläge mit Ihrer üblichen Buchung und notieren Sie jede Abweichung.
6. Freigabeweg schriftlich festhalten. Wer prüft, wer gibt frei, wer zahlt? Das Vier-Augen-Prinzip schützt vor Fehlern und Betrug.
7. Nach einem Quartal auswerten. Wie viele Vorschläge waren richtig? Wo mussten Sie korrigieren? Passen Sie die Regeln an oder stoppen Sie, wenn die Qualität nicht reicht.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich zwei Briefe vor. Der eine ist ein Foto einer Rechnung: Sie sehen sie, aber ein Programm muss die Zahlen erst mühsam «ablesen». Der andere ist ein Formular, in dem jeder Betrag in einem vorgesehenen Feld steht. Das Zweite ist eine E-Rechnung.

Wo hilft KI? Bei Foto-Rechnungen und uneinheitlichen PDFs kann sie Texte erkennen und Felder vorschlagen. Bei strukturierten Rechnungen ist das Lesen einfach; hier hilft KI eher beim Zuordnen (zu welchem Konto, welcher Bestellung) und beim Erkennen von Ungewöhnlichem (ein neuer Lieferant mit neuer Bankverbindung).

Eine Prüfliste für den Alltag bietet Eingangsrechnung prüfen: Checkliste. Bei Verdacht auf Betrug hilft Rechnungsbetrug: Warnzeichen. Für Vorschläge zum Zuordnen lesen Sie Bankzahlungen und Rechnungen zuordnen.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtslage nicht pauschal annehmen. Welche Formate und Pflichten gelten, hängt vom Land Ihres Geschäftspartners und von Ihrer Branche ab. Lassen Sie das für Ihren Betrieb fachlich klären.
• Nachvollziehbarkeit. Buchhaltungsbelege müssen aufbewahrt und nachvollziehbar sein. Dokumentieren Sie, wie KI-Vorschläge entstanden sind, siehe Prüfspur dokumentieren.
• Vertrauliche Daten. Rechnungen enthalten Namen, Adressen und Bankverbindungen. Nutzen Sie nur Lösungen, deren Datenverarbeitung Sie geprüft haben.
• Verlassen Sie sich nicht blind. Ein Format ist keine Garantie für Echtheit. Gefälschte Rechnungen können auch strukturiert eintreffen. Prüfen Sie neue Bankverbindungen immer separat.
• Fehlerquote beobachten. KI-Vorschläge können systematisch falsch sein. Kontrollieren Sie regelmässig Stichproben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb in Wil erhält jeden Monat etwa hundert Lieferantenrechnungen, die Frau Müller von Hand erfasst. Vorher dauerte das mehrere Stunden, und Doppelerfassungen blieben manchmal unbemerkt.

Nachher klärt sie zuerst, welche Lieferanten bereits strukturierte Rechnungen schicken. Für diese liest die Buchhaltungssoftware die Daten automatisch ein und prüft formale Angaben. Für Konto-Vorschläge testet der Betrieb einen KI-Assistenten mit zwanzig Testrechnungen: Die meisten Vorschläge stimmen, bei Sammelrechnungen nicht. Frau Müller behält deshalb die Freigabe und legt fest, dass Sammelrechnungen immer von Hand geprüft werden.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Buchhaltungsunterlagen mit KI sinnvoll vorbereiten und Ergebnisse sicher prüfen will, findet bei Alpasana Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Der Bereich umfasst die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Excel und Datenverständnis sowie No-Code-Automatisierung, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Die Kurse sind keine Beratung zu E-Rechnungs-Pflichten und führen keine Buchhaltungsprüfung durch. Sie unterstützen Sie dabei, Abläufe zu strukturieren und KI-Vorschläge nachvollziehbar zu kontrollieren.

Häufige Fragen

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein gewöhnliches PDF ist zunächst nur ein Bild oder Text in einer Datei. Eine E-Rechnung im engeren Sinn enthält strukturierte Daten, die Software direkt auswertet. Es gibt Mischformen, bei denen ein PDF die lesbaren Daten mitträgt. Fragen Sie Ihren Anbieter nach dem genauen Format.

Muss ich jetzt auf E-Rechnung umstellen?

Das hängt von Ihren Geschäftspartnern und der geltenden Rechtslage ab. Prüfen Sie, welche Kunden und Lieferanten betroffen sind, und lassen Sie sich von Ihrer Treuhandstelle beraten, bevor Sie Systeme ändern.

Kann die KI Rechnungen automatisch bezahlen?

Technisch möglich ist vieles, sinnvoll ist es nicht. Zahlungsfreigaben sollten bei Menschen bleiben, mit einem Vier-Augen-Prinzip. KI darf Vorschläge machen, nicht überweisen.