KI in der Arztpraxis: Welche Büroaufgaben eignen sich?

Das Problem

Die Praxis ist voll, das Team knapp, und die Administration wächst: Briefe, Terminerinnerungen, Formulare, Qualitätsdokumente, Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Gleichzeitig hört die Leiterin von KI-Werkzeugen, die all das beschleunigen sollen. Doch in einer Arztpraxis ist der Spielraum eng, denn fast alles hängt mit Patientendaten zusammen.

Die Folge ist oft Unsicherheit: Entweder wird KI aus Vorsicht gar nicht angefasst, oder einzelne Mitarbeitende probieren etwas privat aus, ohne dass jemand es weiss. Beides ist unbefriedigend.

Frau Müller, die als Praxismanagerin in einer Gruppenpraxis arbeitet, möchte klar wissen: Wo darf ich anfangen? Welche Aufgaben sind harmlos, welche heikel, welche tabu? Diese Seite gibt eine Ordnung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben sammeln. Notieren Sie im Team, welche Büroaufgaben viel Zeit kosten: Briefe, Erinnerungen, Dokumentvorlagen, Texte für Website und Aushang, Protokolle, Checklisten.
2. Nach Datenart sortieren. Teilen Sie jede Aufgabe in drei Gruppen: ohne Personendaten (grün), mit Personendaten ohne Gesundheitsbezug (gelb), mit Gesundheitsdaten (rot).
3. Mit grünen Aufgaben beginnen. Starten Sie dort, wo keine Daten von Patientinnen und Patienten gebraucht werden, zum Beispiel allgemeine Patienteninformationen in einfacher Sprache oder Vorlagen mit Platzhaltern.
4. Einsatzregeln schriftlich festlegen. Halten Sie auf einer Seite fest, was erlaubt ist, was nicht, und wer Texte vor Verwendung prüft. Die ärztliche Leitung gibt die Regeln frei, siehe KI-Regeln im Praxisteam.
5. Werkzeug prüfen. Klären Sie, welches Werkzeug das Team verwenden darf, wo Eingaben verarbeitet werden und ob es einen Vertrag gibt. Private Konten sind für die Praxis ungeeignet.
6. Kleine Probe machen. Testen Sie ein bis zwei Aufgaben vier Wochen lang und vergleichen Sie Zeitaufwand und Qualität. Sammeln Sie Fehler und Rückmeldungen.
7. Ausweiten oder anpassen. Entscheiden Sie im Team, ob Sie weitermachen. Gelbe und rote Aufgaben nehmen Sie erst nach fachlicher und rechtlicher Prüfung in Angriff.

Einfach erklärt

Das Ampelprinzip ordnet Aufgaben nach Risiko:

Ein Beispielauftrag für den grünen Bereich:

Du formulierst für eine Arztpraxis in der Schweiz ein Informationsblatt in einfacher Sprache.
Thema: [z. B. «Was Sie zum Termin mitbringen sollten»]
Zielgruppe: [Erwachsene Patientinnen und Patienten, Sprachniveau B1]
Länge: [maximal 150 Wörter], Anrede «Sie».
Verwende nur allgemeine Informationen. Gib keine medizinischen Ratschläge und nenne keine Namen.
Markiere Stellen, die die Praxis ergänzen muss, in [eckigen Klammern].

Setzen Sie Ihr Thema ein. Der Text gehört zur Prüfung an eine Fachperson, bevor er ausgehängt oder verschickt wird. Wenn er Preise, Öffnungszeiten oder Abläufe nennt, vergleichen Sie diese Angaben mit Ihren echten Unterlagen.

Für Patienteninformationen lesen Sie Patienteninformationen mit KI. Zu Terminerinnerungen siehe Terminerinnerung. Einen Chatbot auf der Website beurteilen Sie mit Arztpraxis-Chatbot: Grenzen.

Worauf Sie achten müssen

• Berufsgeheimnis und Datenschutz. Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert nach dem Datenschutzgesetz; Ärztinnen, Ärzte und Hilfspersonen unterstehen zudem dem Berufsgeheimnis. Informationen zu KI bietet der EDÖB. Was das für Ihre Praxis konkret heisst, klären Fachpersonen.
• Keine medizinischen Entscheide. Diagnose, Triage und Therapie sind Aufgaben von Fachpersonen. KI-Texte mit medizinischem Inhalt müssen ärztlich geprüft werden.
• Fehlerhafte Texte. KI kann falsche oder unpassende Formulierungen liefern, etwa zu Öffnungszeiten, Kosten oder Abläufen. Prüfen Sie jeden Text vor der Verwendung.
• Schatten-KI. Wenn Mitarbeitende private Konten nutzen, fehlt jede Kontrolle. Schaffen Sie lieber klare Regeln, als stillschweigend zu dulden.
• Schulung. Regeln wirken nur, wenn sie verstanden werden. Besprechen Sie sie mit dem ganzen Team, auch mit Teilzeitkräften.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gruppenpraxis in Biel will KI testen. Frau Müller sammelt mit dem Team zwölf Aufgaben und ordnet sie nach der Ampel. Sechs davon sind grün.

Vorher wollte ein Arzt sofort Gesprächsnotizen von einer KI schreiben lassen. Nachher beginnt die Praxis mit einem Informationsblatt zu den Öffnungszeiten über die Feiertage und einer Vorlage für Einarbeitungspläne. Beides spart Zeit, enthält keine Patientendaten und wird von der Leiterin geprüft. Gesprächsnotizen bleiben vorerst ausgeschlossen, bis Datenschutz und Berufsgeheimnis fachlich geklärt sind. Das Team hat damit erste Erfahrungen und klare Regeln.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Praxisteam KI sicher, geordnet und mit klaren Regeln einsetzt, bietet Alpasana die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Die Online-Weiterbildung reicht von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, behandelt Datenschutz als Lerninhalt und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Teams lernen im eigenen Tempo; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Die Weiterbildung ersetzt weder rechtliche noch medizinische Beratung und beurteilt keine Praxissoftware. Sie schafft ein gemeinsames Verständnis im Team.

Häufige Fragen

Darf ich in der Praxis überhaupt KI nutzen?

Grundsätzlich ja, aber nicht mit allen Daten und nicht mit jedem Werkzeug. Beginnen Sie bei Aufgaben ohne Patientendaten und klären Sie alles andere mit Fachleuten. Die Verantwortung für Regeln liegt bei der Praxisleitung.

Brauchen wir ein spezielles KI-Programm für Arztpraxen?

Nicht zwingend. Für einfache Texte genügt oft ein allgemeines Werkzeug mit klaren Regeln. Sobald Patientendaten im Spiel sind, ist eine geprüfte Lösung mit Vertrag nötig. Siehe «KI-Software auswählen».

Wie erkläre ich das dem skeptischen Arzt?

Zeigen Sie konkrete, harmlose Beispiele mit Zeitersparnis und stellen Sie klar, dass medizinische Entscheide und Patientendaten ausgenommen sind. Eine kurze Testphase mit Auswertung überzeugt meist besser als Theorie.