Arztgespräche mit KI dokumentieren: Worauf achten?

Das Problem

Ein Arzt hört zu, fragt nach, untersucht, erklärt und soll nebenbei alles festhalten. Dabei schaut er oft auf den Bildschirm statt zur Patientin. Systeme, die das Gespräch aufnehmen und automatisch einen Entwurf der Notiz schreiben, versprechen, das zu ändern.

Doch hier treffen drei Themen aufeinander: ein sehr privates Gespräch, eine Aufnahme und eine Software, die den Inhalt verarbeitet. Die Patientin muss wissen, was geschieht, und die Praxis muss wissen, wohin die Daten gehen. Zudem schreibt die KI Sätze, die der Arzt nie gesagt hat, und lässt andere weg.

Frau Müller, die in einer Praxis die Organisation leitet, sieht beides: den Nutzen für das Team und die Pflichten gegenüber den Patientinnen. Diese Seite ordnet es als Checkliste für die Zeit vor, während und nach dem Gespräch. Eine technische Prüfung der Software finden Sie unter KI-Sprachdokumentation in der Arztpraxis prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vorgehen schriftlich festlegen. Bevor das erste Gespräch aufgenommen wird, braucht die Praxis ein Blatt: Wofür wird aufgenommen, wer verarbeitet die Daten, wie lange werden sie gespeichert, wer prüft.
2. Patientinnen vorher informieren. Erklären Sie in einfachen Worten, dass das Gespräch mit einer Software in einen Entwurf übertragen wird. Geben Sie ein Informationsblatt ab und lassen Sie Fragen zu.
3. Einverständnis klären. Fragen Sie vor jeder Aufnahme, ob die Patientin einverstanden ist, und halten Sie das fest. Wer ablehnt, wird ohne Nachteil auf dem üblichen Weg dokumentiert.
4. Aufnahme nur im vorgesehenen Rahmen. Aufgenommen wird, was für den Zweck nötig ist, und nur mit dem freigegebenen System. Private Handys und Gratis-Apps sind tabu.
5. Entwurf prüfen. Die Ärztin oder der Arzt liest den Entwurf vollständig durch und vergleicht ihn mit dem Gespräch. Achten Sie auf Diagnosen, Medikamente, Dosierungen, Seitenangaben und Verneinungen («keine Allergie»).
6. Freigabe und Korrektur dokumentieren. Erst nach der Freigabe wird der Eintrag Teil der Krankengeschichte. Korrekturen werden nachvollziehbar vermerkt.
7. Aufnahme löschen. Löschen Sie die Aufnahme nach der Frist, die in Ihrem Vorgehen festgelegt ist, und prüfen Sie stichprobenweise, ob das geschieht.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt das Informationsblatt für Patientinnen. Er enthält keine Patientendaten und eignet sich deshalb für den Einstieg:

Du schreibst für eine Arztpraxis in der Schweiz ein Informationsblatt in einfacher Sprache (Niveau B1, Anrede «Sie», höchstens [200] Wörter).
Thema: Wir möchten Ihr Gespräch mit einer Software in einen Notizentwurf übertragen.
Folgende Angaben der Praxis: Zweck [z. B. schnellere Dokumentation], Anbieter [Name oder Platzhalter], Speicherort [Platzhalter], Löschfrist der Aufnahme [Platzhalter], Ansprechperson [Platzhalter].
Erkläre: was aufgenommen wird, wer Zugriff hat, dass die Zustimmung freiwillig ist und eine Ablehnung keine Nachteile hat, dass die Ärztin oder der Arzt jeden Entwurf prüft.
Erfinde keine Angaben. Markiere fehlende Informationen mit [eckigen Klammern].

Ersetzen Sie die Platzhalter durch die tatsächlichen Angaben Ihres Systems und lassen Sie das Blatt von der ärztlichen Leitung und einer rechtskundigen Person prüfen.

Checkliste zum Ausdrucken

Wie die Einwilligung im Berufsgeheimnis einzuordnen ist, erklärt Berufsgeheimnis und Einwilligung. Wie sich Telefonaufnahmen unterscheiden, zeigt Telefonaufnahme und Transkription.

Worauf Sie achten müssen

• Unbefugte Aufnahmen. Das unbefugte Aufnehmen nichtöffentlicher Gespräche kann nach dem Strafgesetzbuch strafbar sein. Nehmen Sie nie ohne Information und Einverständnis auf.
• Berufsgeheimnis und Datenschutz. Gesprächsinhalte sind Gesundheitsdaten. Das Datenschutzgesetz verlangt besondere Sorgfalt, und Dienstleister müssen klar verpflichtet werden. Der EDÖB informiert über KI und Datenschutz. Die Beurteilung im Einzelfall ist Fachsache.
• Erkennungsfehler. Dialekt, Fachwörter, Namen und mehrere Sprechende überfordern Systeme. Ein überhörtes «nicht» kann den Sinn umkehren.
• Frei erfundene Passagen. Sprachmodelle ergänzen manchmal Inhalte. Eine Notiz kann plausibel klingen und trotzdem nicht stimmen.
• Druck auf Patientinnen. Die Zustimmung muss freiwillig sein. Wer ablehnt, darf keine Nachteile haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Hausarztpraxis in Baar prüft, ob ein Sprachsystem die Notizen übernimmt. Frau Müller schreibt mit dem Praxisinhaber ein Informationsblatt und legt es am Empfang auf.

Vorher dokumentierte der Arzt abends, teils aus dem Gedächtnis. Nachher fragt er zu Beginn: «Dürfen wir dieses Gespräch mit einer Software in einen Notizentwurf übertragen?» Zwei von zehn Patientinnen lehnen ab; für sie schreibt er wie bisher. Beim Prüfen der Entwürfe fällt auf, dass ein Entwurf eine Allergie verneint, obwohl die Patientin eine genannt hatte. Er korrigiert den Eintrag und beschliesst, jeden Entwurf noch am selben Tag zu prüfen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie prüfen, wie eine KI-Dokumentation in Praxisabläufe passt, kann die KI-Beratung und digitale Transformation Prozesse und Potenziale analysieren sowie Vorhaben priorisieren. Medizinische Prüfung und rechtliche Beurteilung des Berufsgeheimnisses bleiben Aufgabe der zuständigen Fachpersonen.

Häufige Fragen

Reicht ein Aushang am Empfang?

Ein Aushang kann eine Information sein, ersetzt aber das Gespräch nicht. Informieren Sie zusätzlich direkt vor der Aufnahme und fragen Sie nach. Wie das Einverständnis rechtlich auszugestalten ist, klärt eine Fachperson.

Was, wenn eine Patientin später widerruft?

Dann sollten Sie die Aufnahme löschen und die Dokumentation ohne Aufnahme weiterführen. Legen Sie vorher fest, wie solche Fälle behandelt werden.

Muss der Arzt wirklich jeden Entwurf lesen?

Ja. Die Verantwortung für die Krankengeschichte liegt bei der Ärztin oder dem Arzt. Ein ungeprüfter Entwurf kann Fehler enthalten, die später folgenreich sind.