Prompt Engineering im Unternehmen: Teams im Alltag

Das Problem

In vielen Betrieben probiert jede Person die KI für sich allein aus. Frau Weber leitet das Sekretariat eines Treuhandbüros. Eine Kollegin bekommt mit ihren Aufträgen gute Textentwürfe, ein anderer Kollege ist enttäuscht, weil seine Ergebnisse «nichts taugen». Beide nutzen dasselbe Werkzeug.

Der Unterschied liegt meist im Auftrag. Ein Prompt ist die schriftliche Anweisung an die KI, und Prompt Engineering bedeutet, solche Anweisungen sorgfältig zu formulieren, zu testen und zu verbessern. Im Team kommt dazu: Ohne gemeinsame Regeln unterscheiden sich Qualität und Tonfall von Person zu Person, und niemand weiss, welche Daten eingegeben werden dürfen.

Prompt Engineering ist deshalb im Unternehmen wichtig, weil es Zeit spart, die Qualität stabil hält und Fehler früher sichtbar macht. Das Ergebnis bleibt immer ein Entwurf, den ein Mensch prüft und verantwortet. Der Stand ist Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe. Geeignet sind Aufgaben, die oft vorkommen und ähnlich ablaufen, etwa Antwortentwürfe auf Kundenanfragen, Protokollentwürfe oder Zusammenfassungen. Beginnen Sie mit einer einzigen.
2. Definieren Sie, was «gut» heisst. Legen Sie vorab fest: Welcher Tonfall, welche Länge, welches Format, welche Pflichtangaben? So lässt sich ein Ergebnis später objektiv beurteilen.
3. Bauen Sie den Prompt aus fünf Teilen. Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat. Fügen Sie ein bis zwei Beispiele ein, die zeigen, wie das Ergebnis aussehen soll.
4. Testen Sie mit mehreren geeigneten Fällen. Verwenden Sie nach Möglichkeit synthetische Testfälle. Falls Sie reale Daten einsetzen, stellen Sie sicher, dass diese hinreichend anonymisiert sind und die Nutzung nach den geltenden Datenschutz- und internen Vorgaben zulässig ist; das Ersetzen von Namen und Zahlen allein genügt nicht immer. Notieren Sie, wo die Ergebnisse abweichen, und verbessern Sie den Prompt Schritt für Schritt.
5. Legen Sie die Prompts in einer gemeinsamen Sammlung ab. Eine geteilte Dokumentenablage genügt. Halten Sie pro Prompt fest: Zweck, Version, verantwortliche Person, Datum der letzten Prüfung.
6. Schreiben Sie Einsatzregeln. Welche Daten dürfen nie eingegeben werden? Welche Ergebnisse brauchen eine Freigabe? Klären Sie dies mit der Geschäftsleitung und, wenn vorhanden, der Datenschutzverantwortung.
7. Führen Sie die Menschen zusammen. Zeigen Sie in einer halbstündigen Teamrunde zwei bis drei Prompts, lassen Sie ausprobieren und sammeln Sie Verbesserungen.
8. Prüfen Sie regelmässig. Werkzeuge und Aufgaben ändern sich. Überprüfen Sie die Sammlung alle paar Monate und entfernen Sie, was nicht mehr passt.

Was gehört in eine Prompt-Sammlung?

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage lassen Sie die KI einen Prompt für Ihr Team entwerfen. Beschreiben Sie die Aufgabe allgemein und geben Sie keine echten Kundendaten ein.

Du bist eine Beraterin für den Einsatz von KI in Schweizer KMU.
Hilf mir, einen wiederverwendbaren Prompt für diese Aufgabe zu
schreiben: [Aufgabe, z. B. Antwortentwurf auf Kundenanfrage].
Kontext: [Branche, Grösse des Betriebs, Zielgruppe].
Ausgabeformat: [z. B. Anrede «Sie», maximal 120 Wörter, drei Absätze].
Regeln: Keine Preise nennen, keine Zusagen, keine Personendaten.
Erstelle: 1. den Prompt mit [Platzhaltern], 2. ein kurzes
Beispiel für ein gutes Ergebnis, 3. eine Checkliste mit fünf
Prüfpunkten für die Person, die das Ergebnis freigibt.

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Vorgaben. Testen Sie den entstandenen Prompt danach mit anonymisierten Fällen und passen Sie ihn an.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz zuerst. Geben Sie keine Personendaten, Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse in öffentliche KI-Dienste ein, es sei denn, der Betrieb hat dies geprüft und geregelt. Im Zweifel arbeiten Sie mit Platzhaltern. Informationen bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte; eine rechtliche Beurteilung im Einzelfall ersetzt das nicht.
• Mensch gibt frei. Auch ein sehr guter Prompt verhindert keine Fehler. KI kann Fakten erfinden. Entwürfe mit Zahlen, Fristen oder rechtlichen Aussagen müssen geprüft werden, bevor sie das Haus verlassen.
• Kein Wundermittel. Ein besserer Prompt verbessert Ergebnisse, ersetzt aber weder Fachwissen noch klare Prozesse. Ist die Aufgabe unklar, hilft auch ein geschickter Prompt nicht.
• Verantwortung bleibt beim Betrieb. Wer KI-Ergebnisse verwendet, verantwortet sie. Legen Sie fest, wer was freigibt, und dokumentieren Sie es.
• Einheitlich, aber nicht starr. Gemeinsame Vorlagen schaffen Verlässlichkeit. Lassen Sie dennoch Raum für Verbesserungen aus dem Team.
• Mitarbeitende einbeziehen. Wenn neue Regeln Arbeitsabläufe verändern, informieren Sie früh. Das gilt besonders, wenn Ergebnisse die Beurteilung von Personen berühren; klären Sie solche Fälle fachlich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Weber leitet das Sekretariat eines Treuhandbüros in Aarau. Vorher schreibt jede Mitarbeiterin ihre Antwortentwürfe an Kundschaft allein und mit eigener KI-Nutzung. Das Ergebnis ist uneinheitlich, und einmal landet ein Kundenname in einem öffentlichen KI-Dienst.

Sie wählt die Aufgabe «Antwortentwurf bei Terminanfragen» und entwickelt mit dem Team einen Prompt mit Platzhaltern. Nach fünf anonymisierten Testfällen ist der Ton einheitlich. Dazu kommt eine einseitige Regel: Namen und Beträge werden nie eingegeben, jede Antwort wird vor dem Versand gelesen.

Nachher liegt die Sammlung auf dem gemeinsamen Laufwerk, drei Prompts sind dokumentiert, und die Geschäftsleitung hat die Regel bestätigt. Mehr zum Grundverständnis steht in Was ist Prompt Engineering im Beruf?.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team Prompts für wiederkehrende Abläufe verlässlich gestalten soll, vermittelt der Kurs Prompt Engineering den Aufbau und die Überarbeitung von Eingaben. Teilnehmende prüfen Ergebnisse und erarbeiten ein getestetes Prompt-Set; Datenschutz wird ebenfalls berücksichtigt.

Häufige Fragen

Braucht jedes Unternehmen eine Prompt-Sammlung?

Nein, aber sobald mehrere Personen KI für ähnliche Aufgaben nutzen, lohnt sie sich. Sie spart Zeit, vereinheitlicht die Qualität und macht Regeln sichtbar.

Wer soll die Sammlung pflegen?

Am besten eine Person pro Aufgabenbereich, mit einer Stellvertretung. Wichtig sind Versionsstand und ein Prüfdatum, damit veraltete Prompts nicht unbemerkt weiter genutzt werden.

Wie lange dauert es, bis Prompts brauchbar sind?

Für eine einfache Aufgabe oft wenige Testrunden. Planen Sie dennoch Zeit für Anpassungen ein, weil Ihre Fälle von Beispielen aus dem Internet abweichen. Eine Anleitung zum guten Fragen finden Sie unter Gute Fragen an die KI stellen.

Darf ich im Betrieb jedes KI-Werkzeug verwenden?

Das hängt von den Regeln Ihres Betriebs ab. Klären Sie vorab, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten eingegeben werden dürfen. Siehe auch Darf ich ChatGPT bei der Arbeit nutzen?.