Wie erstellen wir einen KI-Fahrplan für die nächsten Jahre?

Das Problem

Ihr Betrieb hat erste Erfahrungen mit KI gemacht. Einzelne nutzen sie für Texte, jemand hat einen Versuch mit Zusammenfassungen gemacht. Doch es gibt keinen gemeinsamen Plan. Jede Person probiert für sich, Wissen bleibt verstreut, und niemand weiss, was als Nächstes kommt.

Ohne Plan passieren typische Dinge: Man kauft Werkzeuge doppelt, fängt Dinge an und lässt sie liegen, oder die Geschäftsleitung wird von der Entwicklung überrascht. Gleichzeitig wirken grosse «Strategiepapiere» für ein KMU überdimensioniert und verschwinden in der Schublade.

Was Sie brauchen, ist ein Fahrplan: ein kurzes Dokument, das zeigt, was in welcher Reihenfolge geschieht, wer sich kümmert und woran Sie Fortschritt erkennen. Eine Strategie im Sinn einer langen Analyse ist dafür nicht nötig.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ausgangslage in einer halben Seite festhalten. Welche Aufgaben, Werkzeuge und Erfahrungen gibt es heute? Wo sind Zeitfresser? Wo gibt es Sorgen, etwa bei Daten?

1. Ziel in einem Satz formulieren. Zum Beispiel: «In zwei Jahren erledigen wir Routineschriftverkehr mit KI-Entwürfen und prüfen alles selbst.» Ein Ziel gehört der Geschäftsleitung, nicht der IT.

1. Ideen sammeln. Bitten Sie alle im Team um zwei bis drei Vorschläge, wo KI helfen könnte. Eine Hilfe finden Sie unter Wie finden wir passende KI-Anwendungsfälle?.

1. Ideen priorisieren. Bewerten Sie jede Idee nach Nutzen, Aufwand und Risiko mit hoch, mittel oder tief. Beginnen Sie mit hohem Nutzen, tiefem Aufwand und tiefem Risiko.

1. In drei Etappen einteilen. Etappe 1 «Erste 3 Monate»: ein bis zwei kleine Piloten und Regeln. Etappe 2 «Jahr 1»: bewährte Piloten ausbauen, Schulung. Etappe 3 «Jahr 2 und 3»: weitere Bereiche, Überprüfung der Werkzeuge.

1. Zuständigkeiten eintragen. Schreiben Sie hinter jede Massnahme eine verantwortliche Person und einen Zeitpunkt. Ohne Namen bleibt ein Plan Absicht.

1. Prüfpunkte setzen. Legen Sie fest, woran Sie erkennen, ob eine Etappe gelungen ist: Zeitgewinn, weniger Fehler, Zufriedenheit. Bestimmen Sie auch, wann Sie bewusst abbrechen.

1. Zweimal pro Jahr überprüfen. Setzen Sie zwei Termine fest. Streichen Sie, was nicht funktioniert hat, und ergänzen Sie Neues.

Beispiel für die Gliederung

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich einen ersten Entwurf Ihres Fahrplans erstellen. Verwenden Sie keine vertraulichen Angaben oder Personendaten.

Du bist ein erfahrener Berater für kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz.
Erstelle den Entwurf eines KI-Fahrplans als Tabelle mit drei Etappen
(0–3 Monate, 3–12 Monate, Jahr 2–3).
Unser Betrieb: [Branche, Grösse, Region].
Unser Ziel: [ein Satz].
Unsere Ideen für KI-Einsatz: [Idee 1], [Idee 2], [Idee 3].
Einschränkungen: [Budget, Zeit, Datenschutz, vorhandene Programme].
Pro Etappe: Ziel, Massnahmen, Zuständigkeit (nur Funktionen, keine Namen),
Prüfpunkt und mögliches Risiko. Nenne keine Preise und keine erfundenen Zahlen.
Schreibe verständlich für Personen ohne IT-Kenntnisse.

Prüfen Sie den Entwurf gemeinsam, streichen Sie Unpassendes und tragen Sie Namen und Termine selbst ein.

Worauf Sie achten müssen

• Zu viel auf einmal: Mehr als zwei Vorhaben pro Etappe überfordern ein kleines Team. Weniger ist hier mehr.
• Datenschutz: Jede Massnahme mit Kunden- oder Personendaten braucht vorab eine Klärung. Bei rechtlichen Fragen holen Sie fachliche Beratung ein.
• Unsichere Zukunft: Seien Sie vorsichtig mit festen Jahresplänen. Werkzeuge und Preise können sich ändern. Siehe Wie planen wir KI-Investitionen trotz unsicherer Zukunft?.
• KI-Entwurf ist kein Plan: Die KI kennt Ihren Betrieb nicht. Der Entwurf ersetzt weder Gespräche im Team noch Ihr Urteil.
• Schulung nicht vergessen: Ohne Lernzeit bleibt ein Plan auf dem Papier. Rechnen Sie Zeit für Mitarbeitende ein.
• Abhängigkeit von Anbietern: Prüfen Sie früh, wie leicht Sie ein Werkzeug später wechseln könnten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gärtnerei mit Hofladen in der Region Luzern beschäftigt neun Personen. Die Inhaberin und ihr Bruder nutzen KI für Texte im Newsletter, doch Bestellungen, Lieferscheine und Pflanzenberatung laufen wie immer.

Vorher: Es gibt viele Ideen, aber keine Reihenfolge, und die Inhaberin fühlt sich überfordert. Nachher: In einem zweistündigen Treffen sammeln sie Ideen und bewerten sie. Etappe 1 umfasst einen Pilot für Antworten auf Kundenanfragen und eine Seite Datenregeln. Etappe 2 sieht vor, Lieferscheine zu prüfen, falls der Pilot erfolgreich ist. Etappe 3 bleibt offen. Der Plan passt auf eine Seite, jede Massnahme hat eine zuständige Person und im März und September findet eine Überprüfung statt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den Fahrplan gemeinsam mit einer Fachperson erarbeiten möchten, bietet Alpasana KI-Beratung und digitale Transformation an. Nach Angebotsbeschreibung gehören dazu das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, das Priorisieren von Vorhaben und das Erstellen eines Umsetzungsplans. Die Umsetzung kann begleitet werden.

Der Umfang richtet sich nach Ihrem Vorhaben. Alpasana erstellt dafür individuelle Offerten. Ein erstes Gespräch klärt, ob Sie lieber selbst planen oder Unterstützung brauchen.

Häufige Fragen

Wie lang soll ein KI-Fahrplan sein?

Eine bis zwei Seiten genügen für ein KMU. Wichtig ist, dass jede Person im Team ihn versteht. Lange Dokumente werden selten gelesen und noch seltener aktualisiert.

Wer soll den Fahrplan erstellen?

Die Geschäftsleitung verantwortet ihn, erarbeitet wird er am besten mit zwei bis drei Personen aus verschiedenen Bereichen. So fliessen Alltagserfahrungen ein und das Team trägt ihn mit.

Was, wenn sich die Technik schneller ändert als der Plan?

Dann passen Sie den Plan an. Deshalb sind die zwei Überprüfungstermine pro Jahr wichtig. Planen Sie Etappen so, dass Sie jederzeit anhalten oder die Richtung ändern können.