Welche Entscheidungen sollten Menschen selbst treffen?

Das Problem

Immer mehr Programme machen nicht nur Vorschläge, sondern erledigen Aufgaben selbstständig: Sie sortieren Bewerbungen, beantworten Kundenanfragen, bewerten Rechnungen oder schlagen Preise vor. Das spart Zeit, aber es stellt eine unbequeme Frage: Wo hört das Delegieren auf?

Wenn niemand klar entscheidet, wer bei welchem Thema das letzte Wort hat, entstehen zwei Risiken. Entweder verlassen sich alle blind auf das Programm, oder niemand wagt es mehr, es zu nutzen. Beides ist unglücklich.

Hinzu kommt der Automatisierungseffekt: Menschen neigen dazu, Vorschlägen von Maschinen zu folgen, auch wenn sie ein ungutes Gefühl haben. Aus einer «Empfehlung» wird dann faktisch eine Entscheidung. Eine Checkliste hilft, diese Grenze vorab festzulegen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheidungen sammeln: Listen Sie die Entscheidungen auf, die in Ihrem Betrieb regelmässig fallen: Offerten, Absagen, Mahnungen, Einstellungen, Preise, Reklamationen.
2. Folgen einschätzen: Fragen Sie bei jeder: Was passiert für die betroffene Person bei einem Fehler? Geld, Job, Gesundheit, Ruf, Rechte?
3. Stufe zuordnen: Teilen Sie in drei Stufen ein. Stufe A: KI darf allein (Terminvorschlag). Stufe B: KI bereitet vor, Mensch prüft (Antwortentwurf). Stufe C: Mensch entscheidet, KI höchstens als Hilfe (Kündigung, Anstellung, Kredit).
4. Verantwortliche benennen: Bestimmen Sie für jede Stufe-B- und Stufe-C-Entscheidung eine Person mit Namen.
5. Prüfung festlegen: Was muss die verantwortliche Person ansehen, bevor sie freigibt? Eine kurze Liste genügt.
6. Widerspruch ermöglichen: Betroffene müssen eine Entscheidung hinterfragen können und jemanden erreichen.
7. Stichproben ziehen: Prüfen Sie monatlich einige Fälle, um zu sehen, ob die Regeln gelebt werden.
8. Regel aufschreiben und besprechen: Eine Seite genügt. Besprechen Sie sie im Team, damit alle sie kennen.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte klären, welche Entscheidungen in meinem Betrieb ein Mensch treffen soll.
Betrieb: [Branche, Grösse].
Entscheidungen, die bei uns regelmässig anfallen: [Liste].
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten «Entscheidung», «Mögliche Folgen für Betroffene», «Stufe (A: KI allein, B: KI bereitet vor und Mensch prüft, C: Mensch entscheidet)» und «Begründung».
Weise darauf hin, wo rechtliche Vorgaben eine Rolle spielen könnten, ohne Rechtsberatung zu geben, und wo ich eine Fachperson fragen sollte.

Passen Sie Betrieb und Entscheidungen an. Besprechen Sie die Tabelle im Team, bevor Sie sie anwenden.

Worauf Sie achten müssen

• Automatisierungseffekt: Gewöhnt man sich an gute Vorschläge, prüft man bald nicht mehr. Planen Sie bewusste Kontrollen ein. Siehe Menschliche Aufsicht bei KI.
• Rechtliche Grenzen: Das Schweizer Datenschutzgesetz kennt Regeln zu automatisierten Einzelentscheidungen, und der EU AI Act verlangt bei bestimmten Hochrisiko-Systemen menschliche Aufsicht. Ob dies Ihren Fall betrifft, klären Sie fachlich.
• Kein Verstecken: «Die KI hat es so berechnet» ist keine Begründung. Sie müssen erklären können, warum eine Entscheidung fiel.
• Datenschutz: Für Entscheidungen über Personen werden meist Personendaten verwendet. Geben Sie diese nicht in frei zugängliche Dienste ein.
• Freigabeprozess: Wie eine Freigabe konkret aussehen kann, zeigt KI-Ergebnisse freigeben.

Was eine gute Freigabe auszeichnet: Die verantwortliche Person sieht die Unterlagen im Original und nicht nur die Zusammenfassung der KI. Sie hat genug Zeit, kann Nein sagen und muss ihr Nein nicht rechtfertigen, als wäre es ein Fehler. Sie notiert kurz, was sie geprüft hat und weshalb sie zugestimmt oder abgelehnt hat. Und sie kennt die typischen Schwächen des Werkzeugs: zum Beispiel erfundene Angaben, ungenaue Zahlen oder eine Neigung, dem Wortlaut der Anfrage zu folgen. Eine solche Freigabe dauert länger als ein Mausklick, schützt aber Betroffene, Ihr Team und Ihren Betrieb. Es lohnt sich, sie für Stufe-C-Entscheide schriftlich zu beschreiben und einmal pro Quartal mit zwei Stichproben zu testen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Personalverantwortliche in einem Handwerksbetrieb in Thun möchte Bewerbungen von einem Assistenten bewerten lassen.

Vorher: Das Programm vergibt Punkte, die Chefin streicht alle unter 60. Niemand weiss, warum eine Bewerbung 55 Punkte bekam.

Nachher: Das Team legt fest: Der Assistent darf Unterlagen zusammenfassen und fehlende Angaben markieren (Stufe B). Die Auswahl und jede Absage trifft die Personalverantwortliche selbst (Stufe C). Sie liest alle Bewerbungen im Original und kann Bewerbenden die Gründe nennen. Zusätzlich prüft sie quartalsweise, ob bestimmte Gruppen häufiger ausscheiden.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team solche Regeln sicher anwenden kann, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen. Laut Beschreibung lernen Mitarbeitende, KI für passende Arbeitsaufgaben einzusetzen und dabei Ergebnisse und Daten sorgfältig zu behandeln. Das Angebot umfasst Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Entscheidungsgrundlagen, mit Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalten.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Eine Rechtsberatung zu einzelnen Entscheidungen ist darin nicht enthalten.

Häufige Fragen

Darf KI Bewerbungen vorsortieren?

Als Hilfe, etwa zum Zusammenfassen, ja. Die Auswahlentscheidung sollte ein Mensch treffen. Bei automatisierten Verfahren können je nach Land besondere Pflichten gelten, klären Sie das fachlich.

Reicht es, wenn ein Mensch nur auf «OK» klickt?

Nein, das ist reine Formalität. Die Person muss Zeit, Kenntnis und die Befugnis haben, abzulehnen. Sonst ist die Aufsicht Schein.

Was ist mit kleinen, harmlosen Entscheidungen?

Dort kann KI oft allein arbeiten, zum Beispiel beim Vorschlagen von Terminen. Prüfen Sie trotzdem stichprobenartig, ob es noch passt.

Wie erkläre ich Kundinnen, dass ein Mensch entschieden hat?

Sagen Sie offen, dass ein Assistent beim Vorbereiten geholfen hat und eine Mitarbeiterin entschieden hat. Das schafft Vertrauen und passt zu Transparenz beim KI-Einsatz.