Überlastung beim Chef ansprechen und vorbereiten

Das Problem

Seit Wochen häufen sich die Überstunden, Pausen fallen aus, und Sie merken, dass die Qualität leidet. Sie wissen, dass Sie das Thema ansprechen sollten, schieben es aber auf. Sie fürchten, als schwach zu gelten, nicht belastbar oder nicht engagiert. Oder Sie haben es schon einmal versucht und nur ein «Das geht allen so» gehört.

Ein Gespräch über Überlastung gelingt besser, wenn Sie nicht mit «Ich kann nicht mehr» beginnen, sondern mit konkreten Beobachtungen: Welche Aufgaben, welcher Umfang, seit wann, welche Folgen für Qualität und Termine? Vorgesetzte können auf Fakten eher reagieren als auf allgemeines Unwohlsein. Sie sollten ausserdem wissen, was Sie sich wünschen: Priorisierung, Verschieben von Terminen, Unterstützung oder Anpassung des Pensums.

Arbeitgebende haben eine Fürsorgepflicht; Gesundheitsschutzpflichten ergeben sich zudem aus weiteren Vorschriften. Welche Grundlagen im Einzelfall gelten, sollte fachlich geprüft werden. Was das im Einzelfall bedeutet, ist Sache einer Rechtsberatung. Für die Gesprächsvorbereitung kann KI Struktur und Formulierungshilfen bieten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beobachtungen sammeln: Notieren Sie eine Woche lang Arbeitsmenge, Überstunden, unterbrochene Pausen und wichtige Aufgaben, die liegen bleiben. Nur Fakten.
2. Folgen benennen: Was passiert wegen der Überlastung? Fehler, verspätete Lieferungen, weniger Zeit für Kundschaft, Ihre eigene Erschöpfung.
3. Ziel formulieren: Was soll nach dem Gespräch anders sein? Wählen Sie ein bis zwei konkrete Wünsche, zum Beispiel «zwei Aufgaben abgeben» oder «Priorisierung für die nächsten vier Wochen».
4. Anonymisieren: Bereiten Sie die Notizen für die KI ohne Namen, Kundendaten und interne Details auf.
5. Leitfaden erstellen lassen: Fügen Sie die Vorlage unten ein. Die KI schlägt eine Struktur vor, formuliert Eröffnungssätze und mögliche Einwände samt Antworten.
6. Formulierungen anpassen: Übernehmen Sie, was zu Ihnen passt, und sprechen Sie die Sätze laut aus.
7. Gespräch vereinbaren: Bitten Sie um einen ruhigen Termin, zum Beispiel mit der Formulierung: «Ich möchte mit Ihnen 30 Minuten über meine Arbeitslast sprechen.»
8. Ergebnis festhalten: Notieren Sie nach dem Gespräch, was vereinbart wurde und bis wann. Vereinbaren Sie einen Folgetermin.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte mit meiner vorgesetzten Person über Überlastung sprechen und das Gespräch vorbereiten.

Meine Rolle (allgemein): [z. B. Sachbearbeiterin in einem KMU]
Beobachtungen der letzten Wochen: [z. B. durchschnittlich 6 Überstunden pro Woche, Pausen entfallen, zwei Projekte parallel]
Folgen: [z. B. Fehler häufen sich, Fristen werden knapp]
Mein Ziel: [z. B. Priorisierung der Aufgaben, Unterstützung bei einem Projekt]
Was ich nicht möchte: [z. B. Vorwürfe machen, mich rechtfertigen]

Aufgabe:
1. Schlage einen Gesprächsaufbau in fünf Schritten vor: Einstieg, Beobachtungen, Folgen, Wunsch, Vereinbarung.
2. Formuliere einen Einstiegssatz und eine Formulierung für meinen Wunsch.
3. Nenne drei mögliche Einwände («Das geht allen so», «Wir haben kein Budget») und je eine sachliche Antwort.
4. Gib keine rechtlichen oder medizinischen Ratschläge.
Ich gebe keine Namen und internen Details an. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Ersetzen Sie die Angaben durch Ihre eigene Situation, aber ohne Namen, Firmennamen und Kundendaten.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Geben Sie keine Kundendaten, internen Zahlen oder Namen in öffentliche KI-Dienste ein. Arbeits- und Geschäftsgeheimnisse bleiben geschützt.
• Keine Rechtsberatung: Fragen zu Arbeitszeit, Überstunden, Fürsorgepflicht oder Kündigungsschutz beantwortet die KI nicht verlässlich. Wenden Sie sich an Personalabteilung, Arbeitnehmervertretung, Gewerkschaft oder eine Rechtsberatung. Kantonale Arbeitsinspektorate und das SECO geben Auskunft zu Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz.
• Reaktionen sind nicht planbar: Vorgesetzte können abwehrend oder verständnisvoll reagieren. Bereiten Sie sich auf beides vor.
• Dokumentation: Halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest, etwa mit einer kurzen E-Mail nach dem Gespräch.
• Gesundheit zuerst: Bei körperlichen oder seelischen Beschwerden gehen Sie zur Hausärztin oder zum Hausarzt. Coaching ist keine Therapie.
• Akute Krise: Bei Hoffnungslosigkeit oder Gedanken, sich etwas anzutun, erreichen Sie die Dargebotene Hand unter Telefon 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Daniel, 39, ist Kundenberater bei einer Regionalbank im Mittelland. Nach einem Personalwechsel im Team betreut er zusätzlich einen Teil der Kunden einer Kollegin.

Vorher: Er sagt nichts, arbeitet länger und ist am Wochenende erschöpft. Beim ersten Versuch, es anzusprechen, sagt sein Vorgesetzter: «Das geht gerade allen so.»

Nachher: Mit einem KI-Leitfaden sammelt er Zahlen zu den Überstunden und listet drei Aufgaben auf, die sich verschieben liessen. Im zweiten Gespräch nennt er seine Beobachtungen und fragt: «Welche dieser Aufgaben können wir bis Quartalsende zurückstellen?» Der Vorgesetzte nimmt zwei Aufgaben vorübergehend zurück und plant einen Termin zur Neuverteilung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie das Gespräch führen sollen, oder wenn die Belastung schon länger anhält, kann ein persönliches Gespräch helfen, Ihre Situation einzuordnen. my-coach.ch begleitet im Life Coaching und Mental Coaching zu Stress, Grenzen, Konflikten und Work-Life-Balance, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Eine Rechts- oder ärztliche Beratung ersetzt es nicht.

Häufige Fragen

Soll ich das Gespräch schriftlich ankündigen?

Eine kurze Terminanfrage genügt. Nennen Sie das Thema, damit sich Ihre Vorgesetzte vorbereiten kann.

Was, wenn mein Chef abwehrt?

Bleiben Sie bei Ihren Beobachtungen und fragen Sie nach Lösungen. Ein Zwischenschritt kann ein Gespräch mit der Personalabteilung sein.

Kann ich das auch als Führungskraft nutzen?

Ja, mit angepasster Perspektive. Für die Seite der Vorgesetzten gibt es Belastung ansprechen.

Wie bereite ich Teamfragen vor?

Wenn mehrere betroffen sind, hilft eine gemeinsame Auswertung, zum Beispiel eine Retrospektive zur Arbeitslast.