Zu viel Arbeit im Team: Mit KI eine Entlastungsrunde planen

Das Problem

Im Team läuft es heiss: Jeder hat zu viele Aufgaben, neue kommen dazu, und alte fallen nicht weg. Gespräche am Kaffeeautomaten drehen sich um «keine Zeit» und «wer macht das noch». Gleichzeitig gibt es keinen Ort, an dem die Gesamtlast sichtbar wird. Jede und jeder trägt sie allein.

Typische Folgen: Aufgaben bleiben liegen, Qualität sinkt, Spannungen steigen, und einzelne Personen übernehmen mehr, als gut ist. Schuldzuweisungen («Du bist zu langsam», «Du gibst nichts ab») machen alles schlimmer.

Eine Retrospektive ist eine strukturierte Rückschau des Teams, die aus der agilen Projektarbeit stammt: Was lief gut? Was hat uns belastet? Was ändern wir? In einer Entlastungsrunde wird sie auf die Arbeitslast zugeschnitten. KI kann Ablauf und Fragen vorbereiten. Entscheidend ist, dass die Führung bereit ist, auch Aufgaben zu streichen oder Prioritäten zu ändern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anlass formulieren: Was ist das Ziel? Zum Beispiel «Wir klären, was wir bis Jahresende nicht mehr oder anders machen».
2. Aufgaben sichtbar machen: Bitten Sie alle, vorab ihre laufenden Aufgaben auf einer Liste festzuhalten, mit Zeitbedarf pro Woche (Schätzung).
3. Kapazität erheben: Wie viele Stunden stehen realistisch zur Verfügung, nach Abzug von Sitzungen, Ferien und Unvorhergesehenem?
4. KI-Ablauf entwerfen lassen: Nutzen Sie die Vorlage und passen Sie das Ergebnis an Ihre Teamgrösse an.
5. Runde durchführen: Aufgaben sammeln, Last pro Person vergleichen, Prioritäten klären, Entscheidungen treffen.
6. Drei Kategorien bilden: Weitermachen, verändern (kleiner, später, anders), stoppen.
7. Verbindlich festhalten: Eine Massnahmenliste mit Verantwortlichen und Terminen. Die Leitung entscheidet über Streichungen.
8. Nach vier bis sechs Wochen prüfen: Hat die Last abgenommen? Was braucht es noch?

Vorlage zum Kopieren

Ich leite ein Team mit [Anzahl] Personen im Bereich [Bereich].
Wir haben zu viel Arbeit. Wir möchten in 90 Minuten Arbeitsmenge und
Kapazität abgleichen, ohne Schuldzuweisungen.
Bekannte Themen (allgemein, ohne Namen): [z. B. viele Ad-hoc-Anfragen,
unklare Vertretung, Sitzungen].

Aufgabe:
1. Entwirf einen Ablauf mit Zeitangaben: Einstieg, Aufgaben sammeln,
   Last vergleichen, Prioritäten, Massnahmen.
2. Formuliere acht Moderationsfragen, die auf Arbeitsmenge und Abläufe
   zielen, nicht auf Personen.
3. Schlage eine einfache Tabelle für «weitermachen / verändern / stoppen» vor.
4. Nenne drei Regeln für die Runde.
Keine Aussagen über Gesundheit oder Leistung einzelner Personen.
Sprache: Deutsch (Schweiz).

Wenn das Team verteilt arbeitet, ergänzen Sie «Format: Videokonferenz».

Worauf Sie achten müssen

• Führung muss mitziehen: Eine Runde ohne Entscheidungsbefugnis führt zu Frust. Klären Sie vorher, was gestrichen oder verschoben werden darf.
• Keine Schuldzuweisungen: Betrachten Sie Abläufe, Prioritäten und Ressourcen, nicht Personen.
• Datenschutz: Keine Mitarbeiternamen, Absenzen oder Leistungsdaten in öffentliche KI-Dienste. Beschreiben Sie die Lage allgemein.
• Zahlen nicht erfinden: Lassen Sie die KI keine «typischen» Zeitwerte für Ihre Aufgaben nennen. Verwenden Sie Ihre eigenen Schätzungen.
• Überforderung im Einzelfall: Wenn eine Person offensichtlich am Limit ist, braucht sie ein persönliches Gespräch. Siehe Belastung ansprechen. Bei Krisen ist «Die Dargebotene Hand» unter 143 rund um die Uhr erreichbar.
• Rechtliches: Arbeitszeit und Gesundheitsschutz regeln Gesetz und Vertrag. Klären Sie Fragen mit der Personalabteilung oder einer Rechtsberatung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: Das Sekretariat einer Gemeinde im Kanton Aargau, fünf Personen, hat nach einer Pensionierung eine Stelle weniger und dieselbe Arbeit.

Vorher: Die Mitarbeitenden arbeiten parallel an Ad-hoc-Anfragen. Zwei leisten regelmässig Überzeit, andere wissen nichts davon. Die Gemeindeschreiberin spürt Spannungen, kann sie aber nicht einordnen.

Nachher: Die Gemeindeschreiberin lässt sich mit der KI eine Entlastungsrunde entwerfen. Vorab sammelt jede Person ihre Aufgaben und den Zeitbedarf. Die Runde zeigt, dass eine Person fast doppelt so viel trägt wie andere, weil sie «alles schon kennt». Das Team verteilt neu, stoppt zwei interne Berichte und verschiebt zwei Projekte auf das nächste Jahr. Nach sechs Wochen könnte die Überzeit sinken; ob das geschieht, hängt von der Umsetzung und den Arbeitsbedingungen ab.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie im Team Abläufe überprüfen, Aufgaben verteilen oder digitale Werkzeuge zur Entlastung einführen möchten, bietet KI-Beratung und digitale Transformation laut Beschreibung an: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren, einen Umsetzungsplan erstellen sowie Geschäftsprozesse verbessern und digitale Workflows entwickeln. Projekte werden individuell offeriert.

Beachten Sie: Technik kann Last verschieben, aber nicht die Entscheidung ersetzen, was nicht mehr getan wird.

Häufige Fragen

Wie oft soll eine solche Runde stattfinden?

Bei hoher Last vierteljährlich, sonst halbjährlich. Eine kurze Kontrolle im regulären Teammeeting kann dazwischen helfen.

Was, wenn die Führung nichts streichen will?

Dann ist die Runde nur sinnvoll, wenn sie ehrlich sagt, welche Qualität oder Verzögerung dadurch entsteht. Machen Sie die Folgen sichtbar.

Kann die KI die Verteilung der Aufgaben berechnen?

Sie kann Tabellen erstellen, aber Fairness, Fähigkeiten und Wünsche sind menschliche Abwägungen. Prüfen Sie Rechnungen stichprobenartig.

Was machen wir mit Dauerthemen wie Meetings?

Dazu gibt es eine eigene Seite: Meetinglast reduzieren.