Transkription Fehler korrigieren: Namen und Fachwörter

Das Problem

Die automatische Mitschrift ist da, und vieles stimmt. Aber an den wichtigen Stellen hapert es: Ihr Produkt «Aquaterm» heisst im Text «Aqua Term» oder «Akwaterm», der Kunde Herr Brülhart wird zu «Brühlhard», und aus dem Fachbegriff «Wärmedämmverbundsystem» wird ein Wortsalat.

Spracherkennung hört Wörter und wählt das wahrscheinlichste. Namen, Marken und Fachsprache sind selten und deshalb besonders fehleranfällig, vor allem wenn sie schweizerisch klingen oder mit Dialekt gesprochen werden.

Wer die Fehler systematisch behebt, spart Zeit und verhindert, dass im Protokoll falsche Namen oder Beträge stehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wortliste anlegen. Notieren Sie Namen von Personen und Firmen, Produkte, Abkürzungen und Fachwörter, die in Ihren Sitzungen vorkommen. Eine Tabelle mit den Spalten «richtig» und «häufige Falschschreibungen» ist ideal.

1. Im Werkzeug nutzen, falls möglich. Manche Programme erlauben eigene Wörter oder ein Vokabular. Prüfen Sie, ob Ihres das kann, und tragen Sie die Liste dort ein. Das verbessert künftige Mitschriften.

1. Transkript sichern. Speichern Sie die Rohfassung unverändert. So bleibt der Ursprung nachvollziehbar.

1. Häufige Fehler ersetzen. Nutzen Sie «Suchen und Ersetzen» für wiederkehrende Falschschreibungen. Prüfen Sie jeden Treffer, denn manche Ersetzungen treffen auch richtige Stellen.

1. KI-Korrektur mit Wortliste. Geben Sie Transkriptabschnitte und die Wortliste in eine KI und lassen Sie Namen und Fachwörter angleichen, ohne Inhalte zu ändern. Verwenden Sie die Vorlage unten. Verarbeiten Sie vertrauliche Texte nur mit freigegebenen Werkzeugen.

1. Zahlen und Namen an der Aufnahme prüfen. Gehen Sie mit Zeitmarken zu den Stellen, an denen Beträge, Daten und Personen genannt werden, und hören Sie nach. Siehe Zeitmarken im Transkript.

1. Lesbar überarbeiten. Erst danach glätten Sie Füllwörter und Satzbau, falls gewünscht. Siehe Transkript lesbar überarbeiten.

1. Wortliste pflegen. Ergänzen Sie neue Begriffe aus jeder Sitzung. Nach drei bis vier Sitzungen sinkt der Aufwand spürbar.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine sorgfältige Lektorin für Sitzungsprotokolle. Ich gebe dir einen Abschnitt aus einem automatisch erstellten Transkript und eine Wortliste. Korrigiere ausschliesslich Schreibweisen von Namen, Produkten und Fachwörtern gemäss der Liste.

Wortliste (richtig / häufige Falschschreibungen):
[Begriff A / Falschschreibung 1, Falschschreibung 2]
[Begriff B / Falschschreibung]

Transkriptabschnitt (ohne vertrauliche Details): [Text einfügen]

Regeln:
1. Ändere keinen Satzbau und keine Aussagen. Lasse Zahlen, Beträge und Daten unverändert.
2. Wenn ein Wort wie ein Name oder Fachbegriff aussieht, der nicht in der Liste steht, markiere es mit «[prüfen]».
3. Liste am Ende alle Änderungen auf («alt → neu»).
4. Erfinde keine Namen.

Nutzen Sie die Änderungsliste, um stichprobenweise zu kontrollieren. Namen und Zahlen werden an der Aufnahme bestätigt.

Beispiel einer Wortliste

Worauf Sie achten müssen

• Nicht blind ersetzen: «Suchen und Ersetzen» kann falsche Stellen treffen. Prüfen Sie die Treffer.
• KI darf nichts erfinden: Lassen Sie sie nur Schreibweisen angleichen und Änderungen auflisten. Sonst werden Aussagen verfälscht.
• Vertraulichkeit: Transkripte enthalten oft Heikles. Nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge und kürzen Sie Ausschnitte. Siehe Werkzeug für vertrauliche Aufnahmen.
• Dialekt: Schweizerdeutsche Wörter werden oft falsch erkannt. Siehe Schweizerdeutsch transkribieren.
• Verantwortung: Wer das Protokoll freigibt, steht für den Inhalt ein. Die Korrektur gehört in Menschenhand.
• Aufnahmequalität: Schlechter Ton erzeugt mehr Fehler als jede Wortliste beheben kann. Siehe Aufnahmequalität.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Zürcher, 53, führt das Sekretariat einer Bauunternehmung in Sursee. Die Bausitzungen werden transkribiert. Vorher: Nach jeder Sitzung verbringt sie eine Stunde damit, Produktnamen, Bauteile und Subunternehmen von Hand zu verbessern.

Sie legt eine Wortliste mit 40 Begriffen an, trägt sie im Werkzeug ein und nutzt sie zusätzlich für die KI-Korrektur. Nachher: Die Nachbearbeitung dauert noch 20 Minuten. Zahlen und Namen in Beschlüssen prüft sie weiterhin an der Aufnahme, und die Liste wächst mit jeder Sitzung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Sitzungsdokumentation mit KI sauber aufsetzen möchten, bietet Alpasana die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Beschrieben sind Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen samt Copilot und Google Workspace sowie Podcast- und Voiceover-Vorbereitung, jeweils mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Eine Garantie für fehlerfreie Transkripte gibt es nicht. Die Prüfung bleibt Ihre Aufgabe.

Häufige Fragen

Kann ich Namen vor der Aufnahme dem Programm beibringen?

Bei manchen Werkzeugen ja, über eigene Wörter oder ein Vokabular. Prüfen Sie die Hilfe Ihres Programms. Wenn es das nicht bietet, bleibt die Nachbearbeitung mit Liste.

Wie finde ich Fehler schnell?

Suchen Sie nach Falschschreibungen aus Ihrer Liste, nach Zahlen und nach Wörtern, die im Satz keinen Sinn ergeben. Die Zeitmarken führen Sie zur Stelle in der Aufnahme.

Soll ich alles von Hand prüfen?

Bei Beschlüssen, Zahlen und Namen ja. Beim Rest genügen Stichproben. Wie Sie lange Mitschriften lesbarer machen, zeigt Transkript lesbar überarbeiten.