Power Automate Cloud oder Desktop: Was ist der Unterschied?

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Verwaltung eines Spitex-Vereins im Kanton Solothurn. Der Verein nutzt Microsoft 365 und möchte Routinearbeiten automatisieren. Beim Einarbeiten stösst sie auf zwei Begriffe: «Cloud-Flow» und «Desktop-Flow». Dazu hört sie «RPA» und «Attended» und weiss nicht, was davon für ihre Aufgabe nötig ist. Die Aufgaben: Anmeldungen aus einem Formular in eine Liste übertragen und Daten in eine ältere Fachsoftware eintippen, die nur über ihre Oberfläche bedient werden kann.

Der Unterschied ist wichtig, weil er Aufwand, Kosten und Zuverlässigkeit bestimmt. Wer für eine einfache Aufgabe die schwere Variante wählt, bezahlt und pflegt mehr als nötig. Wer für eine Aufgabe mit alter Software die einfache wählt, kommt nicht ans Ziel.

Hier finden Sie eine einfache Entscheidungshilfe.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die beiden Arten verstehen. Ein Cloud-Flow läuft in der Microsoft-Cloud und verbindet Online-Dienste über fertige Anschlüsse, sogenannte Connectors, zum Beispiel Outlook, SharePoint, Teams, Forms, Excel Online. Ein Desktop-Flow läuft auf einem Windows-Rechner und bedient Programme über deren Oberfläche: klicken, tippen, kopieren. Man spricht von RPA (Robotic Process Automation). Siehe Power Automate einfach erklärt.

1. Die Aufgabe beschreiben. Notieren Sie, was automatisiert werden soll, welche Programme beteiligt sind und was heute von Hand geschieht.

1. Prüfen, ob die Programme einen Anschluss haben. Haben Ihre Programme einen Connector oder eine Schnittstelle (API)? Dann genügt ein Cloud-Flow. Das ist stabiler und leichter zu pflegen.

1. Prüfen, ob nur die Oberfläche bleibt. Gibt es für das Programm nur die Bildschirmmaske und keinen Anschluss, kommt ein Desktop-Flow infrage. Siehe Power Automate Desktop für alte Software.

1. Beaufsichtigt oder unbeaufsichtigt klären. Ein beaufsichtigter Desktop-Flow läuft, während eine Person am Rechner angemeldet ist und ihn startet. Ein unbeaufsichtigter läuft ohne Person auf einem dafür vorgesehenen Rechner und ist aufwendiger und meist lizenzpflichtig. Siehe Beaufsichtigte Desktop-Flows.

1. Kombinationen erwägen. Häufig startet ein Cloud-Flow (zum Beispiel bei neuer Formularantwort) einen Desktop-Flow, der die Daten in die alte Software einträgt.

1. Lizenzen und Kosten prüfen. Welche Funktionen in Ihrem Microsoft-365-Tarif enthalten sind und welche zusätzliche Lizenzen brauchen, ändert sich. Siehe Power Automate: Lizenz prüfen.

1. Datenschutz und Richtlinien klären. Welche Daten fliessen, welche Connectors sind erlaubt? Siehe Power Automate: DLP-Regeln.

1. Klein beginnen. Bauen Sie zuerst einen einfachen Cloud-Flow und testen Sie ihn, bevor Sie Desktop-Flows einführen. Siehe Erster Flow.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich helfen, Ihre Aufgabe einzuordnen. Beschreiben Sie nur Abläufe, keine Personendaten.

Wir sind ein [Branche]-Betrieb in der Schweiz mit Microsoft 365. Aufgabe: [Aufgabe in drei Sätzen].
Beteiligte Programme: [Programm 1 (online/lokal)], [Programm 2 (online/lokal)].
Für Programm [Name] gibt es [eine Schnittstelle / nur die Bedienoberfläche / ich weiss es nicht].
Beurteile in einfacher Sprache: 1. Genügt ein Cloud-Flow, oder braucht es einen Desktop-Flow?
2. Wo wäre ein beaufsichtigter oder unbeaufsichtigter Ablauf sinnvoll? 3. Welche Risiken und Grenzen gibt es?
4. Welche Fragen sollte ich meiner IT und dem Lizenzanbieter stellen? 5. Was wäre ein kleiner erster Pilot?
Nenne keine Preise und markiere Annahmen mit [prüfen], da sich Lizenzen und Funktionen ändern.

Ergänzen Sie Branche, Aufgabe und Programme. Die Einschätzung ist eine Diskussionsgrundlage für das Gespräch mit Ihrer IT.

Worauf Sie achten müssen

• Desktop-Flows sind empfindlicher: Sie hängen von Bildschirm, Fensterlage und Programmversion ab. Ein Update der Software kann sie stören. Cloud-Flows über Connectors sind meist stabiler.
• Unbeaufsichtigt braucht Aufwand und Lizenz: Ein Rechner muss bereitstehen, angemeldet und geschützt sein, und die Lizenzierung ist anspruchsvoller. Planen Sie das ein.
• Zugangsdaten: Desktop-Flows tippen Passwörter in Programme. Gehen Sie sorgfältig mit Zugangsdaten um und vergeben Sie minimale Rechte.
• Datenschutz: Cloud-Flows verarbeiten Daten in der Microsoft-Cloud, Desktop-Flows greifen auf lokale Programme zu. Klären Sie Datenfluss und Zugriffe.
• Fehler ohne Aufsicht: Ein fehlerhafter Desktop-Flow kann viele Falscheinträge erzeugen, bevor es jemand merkt. Bauen Sie Prüfungen und Benachrichtigungen ein.
• Nicht jede Software darf automatisiert werden: Prüfen Sie Lizenzbedingungen der Programme und interne Regeln.
• Besser die Quelle verbessern: Manchmal ist eine Schnittstelle oder ein Import eleganter als ein Roboter, der Eingabemasken bedient.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Spitex-Verein im Kanton Solothurn unterscheidet zwei Aufgaben. Die Anmeldungen kommen über Microsoft Forms und sollen in eine SharePoint-Liste, das ist ein Fall für einen Cloud-Flow. Die Weitergabe der Daten in die Fachsoftware ohne Schnittstelle wäre ein Fall für einen Desktop-Flow.

Vorher: Beides von Hand, zwei Stunden pro Woche. Nachher: Der Cloud-Flow erledigt die erste Aufgabe zuverlässig. Für die zweite entscheidet sich der Verein gegen einen Desktop-Flow, weil die Software wöchentlich ihre Maske ändert und die Daten sensibel sind. Stattdessen fragt Frau Müller beim Hersteller, ob ein Datenimport möglich ist. Das ist ein Ergebnis der Analyse, nicht des Ausprobierens.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Büroarbeit mit Microsoft-Werkzeugen und KI zu automatisieren, findet bei absofort passende Kurse. Die Kurse für KI und IT bei konkreten Arbeitsaufgaben enthalten laut Angebot Kurse zu Bürokommunikation mit Copilot, No-Code-Automatisierung, KI-Agenten und betrieblichen KI-Richtlinien, mit KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Auch eine unabhängige Vorbereitung auf Microsoft-Prüfungen zu Power-Platform-Grundlagen ist im Kurskatalog beschrieben.

Häufige Fragen

Brauche ich für beide Arten dieselbe Lizenz?

Nicht unbedingt. Welche Funktionen in Ihrem Tarif enthalten sind und welche Zusatzlizenz nötig ist, ändert sich und ist im Einzelfall zu prüfen. Fragen Sie Ihren Lizenzpartner.

Kann ein Desktop-Flow auch nachts laufen?

Unbeaufsichtigt ja, mit passendem Rechner und Lizenz. Beaufsichtigte Flows brauchen eine angemeldete Person.

Was heisst RPA?

Robotic Process Automation: Software, die Handgriffe am Bildschirm nachahmt. Sie ist nützlich, wenn es keinen anderen Zugang zu einem Programm gibt.