Wie hilft KI bei der Terminfindung im Team?

Das Problem

Sechs Personen, ein gemeinsamer Termin: Sie schreiben eine Mail mit drei Vorschlägen. Zwei antworten sofort, einer ist an zwei Tagen verhindert, eine meldet sich gar nicht, und plötzlich sind es zwölf Mails. Am Ende findet die Sitzung später statt als geplant, oder jemand fehlt.

Terminfindung ist eine der unscheinbaren Aufgaben, die in Büros viel Zeit frisst. Sie ist gut digitalisierbar, aber nicht ganz ohne Tücken: Kalender sind nicht immer gepflegt, Personen arbeiten in Teilzeit, kantonale Feiertage, Ferien und Zeitzonen verkomplizieren das.

Hier lernen Sie, welche Hilfsmittel es gibt und wo eine KI sinnvoll mitwirkt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rahmen klären. Notieren Sie: Wer muss unbedingt dabei sein, wer ist optional? Wie lange dauert der Termin? Zeitfenster für die Suche? Ort oder online? Je klarer, desto schneller geht die Suche.

1. Vorhandene Funktion nutzen. In Outlook und im Google Kalender können Sie die Verfügbarkeit von Teilnehmenden einsehen, soweit diese ihren Kalender freigegeben haben. Das ist oft der schnellste Weg für interne Termine. Siehe KI-Kalender auswählen.

1. Bei externen oder unsicheren Kalendern: Umfrage. Erstellen Sie eine Terminumfrage mit zwei bis fünf Vorschlägen. Dafür gibt es Webdienste und Funktionen in Kalenderprogrammen. Klären Sie Datenschutz, bevor Sie Namen eintragen.

1. KI formuliert Einladung. Lassen Sie eine KI die Einladung oder Mail verfassen: kurz, mit Zweck, Dauer, Frist für die Antwort. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Rückmeldungen auswerten. Wenn Personen ihre Verfügbarkeit per Mail mitteilen, können Sie diese Angaben (ohne heikle Details) in die KI einfügen und überschneidende Zeiten herausfiltern lassen.

1. Prüfen. Kontrollieren Sie Wochentage, Datum und Uhrzeit sowie Feiertage und Ferien. KI rechnet nicht immer korrekt. Bei internationalen Teams siehe Zeitzonen im Kalender.

1. Termin festlegen und bestätigen. Senden Sie die Einladung und bitten Sie um verbindliche Zu- oder Absage. Legen Sie fest, bis wann die Antwort erwartet wird.

1. Nachfassen und Ersatz planen. Wer nicht antwortet, wird einmal erinnert. Planen Sie einen Ersatztermin, falls eine Schlüsselperson ausfällt.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine Assistentin für Terminplanung in einem Schweizer Büro. Ich muss einen Termin für mehrere Personen finden. Hilf mir, die Verfügbarkeiten auszuwerten und eine Einladung zu schreiben. Erfinde nichts.

Zweck und Dauer: [z. B. Projektsitzung, 90 Minuten]
Teilnehmende (Kürzel, Pflicht/optional): [z. B. A pflicht, B pflicht, C optional]
Zeitraum: [z. B. 12. bis 23. Oktober 2026]
Verfügbarkeiten laut Rückmeldungen: [z. B. A: Mo-Mi vormittags; B: Di und Do ganztags; C: nur Mi]
Besonderheiten: [z. B. Online, Feiertage, Ferien, Zeitzonen]

Aufgabe:
1. Finde Zeitfenster, in denen alle Pflichtteilnehmenden verfügbar sind, und nenne optionale Teilnehmende, die dazukommen können.
2. Rechne Wochentage und Daten nach dem Kalender nach und zeige die Rechnung.
3. Schreibe eine kurze, freundliche Einladung mit Terminvorschlägen und Antwortfrist.
4. Nenne offene Punkte, die ich noch klären muss.
Regeln: Wenn Angaben fehlen, frage nach, statt zu raten. Kennzeichne Unsicheres mit «[prüfen]».

Prüfen Sie die vorgeschlagenen Termine selbst im Kalender, bevor Sie die Einladung versenden.

Welcher Weg wann?

Worauf Sie achten müssen

• Kein Zugriff, kein Wissen: Eine KI sieht Kalender nur, wenn Sie ihr Zugriff geben. Ansonsten arbeitet sie mit dem, was Sie eintippen.
• Datenschutz: Kalenderdaten sind Personendaten. Abwesenheiten können Hinweise auf Gesundheit oder Privates geben. Geben Sie nur das Nötige in ein KI-Werkzeug ein, und nur in freigegebene.
• Datum und Wochentag prüfen: KI vertut sich bei der Umrechnung von «nächsten Dienstag». Prüfen Sie im Kalender.
• Feiertage in der Schweiz: Sie unterscheiden sich nach Kanton und teils nach Gemeinde. Prüfen Sie die Termine an Standorten in verschiedenen Kantonen.
• Umfragedienste: Dort werden Namen und Verfügbarkeiten gespeichert. Prüfen Sie Standort und Bedingungen.
• Verbindlichkeit: Ein Terminvorschlag ist keine Zusage. Holen Sie bei Wichtigem ausdrückliche Bestätigung ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Aebi, 54, koordiniert die Sitzungen eines Vorstands mit acht Personen bei einer Genossenschaft in Burgdorf. Vorher: Jede Sitzung braucht fünf Mailrunden, und mindestens eine Person erfährt zu spät vom Termin.

Sie legt Pflichtpersonen fest, nutzt die Terminumfrage ihres Kalenders und lässt die Einladung mit der Vorlage formulieren. Rückmeldungen per Mail fügt sie in die KI ein und prüft Daten und Feiertage im Kalender nach. Nachher: Die Terminfindung dauert noch zwei Tage statt zwei Wochen, die Einladung enthält Zweck, Dauer und Antwortfrist, und sie plant einen Ersatztermin ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie wiederkehrende Abstimmungen im Betrieb vereinfachen möchten, bietet Alpasana KI-Beratung und digitale Transformation an. Beschrieben sind die Aufnahme von Prozessen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen sowie das Verbinden von Systemen.

So lässt sich klären, ob sich etwa eine automatisierte Terminfindung für Ihre Abläufe lohnt. Eine fertige Terminsoftware ist nicht Teil der Beschreibung; Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann KI direkt in meinen Kalender schauen?

Nur, wenn Sie den Zugriff erlauben, zum Beispiel über Copilot oder Gemini im jeweiligen Kalenderprogramm. Klären Sie vorher Datenschutz und Rechte, siehe Kalenderzugriff und Datenschutz.

Soll die KI selbst Termine festlegen?

Zum Einstieg besser nicht: Lassen Sie Vorschläge machen und bestätigen Sie selbst. Mehr dazu bei Vorschlag oder Buchung.

Kann ich die Terminfindung automatisieren?

Mit Automatisierungswerkzeugen ist vieles möglich, etwa das Verbinden von Kalender und Aufgabenliste. Ein Beispiel zeigt Zapier: Kalender und Trello. Prüfen Sie dabei Datenschutz und Kosten.