Copilot in Excel: Text sicher in Spalten aufteilen

Das Problem

Aus der Buchhaltung kommt eine Liste mit einer Spalte «Kunde», in der steht «Müller Hans, Bahnhofstrasse 12, 5000 Aarau». Für den Serienbrief brauchen Sie getrennte Spalten für Anrede, Vorname, Nachname, Strasse, Postleitzahl und Ort. Von Hand sind das 300 Zeilen.

Das Trennen scheint einfach, ist es aber nicht. Manche Einträge haben das Komma an anderer Stelle, manche stehen als «Hans Müller», andere als «Müller-Meier Anna». Dazu kommen Firmen («Garage Meier AG, c/o Peter Meier»), Postfächer, Adresszusätze und Hausnummern mit Buchstaben («12a»). Eine Regel, die in 90 Prozent der Fälle funktioniert, macht in den übrigen zehn Prozent Fehler, und diese landen im Brief.

Excel bietet dafür Werkzeuge, und Copilot kann beim Aufbau helfen und Sonderfälle benennen. Das Ergebnis muss aber Zeile für Zeile verlässlich sein, wenn es im Kundenbrief steht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Kopie sichern. Arbeiten Sie in einer Kopie. Die Originalspalte bleibt unverändert.

1. Muster ansehen. Schauen Sie sich fünfzig Zeilen an. Welche Formen kommen vor? Notieren Sie typische Muster und Ausnahmen.

1. Zielspalten festlegen. Welche Angaben brauchen Sie getrennt? Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort?

1. Hilfsspalten anlegen. Lassen Sie die Trennung in neuen Spalten ausführen, nicht in der Originalspalte.

1. Auftrag an Copilot geben. Beschreiben Sie die Muster und Sonderfälle und verlangen Sie, dass unklare Zeilen markiert und nicht geraten werden.

1. Sonderfälle prüfen. Filtern Sie nach markierten Zeilen und nach Auffälligkeiten: leere Zielspalten, Zahlen im Nachnamen, ungewöhnlich lange Einträge.

1. Stichprobe von Hand. Vergleichen Sie zwanzig zufällige Zeilen mit dem Original. Prüfen Sie besonders Doppelnamen und Firmen.

1. Ergebnis sichern. Wandeln Sie bei Bedarf Formeln in Werte um und speichern Sie die bereinigte Datei getrennt. Prüfen Sie Anwendungen wie Serienbrief vorbereiten erst danach.

Vorlage zum Kopieren

In Spalte [Spalte] meiner Tabelle stehen Angaben wie «[Beispiel 1]» und «[Beispiel 2]». Ich möchte sie in die Spalten Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort aufteilen.

Bitte:
1. Beschreibe die Muster, die du in den Daten erkennst, und die Sonderfälle (Doppelnamen, Firmen, Adresszusätze, Postfach).
2. Erstelle Formeln oder Schritte für die Trennung in neue Hilfsspalten, ohne die Originalspalte zu verändern.
3. Füge eine Spalte «Prüfen» hinzu, die Zeilen markiert, bei denen die Trennung unsicher ist.
4. Gib mir eine Liste von Kontrollen, mit denen ich die Qualität prüfen kann.
Rate nicht: Bei unklaren Zeilen schreibe «prüfen».

Ersetzen Sie die Beispiele durch echte (nicht vertrauliche oder anonymisierte) Zeilen. Bei Namen schützen Sie Personendaten.

Worauf Sie achten müssen

• Personendaten. Adresslisten sind schützenswert. Verwenden Sie Copilot nur im Rahmen der Regeln Ihres Betriebs und geben Sie keine vertraulichen Listen ein, wenn Sie nicht sicher sind (Datenschutz mit Copilot im Büro).
• Vertauschte Namen. Wenn die Reihenfolge nicht einheitlich ist, erkennt auch eine KI Vor- und Nachnamen nicht immer richtig. Prüfen Sie Stichproben.
• Kulturelle Namensformen. Namen sind nicht immer in Vor- und Nachnamen teilbar. Gehen Sie sorgfältig mit Sonderformen um.
• Postleitzahlen. Schweizer Postleitzahlen haben vier Stellen. Prüfen Sie auf führende Nullen, fehlende Ziffern und ausländische Adressen.
• Versand. Fehler in Adressen erzeugen Kosten und Ärger. Testen Sie mit einigen Briefen, bevor Sie den ganzen Versand starten.
• Ursprungsdaten erhalten. Behalten Sie die Originalspalte, um Fehler nachzuvollziehen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sekretärin einer Kirchgemeinde im Kanton Solothurn erhält die Adressen der Jubilare als eine Spalte «Name, Strasse, PLZ Ort». Für den Glückwunschbrief braucht sie getrennte Felder.

Sie beschreibt Copilot die Muster, legt Hilfsspalten an und bekommt eine Trennung mit einer Prüfspalte. Bei 340 Zeilen markiert Copilot 28 als «prüfen»: Doppelnamen, zwei Paare in einer Zeile und drei Postfächer. Sie bearbeitet sie von Hand und kontrolliert zwanzig weitere Zeilen im Original.

Vorher hätte sie einen Tag gebraucht, nachher ist die Liste an einem Vormittag bereit. Vor dem Versand druckt sie zehn Briefe zur Kontrolle aus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Excel und Datenaufbereitung mit KI-Unterstützung sicher beherrschen möchte, findet bei absofort im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie zur Bürokommunikation. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten die Lernenden.

Die Qualität Ihrer Adressdaten bleibt Ihre Verantwortung.

Häufige Fragen

Gibt es in Excel eine einfache Funktion zum Trennen?

Ja: «Text in Spalten» im Menü «Daten» sowie in neueren Versionen Funktionen wie TEXTTEILEN. Beide funktionieren am besten bei einheitlichen Mustern.

Soll Copilot die Adressen direkt ändern?

Besser in Hilfsspalten. Nur so bleibt das Original erhalten, und Sie können Unterschiede prüfen.

Wie gehe ich mit Firmen und Personen in einer Liste um?

Fügen Sie eine Spalte «Art» hinzu (Person oder Firma) und trennen Sie beide Gruppen separat. Firmen haben andere Muster als Personen.

Kann ich die Adressen automatisch prüfen lassen?

Excel prüft keine echten Adressen. Für Versandlisten gibt es spezielle Dienste, deren Einsatz Sie datenschutzrechtlich prüfen müssen.