Canva oder Adobe Express: Was eignet sich für unser Büro?

Das Problem

Ihr Betrieb braucht regelmässig Flyer, Plakate, Beiträge für Social Media und Präsentationen. Bisher arbeitet jede Person in Word oder PowerPoint, die Ergebnisse sehen unterschiedlich aus, und jede Anpassung dauert. Nun soll ein gemeinsames Designwerkzeug her.

Zwei Namen fallen immer wieder: Canva und Adobe Express. Beide versprechen einfache Gestaltung ohne Fachkenntnisse, beide bieten Vorlagen und KI-Funktionen. Die Webseiten sind voller Superlative, und echte Unterschiede sind schwer zu erkennen. Die Folge: Man entscheidet nach Bauchgefühl oder weil ein Bekannter eines der beiden nutzt.

Das Risiko ist nicht gross, aber vermeidbar. Wer ein Werkzeug wählt, investiert Einarbeitung, baut Vorlagen und Markenunterlagen auf und bindet Daten. Ein späterer Wechsel kostet Zeit. Dieser Vergleich zeigt Ihnen, worauf es ankommt. Tarife, Funktionen und Preise ändern sich häufig, deshalb vergleichen wir Kriterien und nennen bewusst keine Frankenbeträge.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anforderungen sammeln. Notieren Sie, was Sie im Alltag gestalten: Flyer, Social Media, Präsentationen, Briefschaften, Plakate. Und wer es tut: eine Person oder viele.
2. Muss- und Kann-Kriterien trennen. Muss: Druck-PDF, Markenfarben und -schriften, Zusammenarbeit im Team. Kann: KI-Bilder, Video, Übersetzung.
3. Drei echte Testaufgaben wählen. Zum Beispiel einen Flyer, einen Social-Media-Beitrag in drei Formaten und eine Folie mit Ihrem Logo. Alle Kandidaten lösen dieselben Aufgaben.
4. Beide Werkzeuge testen. Nutzen Sie die kostenlose Version oder eine Testphase. Messen Sie Zeit, Ergebnis und Frustrationsgrad.
5. Teamfunktionen prüfen. Wer darf was? Gibt es Freigaben, Kommentare, gemeinsame Vorlagen, Markenbereiche? Siehe Canva-KI im Team.
6. KI-Funktionen vergleichen. Welche gibt es, in welchem Tarif, mit welchen Nutzungsgrenzen? Prüfen Sie die Rechte an erzeugten Inhalten. Siehe Firefly Einstieg.
7. Datenschutz und Verträge klären. Wo werden Daten verarbeitet, was geschieht mit hochgeladenen Bildern, gibt es Verträge für Firmen? Fragen Sie schriftlich nach.
8. Kosten hochrechnen. Rechnen Sie pro Person und Jahr, ob ein Team- oder Einzeltarif passt. Rechnen Sie Einarbeitungszeit und eventuelle Zusatzprogramme mit ein.
9. Entscheiden und Pilot starten. Wählen Sie ein Werkzeug, starten Sie mit einem Team von zwei bis drei Personen für drei Monate und werten Sie dann aus.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bauen Sie eine Bewertungstabelle für Ihren Test. Er enthält keine vertraulichen Daten:

Erstelle eine Bewertungstabelle für den Vergleich von zwei Designwerkzeugen (Canva und Adobe Express) in einem Schweizer KMU mit [Anzahl] Personen im Büro.
Unsere Hauptaufgaben: [z. B. Flyer, Social-Media-Beiträge, Präsentationen]
Muss-Kriterien: [z. B. Druck-PDF, Markenfarben, Teamarbeit]
Erstelle:
1. Eine Tabelle mit den Kriterien in den Zeilen, den Werkzeugen in den Spalten und einer Skala 0–3 mit Beschreibung.
2. Kriterien in diesen Gruppen: Bedienung, Vorlagen, KI-Funktionen, Teamarbeit und Freigabe, Druck und Export, Datenschutz und Verträge, Kosten und Tarife, Support.
3. Zehn Testfragen, die ich beim Test und gegenüber den Anbietern klären sollte.
Nenne keine Preise und behaupte keine Funktionen, die du nicht sicher kennst. Markiere solche Punkte als «prüfen».

Tragen Sie die Bewertungen nach dem Test selbst ein, auf Basis der offiziellen Angaben und Ihrer Erfahrungen.

Grober Überblick

Die Tabelle zeigt Fragen, die Sie klären sollten. Antworten ändern sich mit den Angeboten.

Worauf Sie achten müssen

• Werbeaussagen. Aussagen wie «alles in einem» oder «mit KI doppelt so schnell» sind nicht belegt. Testen Sie selbst.
• Marken- und Bildrechte. Prüfen Sie, welche Bilder, Schriften und KI-Inhalte Sie kommerziell nutzen dürfen. Siehe KI-Bilder kommerziell nutzen.
• Abhängigkeit. Sichern Sie Designs regelmässig als PDF oder Bild und halten Sie Markenunterlagen ausserhalb des Werkzeugs bereit. So bleiben Sie wechselfähig.
• Datenschutz. Hochgeladene Bilder von Personen und Kundendaten brauchen Regeln. Fragen Sie nach Auftragsverarbeitung und Verarbeitungsort.
• Tarife ändern sich. Funktionen wandern zwischen Gratis- und Bezahlstufen. Lesen Sie vor dem Kauf die aktuelle Tarifbeschreibung.

Wenn Sie schon Adobe oder Microsoft nutzen

Wenn Ihr Betrieb bereits Adobe-Programme verwendet, lohnt es sich, die Anbindung zu prüfen: Lassen sich Dateien, Schriften und Markenfarben leicht austauschen? Das gilt umgekehrt für Microsoft 365 und PowerPoint. Ein Werkzeug, das sich nahtlos einfügt, spart im Alltag mehr Zeit als eine einzelne KI-Funktion.

Ein ehrlicher Gedanke gehört auch dazu: Brauchen Sie ein weiteres Werkzeug überhaupt? Wenn Sie nur selten etwas gestalten, genügt vielleicht eine gute Vorlagensammlung in Word oder PowerPoint. Neue Werkzeuge lohnen sich vor allem bei regelmässigem Bedarf. Zur Einordnung von Bild-KI-Werkzeugen hilft auch Midjourney oder Canva.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Verband mit sechs Mitarbeitenden in Bern erstellt Einladungen, Social-Media-Grafiken und Berichte. Bisher entstehen sie in Word, und jede Person hat ihren Stil. Die Büroleiterin Frau Allemann soll ein Werkzeug vorschlagen.

Vorher: Sie hat Angebote gelesen und ist verunsichert. Nachher: Sie definiert drei Testaufgaben, lässt zwei Kolleginnen beide Werkzeuge einen Nachmittag testen und bewertet nach einer Tabelle. Entscheidend sind Teamfreigaben und der Druckexport. Sie wählt ein Werkzeug für ein dreimonatiges Pilotprojekt, klärt Datenschutzfragen schriftlich und legt ein gemeinsames Markenkit an.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Gestaltungswerkzeuge, KI-Bilder und Arbeitsabläufe im Team geordnet einführen möchten, bietet absofort die Praxiskurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben: KI-Bilder, Bürokommunikation, Präsentationen und betriebliche KI-Richtlinien, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach.

Häufige Fragen

Welches ist einfacher für Anfängerinnen?

Beide gelten als einsteigerfreundlich. Persönliche Vorlieben spielen eine Rolle, deshalb lohnt der Test mit Ihrem Team.

Kann ich Designs von einem Werkzeug ins andere mitnehmen?

Nur eingeschränkt, meist als PDF oder Bild. Vollständig bearbeitbare Dateien lassen sich selten übertragen. Behalten Sie Ihre Markenunterlagen daher separat.

Brauche ich eine Bezahlversion?

Für gelegentliche Nutzung oft nicht. Für Teamfunktionen, Druckoptionen oder grosse KI-Kontingente meist schon. Prüfen Sie den aktuellen Funktionsumfang.

Sind die KI-Bilder sicher für Werbung nutzbar?

Das hängt von den Nutzungsbedingungen ab, die sich ändern. Lesen Sie die aktuellen Bedingungen und klären Sie rechtliche Fragen im Einzelfall.