Projektressourcen mit KI auf Engpässe prüfen

Das Problem

Auf dem Papier sieht der Projektplan gut aus: Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person und einen Termin. In der Praxis stellt sich heraus, dass dieselbe Mitarbeiterin in der gleichen Woche für drei Projekte eingeplant ist, die Maschine nur zweimal pro Woche frei ist und der externe Partner erst in sechs Wochen Zeit hat. Plötzlich verzögert sich alles.

Das Problem sind selten die einzelnen Aufgaben, sondern die Ressourcen: Menschen, Zeit, Geräte, Material und Geld, die nicht unbegrenzt zur Verfügung stehen. Gerade in KMU arbeiten viele Personen in mehreren Rollen. Wer Engpässe erst bemerkt, wenn sie eintreten, kann nur noch reagieren.

Eine einfache Ressourcenplanung zeigt vorab, wo es eng wird. Die KI kann helfen, Tabellen zu ordnen, Überschneidungen zu beschreiben und Alternativen vorzuschlagen. Die Verfügbarkeit der Menschen kennen aber nur Sie und Ihr Team.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Nehmen Sie Arbeitspakete und Termine als Grundlage. Nutzen Sie den Projektstrukturplan und den Zeitplan. Siehe Projektstrukturplan und Zeitplan.

1. Erfassen Sie die benötigten Ressourcen. Pro Arbeitspaket: Wer arbeitet daran (Rolle oder Person), wie viele Stunden oder Tage, welche Geräte, Räume oder Materialien, welche externen Leistungen? Schätzen Sie mit den Beteiligten, nicht allein.

1. Erfassen Sie die Verfügbarkeit. Wie viele Stunden pro Woche stehen den Personen für das Projekt tatsächlich zur Verfügung, nach Abzug von Tagesgeschäft, Ferien, Schulungen und anderen Projekten? Rechnen Sie ehrlich, nicht mit hundert Prozent.

1. Fassen Sie alles in einer Tabelle zusammen. Zeilen: Personen und Ressourcen. Spalten: Wochen. Eintrag: geplante Stunden. Ergänzen Sie die Verfügbarkeit und berechnen Sie die Auslastung.

1. Lassen Sie die KI Engpässe beschreiben. Geben Sie die zusammengefasste Tabelle (ohne Namen, mit Rollen) ein und bitten Sie um Überlastungen, Überschneidungen und kritische Wochen.

1. Prüfen Sie mit den Betroffenen. Stimmen die Zahlen? Gibt es unsichtbare Verpflichtungen? Menschen merken oft sofort, wo die Annahmen nicht stimmen.

1. Entwickeln Sie Alternativen. Aufgaben verschieben, aufteilen, umverteilen, externe Hilfe holen, Umfang reduzieren oder Termine anpassen. Nutzen Sie die Abhängigkeiten, siehe Projektabhängigkeiten.

1. Entscheiden und kommunizieren Sie. Besprechen Sie die Lösung mit der Projektleitung und den Beteiligten, und halten Sie die Änderungen im Plan fest.

1. Berücksichtigen Sie Reserven. Rechnen Sie Puffer für Unvorhergesehenes und Krankheit ein. Ein Plan, der jede Stunde ausnutzt, hält nicht.

1. Aktualisieren Sie regelmässig. Prüfen Sie wöchentlich oder zweiwöchentlich Ist und Plan und passen Sie an.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, die Ressourcen in einem Projekt auf Engpässe zu prüfen.
Projekt: [Kurzbeschreibung]. Zeitraum: [Wochen/Daten].
Ich gebe dir eine anonymisierte Tabelle: pro Rolle (nicht Namen)
und Woche die geplanten Stunden und die verfügbaren Stunden.
[Tabelle einfügen]
Aufgabe:
1. Berechne pro Rolle und Woche die Auslastung in Prozent
   (geplant geteilt durch verfügbar) und zeige den Rechenweg.
2. Markiere Wochen mit mehr als 100 Prozent und ab 90 Prozent.
3. Beschreibe Engpässe und mögliche Folgen für den Termin.
4. Schlage fünf Alternativen vor (verschieben, aufteilen, externe
   Hilfe, Umfang reduzieren, Priorisieren) und nenne Vor- und
   Nachteile.
5. Nenne Fragen, die ich mit den Betroffenen klären muss.
Verwende nur meine Zahlen. Erfinde keine Verfügbarkeiten.

Verwenden Sie Rollen statt Namen. Rechnen Sie die Auslastung zusätzlich in Excel nach.

Wie lesen Sie die Auslastung?

Worauf Sie achten müssen

• Personendaten: Auswertungen zur Auslastung einzelner Personen sind heikel. Verwenden Sie Rollen, gehen Sie sensibel damit um und nutzen Sie sie nicht zur Leistungskontrolle. Siehe Leistungskontrolle vermeiden.
• Verfügbarkeit ehrlich schätzen: Nicht jede Stunde ist produktiv. Tagesgeschäft, Besprechungen und Unterbrechungen reduzieren die Zeit.
• Rechnen in der Tabelle: KI-Modelle rechnen nicht immer korrekt. Prüfen Sie Summen und Prozentwerte selbst.
• Menschen mitreden lassen: Pläne, die über die Köpfe hinweg gemacht werden, scheitern. Beziehen Sie die Beteiligten ein.
• Arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen: Arbeitszeit, Ruhezeiten und Überstunden sind gesetzlich geregelt. Planen Sie nicht mit dauernder Überlastung.
• Unsicherheit anerkennen: Aufwandsschätzungen sind ungenau. Rechnen Sie mit Spannen und Puffern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Planungsbüro in Aarau führt ein neues Dokumentenmanagement ein. Im Plan ist die Büroleiterin für Datenmigration, Schulung und Test in derselben Woche eingeplant, während der IT-Dienstleister nur zwei Tage pro Woche verfügbar ist. Niemand hat das zusammengerechnet.

Die Projektleiterin trägt Rollen, geplante und verfügbare Stunden pro Woche in eine Tabelle ein und nutzt die Vorlage. Die Auswertung zeigt in drei Wochen eine Auslastung von über 100 Prozent bei der Büroleiterin und eine Abhängigkeit vom IT-Dienstleister.

Das Team verschiebt die Schulung um eine Woche, teilt die Datenmigration auf und holt für die Testphase eine zusätzliche Person dazu. Nachher läuft das Projekt ohne Überlastung weiter, der Termin bleibt halbwegs gehalten, und die Beteiligten sind froh, dass jemand rechtzeitig gerechnet hat.

So hilft Ihnen Alpasana

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Zur Vertiefung: Projektaufgaben priorisieren und Projektrisiken sammeln und bewerten.

Häufige Fragen

Wie genau muss die Planung sein?

Genau genug, um Engpässe zu erkennen, aber nicht so genau, dass der Aufwand die Planung selbst zum Projekt macht. Wochenweise Planung auf Stundenbasis reicht meist.

Wie gehe ich mit Personen in mehreren Projekten um?

Erfassen Sie alle Verpflichtungen, nicht nur Ihr Projekt. Klären Sie mit Vorgesetzten Prioritäten, damit klar ist, welches Projekt vorgeht.

Kann die KI die Verfügbarkeit meiner Leute kennen?

Nein, sie kennt nur, was Sie ihr eingeben. Verfügbarkeiten, Ferien und Verpflichtungen müssen Sie mit den Beteiligten klären.