KI-Einführung ankündigen: Vorlage für eine interne Nachricht

Das Problem

Sie haben entschieden, in Ihrem Betrieb mit KI zu starten. Nun müssen Sie es den Mitarbeitenden mitteilen. Die Nachricht muss kurz sein, ehrlich und mehr als ein Satz wie «Wir führen ab Montag ein neues KI-Tool ein». Denn bei diesem Thema schwingen viele Gefühle mit: Neugier, Hoffnung, aber auch Sorge um den Arbeitsplatz, Angst vor Überforderung, Skepsis wegen Datenschutz.

Eine missglückte Ankündigung kann viel Schaden anrichten. Wer zu viel verspricht («Das erledigt künftig die Hälfte Ihrer Arbeit»), weckt falsche Erwartungen und Enttäuschung. Wer zu wenig sagt, lässt Raum für Gerüchte. Wer technisch oder werblich schreibt, wird nicht verstanden.

Eine gute Ankündigung ist dagegen eine Einladung: Sie erklärt, worum es geht, was sich ändert, was gleich bleibt, und wie jede und jeder mitwirken kann.

Was gehört in die Ankündigung?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Inhalt und Zusagen zuerst. Was ist entschieden, was offen? Machen Sie nur Aussagen, die Sie halten können. Besprechen Sie Zusagen wie «keine Kündigungen» mit der Geschäftsleitung, bevor Sie sie schreiben.
2. Bestimmen Sie die Zielgruppe. Alle Mitarbeitenden oder nur betroffene Teams? Je nach Gruppe unterschiedliche Fragen und Sorgen. Siehe Angst um den Arbeitsplatz im Team.
3. Wählen Sie Kanal und Zeitpunkt. Persönlich oder in einer Sitzung zuerst, danach schriftlich zum Nachlesen. Wichtige Nachrichten nicht per Rundmail vor dem Wochenende.
4. Lassen Sie die KI einen ersten Entwurf erstellen. Mit der Vorlage unten und Ihren Stichworten. Streichen Sie Werbesprache und Floskeln.
5. Prüfen Sie auf Ehrlichkeit. Steht etwas drin, das Sie nicht belegen können? Streichen Sie. Grenzen und offene Fragen gehören hinein, siehe Erwartungen realistisch halten.
6. Lassen Sie den Text gegenlesen. Von jemandem aus dem Team: Ist er verständlich? Weckt er Ängste? Fehlen Antworten?
7. Planen Sie Raum für Fragen. Eine Fragerunde oder ein offener Termin kurz nach der Ankündigung. Notieren Sie Fragen und beantworten Sie sie später schriftlich.
8. Setzen Sie die Kommunikation fort. Eine einmalige Nachricht genügt nicht. Siehe Kommunikationsplan und Mitarbeitende mitnehmen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie einen Entwurf für Ihre Ankündigung schreiben. Passen Sie Angaben an, bevor Sie ihn verwenden:

Schreibe eine interne Ankündigung (höchstens 250 Wörter, einfache Sprache, Anrede «Sie» oder «ihr» nach unserer Kultur: [Sie/ihr], Schweizer Schreibweise) für [Betrieb, Branche].
Inhalt:
- Anlass und Ziel: [z. B. Wir möchten Routinearbeiten bei Kundenmails erleichtern.]
- Was genau: [Aufgabe, Werkzeug, Bereich, Zeitraum, z. B. Pilot im Sekretariat, sechs Wochen ab dem 3. November].
- Was ändert sich: [Stichworte]. Was ändert sich nicht: [z. B. Verantwortung für Texte und Versand bleibt bei den Mitarbeitenden].
- Regeln: [z. B. keine Kundendaten in nicht freigegebene Programme, Prüfpflicht].
- Nächste Schritte: [Termine für Schulung, Fragerunde, Feedback].
- Ansprechperson: [Name, Kontakt].
Tonalität: sachlich, freundlich, ehrlich. Keine Superlative, keine Versprechen über Zeitersparnis oder Arbeitsplätze, die wir nicht belegen können. Erwähne offen, dass wir noch lernen und Rückmeldungen wünschen.
Schliesse mit einer Einladung zu Fragen.

Prüfen Sie jede Aussage auf Richtigkeit und passen Sie den Ton an Ihre Betriebskultur an.

Worauf Sie achten müssen

• Keine falschen Erwartungen: Aussagen wie «spart die Hälfte der Zeit» sind riskant. Beschreiben Sie Ziele als Ziele und nicht als Ergebnisse.
• Arbeitsplatzsorgen ernst nehmen: Weichen Sie der Frage nicht aus. Sagen Sie, was Sie sicher sagen können, und was nicht.
• Mitbestimmung und Information: Je nach Betrieb und Rechtslage gelten Informations- und Mitwirkungsrechte der Mitarbeitenden. Klären Sie das vorab, siehe Personalvertretung in der Schweiz.
• Datenschutz: Wenn Personendaten verarbeitet werden, informieren Sie über Regeln und Zweck. Gehen Sie nicht über das hinaus, was geklärt ist.
• Keine Dauerwerbung: Die Mitarbeitenden müssen sich nicht begeistern, sondern mitwirken können.
• Tonfall: Technikbegeisterte und Skeptische lesen dieselbe Nachricht. Schreiben Sie so, dass sich beide ernst genommen fühlen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Bauunternehmen in Olten mit 40 Mitarbeitenden startet einen Pilot mit KI-Unterstützung für Offertentexte im Büro.

Vorher: Die Geschäftsleitung schickt per Rundmail: «Ab Montag arbeiten wir im Büro mit KI. Das wird uns alle entlasten.» Auf der Baustelle kursieren Gerüchte, dass Stellen abgebaut werden, und im Büro fühlen sich zwei Personen übergangen.

Nachher: Die Geschäftsleiterin informiert zuerst persönlich im Teamrapport und verschickt danach eine kurze Nachricht: Ziel, betroffene Aufgabe, Dauer des Pilots, Regeln, Ansprechperson, Fragerunde am Donnerstag. Sie sagt offen, dass es um Unterstützung bei Texten geht und im Pilot keine Stellen betroffen sind, und dass nach dem Pilot gemeinsam entschieden wird. Die Fragerunde klärt die Sorgen, und zwei Mitarbeitende melden sich freiwillig als Testpersonen.

So hilft Ihnen Alpasana

Eine klare Ankündigung ist Teil jeder Einführungsplanung. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen, ausserdem bei der Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Für die Weiterbildung der Mitarbeitenden bezieht Alpasana laut Beschreibung auch absofort ein. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Soll ich zuerst mündlich oder schriftlich informieren?

Am besten beides: zuerst persönlich im Team, damit Fragen sofort geklärt werden können, danach schriftlich zum Nachlesen.

Darf ich versprechen, dass keine Stellen wegfallen?

Nur, wenn die Geschäftsleitung das verbindlich entschieden hat und es einhalten kann. Besser ist eine ehrliche Aussage, die Sie halten können, etwa zum Pilot oder zum Zeitraum.

Wie gehe ich mit skeptischen Mitarbeitenden um?

Nehmen Sie Sorgen ernst, hören Sie zu und beziehen Sie sie ein, zum Beispiel als Testpersonen mit kritischem Blick. Skepsis ist oft nützlich, weil sie auf Risiken hinweist.