KI-Projekt abschliessen: Vorlage für die Betriebsübergabe

Das Problem

Das KI-Projekt ist abgeschlossen. Die Lösung läuft, das Projektteam hat seine Arbeit getan und widmet sich anderen Aufgaben. Dann klingelt das Telefon: Jemand kann sich nicht anmelden. Eine Antwort der KI ist offensichtlich falsch. Der Anbieter schickt eine Mitteilung, die niemand liest. Und die Frage lautet: Wer ist eigentlich zuständig?

Das passiert häufiger, als man denkt. Projekte werden mit Begeisterung gestartet und mit einem Abschlussfest beendet, aber der Betrieb danach bleibt ungeklärt. Die Person, die alles wusste, ist im Urlaub oder hat die Firma verlassen. Zugänge, Einstellungen und Entscheidungen sind nur in ihrem Kopf.

Eine geordnete Betriebsübergabe verhindert das. Sie legt fest, wer künftig verantwortlich ist, was dokumentiert sein muss und was noch offen ist. Die Vorlage unten führt Sie durch.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie die künftig verantwortliche Person. Eine Person mit Vertretung, die den Betrieb der KI im Alltag begleitet. Klären Sie Zeitaufwand und Befugnisse. Ohne Zuständigkeit geschieht nichts.

1. Klären Sie die Rollen. Wer ist fachlich verantwortlich (Inhalt, Qualität), wer technisch (Zugänge, Einstellungen), wer für Datenschutz und Sicherheit, wer für den Kontakt zum Anbieter?

1. Stellen Sie die Dokumentation zusammen. Wie funktioniert die Lösung, welche Daten, welche Einstellungen, welche Schnittstellen, welche Regeln? Dazu Anleitungen für Nutzende. Siehe Projektübergabe an den Betrieb.

1. Übergeben Sie Zugänge sicher. Konten, Administratorrechte und Schlüssel gehen an die verantwortliche Person, nicht per Mail oder Chat, sondern über einen Passwortmanager oder einen vereinbarten sicheren Weg. Die bisherigen Projektzugänge werden entzogen oder geändert.

1. Legen Sie den Supportweg fest. Wohin wenden sich Nutzende bei Fragen, wer antwortet, wie schnell, was wird eskaliert? Siehe Interne Hilfe organisieren.

1. Vereinbaren Sie die laufende Qualitätskontrolle. Testsatz, Stichproben, Verlaufsprotokoll, Zuständigkeit für Änderungen. Siehe KI-Qualität langfristig überwachen.

1. Listen Sie offene Punkte und Risiken auf. Was ist noch nicht erledigt, welche Fehler sind bekannt, welche Wünsche bleiben liegen, welche Verträge laufen aus? Ehrlich und mit Datum.

1. Führen Sie eine persönliche Übergabe durch und protokollieren Sie sie. Ein Gespräch von ein bis zwei Stunden, mit Durchgehen der Unterlagen. Beide Seiten unterschreiben das Protokoll. Vereinbaren Sie einen Nachgesprächstermin nach einigen Wochen für Rückfragen.

Vorlage Übergabeprotokoll (Auszug):

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich das Protokoll vorbereiten. Geben Sie keine Passwörter oder vertraulichen Daten ein:

Wir schliessen ein KI-Projekt ab: [Kurzbeschreibung der Lösung]. Verantwortliche künftig: [Name oder Rolle]. Vorhandene Dokumentation: [Liste]. Bekannte offene Punkte: [Liste].
Erstelle ein Übergabeprotokoll mit den Abschnitten Rollen und Verantwortliche, Beschreibung der Lösung, Zugänge (nur Liste, keine Passwörter), Anbieter und Verträge, Supportweg, Qualitätskontrolle, offene Punkte, Nachgespräch, Unterschriften. Ergänze eine Checkliste mit zehn Fragen, die der Übernehmende vor der Unterschrift stellen sollte.
Verwende nur meine Angaben und markiere Fehlendes mit [offen].

Ersetzen Sie die Platzhalter. Besprechen Sie das Protokoll mit beiden Seiten, bevor es unterschrieben wird.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Passwörter ins Protokoll: Zugangsdaten gehören nicht in Dokumente oder Mails. Übergeben Sie sie über einen sicheren Weg und ändern Sie sie danach.
• Wissen sichern: Was nur in Köpfen steckt, geht verloren. Planen Sie Zeit, Erklärungen aufzuschreiben, siehe KI-Wissen bei Personalwechsel sichern.
• Verträge und Fristen beachten: Lizenzen, Support und Anbieterverträge haben Laufzeiten und Kündigungsfristen. Die übernehmende Person muss sie kennen.
• Datenschutz: Wer den Betrieb übernimmt, erhält Zugriff auf Daten. Klären Sie Rechte und Vertraulichkeit und passen Sie Verzeichnisse an. Das Schweizer Datenschutzgesetz gilt weiterhin.
• Übergabe nicht auf den letzten Tag legen: Ein knapper Termin am Projektende führt zu Lücken. Beginnen Sie früh und planen Sie ein Nachgespräch.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Möbelhaus in Lenzburg hat mit einem externen Partner einen KI-Assistenten für Kundenanfragen eingeführt. Das Projektteam besteht aus einer Mitarbeiterin und dem Dienstleister. Zum Projektende fragt der Geschäftsführer: «Und wer kümmert sich jetzt?» Niemand weiss es.

Vorher hätte das Projekt mit einem Apéro geendet. Nachher bestimmt der Geschäftsführer die Leiterin Kundenservice als Verantwortliche und den IT-Betreuer als technische Vertretung. Die Projektmitarbeiterin übergibt in einer zweistündigen Sitzung Dokumentation, Zugänge und Testsatz. Offene Punkte (zwei bekannte Fehler, ein auslaufender Vertrag) werden auf einer Liste mit Fristen notiert. Nach sechs Wochen findet ein Nachgespräch statt.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei der Integration von KI begleitet die KI-Beratung von Alpasana vom Anwendungsfall über Pilot und Einsatzregeln bis zur Skalierung, und die Umsetzung wird dokumentiert. Das ist eine gute Grundlage für eine geordnete Übergabe an den Betrieb.

Der laufende Betrieb Ihrer KI-Lösung ist als Standardleistung nicht belegt und wird individuell geklärt.

Häufige Fragen

Wer sollte die KI nach dem Projekt betreuen?

Eine Person mit Fachkenntnis über die Aufgabe und Zugang zur IT, mit Vertretung. Entscheidend ist, dass sie Zeit und Befugnis hat, nicht, dass sie ein Technikfachmann ist.

Wie lange nach der Übergabe soll der Projektleiter erreichbar bleiben?

Vereinbaren Sie einen festen Zeitraum, etwa einige Wochen für Rückfragen, und ein Nachgespräch. Unbegrenzte Verfügbarkeit ist unrealistisch.

Was, wenn der externe Anbieter wegfällt?

Klären Sie vorab, ob Sie Dokumentation, Daten und Zugänge besitzen und wie ein Wechsel möglich ist. Siehe auch Betriebskosten nach der Einführung.