Digitale Notfallmappe: Wie sichere ich wichtige Zugänge ab?

Das Problem

Was passiert, wenn Sie plötzlich krank werden, einen Unfall haben oder für längere Zeit nicht erreichbar sind? Ihre Familie oder Ihr Stellvertreter im Betrieb müsste Rechnungen bezahlen, Versicherungen informieren, Ihr Postfach beantworten oder Fotos sichern. Doch die Zugänge liegen in Ihrem Kopf, auf Ihrem Handy und im Passwortmanager, den nur Sie öffnen können.

Viele Menschen kümmern sich um Testament und Vollmacht, aber nicht um ihr digitales Leben. Dabei hängen heute Bank, Versicherung, Steuern, Fotos, Abos und Geschäftskonten an Online-Zugängen. Ohne Vorbereitung stehen Angehörige vor verschlossenen Türen und haben ausserdem Mühe, Dienste zu kündigen oder Daten zu sichern.

Eine digitale Notfallmappe löst dieses Problem. Sie ist kein Passwort-Verzeichnis, das in falsche Hände geraten könnte, sondern eine Wegbeschreibung: Wo finde ich was, und wie komme ich im Ernstfall hinein? So bleibt Ihre Sicherheit gewahrt, und im Notfall hilft Ihre Vorbereitung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vertrauensperson wählen: Entscheiden Sie, wer im Notfall helfen soll, etwa Partnerin, Kind, Geschwister oder eine Person, der Sie voll vertrauen. Sprechen Sie mit ihr, bevor Sie sie nennen.
2. Kontenübersicht anlegen: Listen Sie wichtige Bereiche auf, nur mit Namen, nicht mit Passwörtern: E-Mail, Bank und Zahlungsdienste, Versicherungen und Krankenkasse, Steuern und Behörden, Cloud und Fotos, Telefonvertrag, wichtige Abos, Geschäftskonten.
3. Wege zum Zugang beschreiben: Notieren Sie zu jedem Bereich, wie man hineinkommt: «im Passwortmanager unter dem Namen …», «Zugang über Hauptpasswort», «Code per SMS an Nummer …». Nicht die Zugangsdaten selbst.
4. Notfallzugriff im Passwortmanager einrichten: Manche Programme bieten die Funktion, einer Vertrauensperson nach Wartefrist Zugriff zu geben. Prüfen Sie in der Hilfe Ihres Programms, ob es das gibt.
5. Hauptpasswort und Notfallschlüssel sicher ablegen: Schreiben Sie das Hauptpasswort und den Wiederherstellungsschlüssel von Hand auf Papier, stecken Sie es in einen verschlossenen Umschlag und legen Sie es an einen sicheren Ort: Tresor, Schliessfach oder bei einer Vertrauensperson. Nicht im selben Ordner wie die Kontenübersicht.
6. Gerätezugänge nicht vergessen: Handy-PIN, Computer-Anmeldung, Zugang zum Router und zum Hersteller-Konto (Apple, Google, Microsoft) gehören mit in die versiegelte Ablage. Auch Backup-Codes, siehe Backup-Codes sicher aufbewahren.
7. Wünsche festhalten: Was soll mit Konten, Fotos und Social-Media-Profilen passieren: löschen, archivieren, an wen übergeben? Manche Anbieter haben eigene Nachlassfunktionen.
8. Rechtliches klären lassen: Vollmacht, Vorsorgeauftrag und Testament regeln, was Sie nach Rechtslage dürfen und was Ihre Angehörigen tun dürfen. Fragen Sie dazu eine Fachperson. Die Notfallmappe ersetzt sie nicht.
9. Regelmässig aktualisieren: Prüfen Sie die Mappe einmal pro Jahr, etwa im Januar, und nach grossen Änderungen (neues Handy, neue Bank).

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich eine Mustervorlage für die Kontenübersicht erstellen. Geben Sie keine Passwörter ein:

Erstelle mir eine Vorlage für eine digitale Notfallmappe als Tabelle zum Ausdrucken, für eine Privatperson in der Schweiz ([Haushalt, z. B. alleinlebend / Paar mit Kindern]). Spalten: Bereich | Dienst oder Anbieter | Wie komme ich hinein (Beschreibung, keine Passwörter) | Wo liegen Zugangsdaten (Ort, nicht der Inhalt) | Wichtige Frist oder Zahlung | Wunsch für den Notfall.
Zeilen für: E-Mail, E-Banking, Kreditkarte/Twint, Versicherungen, Krankenkasse, Steuern/Behörden, Cloud/Fotos, Handy und Computer, Telefon- und Internetvertrag, Abos, Social Media, [weitere].
Füge eine Anleitung für die Vertrauensperson in einfachen Sätzen an: Wen informiere ich zuerst, was darf ich nicht übereilt löschen.
Schreibe ausdrücklich, dass Passwörter nicht in diese Tabelle gehören.

Füllen Sie die Tabelle von Hand oder am Computer aus. Speichern Sie sie nie in einem öffentlichen Cloud-Ordner, und tippen Sie keine echten Zugangsdaten in einen KI-Chat.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Gesamt-Passwortliste: Eine Liste mit allen Passwörtern in einer Datei ist ein gefundenes Fressen für Diebe. Der Passwortmanager mit starkem Hauptpasswort ist besser.
• Rechtliche Lage: Wer ohne Erlaubnis in Konten anderer eintritt, kann sich je nach Fall angreifbar machen. Eine Vollmacht oder die Regelung im Testament schafft Klarheit. Die konkrete Rechtslage klären Sie mit einer Fachperson.
• Geschäftskonten: Im Betrieb gehören Notfallzugänge in die Regeln der Firma. Siehe Zugänge im Team teilen.
• Zweite Faktoren: Wenn Konten mit einem Code auf Ihrem Handy geschützt sind, kommt die Vertrauensperson ohne Handy nicht weiter. Notieren Sie, wie das Handy entsperrt wird und wo Backup-Codes liegen.
• Dienste mit Nachlassfunktion: Einige Anbieter erlauben, eine Kontaktperson festzulegen. Informieren Sie sich in der Hilfe des Dienstes.
• KI nur als Schreibhilfe: Eine KI darf die Vorlage entwerfen, aber nie Geheimnisse sehen oder speichern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Aebi, 64, Witwe aus Burgdorf, möchte ihrer Tochter im Notfall helfen, Zugriff auf ihre Konten zu bekommen.

Vorher: Ihre Passwörter liegen in einem Notizbuch, das die Tochter nicht kennt. Der Passwortmanager ist nur auf ihrem Handy eingerichtet, und die Tochter weiss nicht einmal, welche Bank sie hat.

Nachher: Mit der Vorlage erstellt sie eine Kontenübersicht und legt sie in den Ordner mit Versicherungen. Das Hauptpasswort und den Notfallschlüssel schreibt sie von Hand auf, versiegelt sie und deponiert sie im Bankschliessfach. Die Tochter hat ein Gespräch geführt und kennt den Ort. Einmal im Jahr aktualisieren beide die Mappe.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer den sicheren Umgang mit Konten, Passwörtern und digitalen Werkzeugen von Grund auf lernen möchte, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Laut Beschreibung gehören dazu Phishing und Deepfakes sowie Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach. Die Notfallmappe erstellen und verwalten Sie selbst, rechtliche Fragen klärt eine Fachperson.

Häufige Fragen

Soll ich meine Passwörter wirklich nicht aufschreiben?

Für den Notfall brauchen Sie nur das Hauptpasswort Ihres Passwortmanagers und den Notfallschlüssel, nicht alle einzelnen Passwörter. Sie gehören getrennt, verschlossen und gut gesichert aufbewahrt.

Muss ich meiner Vertrauensperson alles verraten?

Nein. Sie muss nur wissen, wo sie im Ernstfall die versiegelten Unterlagen findet. Sie können die Weitergabe auch an Bedingungen knüpfen.

Was ist mit Konten von Verstorbenen?

Manche Anbieter haben eigene Verfahren, andere verlangen Nachweise. Die rechtlichen Regeln unterscheiden sich. Fragen Sie bei Bedarf eine Fachperson oder die Hilfe des jeweiligen Dienstes.

Reicht es, die Mappe einmal anzulegen?

Nein. Prüfen Sie sie jährlich und nach Änderungen. Eine veraltete Mappe kann mehr verwirren als helfen.